Zapisanie zgłoszenia choroby wydaje się proste: imię i nazwisko, data, powód, przewidywany czas trwania, gotowe w systemie. Właśnie dlatego wiele firm zastanawia się, czy AI nie może po prostu przejąć tego zadania. Odpowiedź jest częściowa i warto wiedzieć, dlaczego akurat ta część może, a ta druga nie.
Zadanie tak, jak zostało tu wyznaczone -- zapisanie zgłoszenia z datą, powodem i przewidywanym czasem trwania, aż do samej rejestracji -- jest dość ustrukturyzowane. Istnieje ustalony format: data, pole tekstowe na powód, oszacowanie czasu trwania. To sprawia, że zadanie ocenia się wysoko pod względem strukturalności. Wolumen jest często znaczny: każda firma z więcej niż garstką pracowników ma stale zgłoszenia chorobowe, które kumulują się w niemałą liczbę godzin pracy rejestracyjnej rocznie. Także pod względem fizycznym nie ma żadnego problemu: to czysta praca tekstowa, żadna czynność, którą trzeba wykonać na miejscu. A kontakt z klientem nie ma tu znaczenia -- zgłoszenie pochodzi od pracownika lub przełożonego, nie od klienta zewnętrznego.
Z drugiej strony decydujące znaczenie ma zgodność z przepisami, i nie na korzyść automatyzacji. Zgłoszenie choroby to informacja medyczna lub coś, co jest z tym bezpośrednio związane. Powód absencji często podpada pod szczególne kategorie danych osobowych, z własnymi zasadami dotyczącymi tego, kto może je widzieć, jak długo są przechowywane i kto ma do nich dostęp. To nie jest kwestia 'AI może przetwarzać tekst, więc to można zautomatyzować' -- to kwestia tego, czy powiązanie z protokołem absencyjnym i zabezpieczenia prywatności są uregulowane. Bez tego zabezpieczenia rejestracja przez AI nie jest odpowiedzialna, jakkolwiek proste zadanie wydawałoby się na papierze.
Przestrzeń do oceny również jest niska: przy samym zapisywaniu niewiele trzeba rozważać, ale wrażliwość tego, co jest zapisywane, wymaga starannego przygotowania z wyprzedzeniem. A koszty błędów nie są do zignorowania: nieprawidłowo zarejestrowana data lub powód mogą mieć konsekwencje dla budowania dokumentacji absencyjnej, dla reintegracji, a ostatecznie dla decyzji, do których pracownik ma prawo.
Co AI potrafi obecnie, to tekst: zgłoszenie, które wpływa poprzez wiadomość, e-mail lub formularz, przekształcić w odpowiednie pola w systemie absencyjnym, wyodrębnić z niego datę i przewidywany czas trwania i uporządkować to. To odciąża pracownika HR lub przełożonego od ręcznego przepisywania każdego zgłoszenia. Chodzi tu o wpisywanie, nie o ocenę zgłoszenia, kontakt z pracownikiem w sprawie powodu, czy oszacowanie, co zgłoszenie oznacza dla obsady. To ostatnie pozostaje pracą ludzką, i właśnie tam w praktyce zadanie często się zatrzymuje: przy zarejestrowanym zgłoszeniu, nie przy dalszych krokach.
Wynik zależy w dużej mierze od tego, jak firma zorganizowała swój proces absencyjny. Organizacja z systemem absencyjnym, który jest już powiązany z protokołem absencyjnym i gdzie przepisy dotyczące prywatności w zakresie informacji medycznych są technicznie zabezpieczone, może przyspieszyć wpisywanie zgłoszeń znacznie bardziej niż firma, która wciąż pracuje na osobnych formularzach i e-mailach. Wolumen również ma znaczenie: w firmie z setkami pracowników i dużą liczbą krótkotrwałych absencji automatyzacja pracy wprowadzania danych jest bardziej opłacalna niż w firmie z dziesięcioma pracownikami, gdzie przełożony wpisuje zgłoszenie sam równie szybko.
To jedno z wielu miejsc w firmie, gdzie widoczna jest ta sama zmiana: AI przejmuje pracę wprowadzania danych, ludzie zachowują odpowiedzialność za to, co jest wrażliwe lub niepewne. Tę samą linię podziału widać przy przetwarzaniu wniosków urlopowych, gdzie sam wniosek jest łatwy do przetworzenia, ale ocena wyjątków nie. Także przy przygotowywaniu przetwarzania wynagrodzeń punkt ciężkości leży na ustrukturyzowanym wprowadzaniu danych, z ludzką kontrolą wyniku. A przy tworzeniu grafików występuje podobny podział: pracę obliczeniową można zautomatyzować, wyjątki i kontekst pracownika nie.
Dlaczego w jednej firmie to już działa, a w innej jeszcze nie, zależy nie tylko od zadania, ale także od organizacji systemów i procesów wokół niego -- to zostało dalej opracowane na stronie o tym, dlaczego ta sama praca wypada inaczej w zależności od firmy. Dla zadań HR w szerszym sensie, i jak się one odnoszą na przykład do pracy IT, punkt odniesienia znajduje się na stronie o pracy, którą AI może przejąć na dziale IT, gdzie podobne rozumowanie jest zastosowane do innej dziedziny.
O decyzjach personalnych, które ewentualnie wynikają z niższego obciążenia pracą przy rejestracji absencji, ta strona nie wypowiada się: obowiązują dla nich własne wymogi prawne, niezależne od tego, co tutaj ustalono na temat samego zadania.
Jeśli chce Pan/Pani wiedzieć, jak to wygląda w przypadku Państwa własnego procesu absencyjnego, bezpłatny quickscan jest pierwszym krokiem: dwanaście pytań, bez konta, ze wskazaniem, jaka część godzin w tym profilu może być dziś przejęta przez AI. Pełny werkscan, który mapuje pracę Państwa firmy zadanie po zadaniu, wraz z obliczeniem etatów (fte), jest wciąż w budowie i obecnie niedostępny.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.