Atostogų prašymų tvarkymas nėra viena užduotis, o eilė žingsnių, ir šie žingsniai keičiasi ne vienodu tempu. Likučio patikrinimas ir prašymo įkėlimas į sistemą šiandien dažnai yra visiškai automatizuotas. Prašymo, kuris susikerta su darbuotojų užimtumu — du žmonės iš tos pačios komandos nori atostogauti tą pačią savaitę — vertinimas lieka sprendimu, kurį priima vadovas, galbūt su sistema, kuri signalizuoja apie konfliktą, bet jo neišsprendžia. O išimtys, tokios kaip atostogos reorganizacijos metu ar darbuotojas su vykstančiu nedarbingumo laikotarpiu, be jokių abejonių lieka žmogaus darbu. Šis puslapis paaiškina, kodėl ši užduotis šiuo metu daugiausia patenka į vidurinį bloką: rpa, kuris tvarko didžiąją dalį prašymų, o žmogus vertina likusią dalį.
Atostogų prašymas turi fiksuotą formą: darbuotojas, laikotarpis, likutis, užimtumo norma. Dėl to ši užduotis struktūrizuotumo ašyje įvertinama aukštai. Sistema gali patikrinti prašymą pagal likutį ir iš anksto nustatytas užimtumo taisykles ir, remdamasi tuo, patvirtinti prašymą arba nukreipti jį žmogui. Būtent dėl to rpa jau šiandien atlieka darbą šioje srityje: taisykles galima užfiksuoti logikoje, o prašymų apimtis paprastai yra pakankamai didelė, kad automatizavimas būtų vertas pastangų. Įmonėje su fiksuotomis pamainomis ir paprasta atostogų politika ši dalis yra didesnė nei įmonėje su daug individualizuotų susitarimų kiekvienam darbuotojui, kur taisyklės mažiau vienareikšmiškai užfiksuotos.
Priežastis, kodėl ši užduotis pilnai neperduodama DI, slypi vertinimo laisvėje. Kai prašymas susikerta su komandos užimtumu, nebelieka fiksuoto atsakymo. Kam suteikti pirmenybę: darbuotojui, kuris paprašė pirmas, tam, kuris ilgiausiai dirba, ar tam, kuris turi medicininę priežastį? Tai sprendimas, kurį sistema gali signalizuoti, bet negali priimti be to, kad kas nors galėtų paaiškinti sprendimo priežastį. Tai taip pat yra tvirtinimo su priežiūra esmė: sistema pateikia prašymą, vadovas patvirtina arba atmeta ir gali pagrįsti šį sprendimą. Įmonėje su ribotu personalu ir daug sezoninių atostogų — pavyzdžiui, sveikatos priežiūros ar viešbučių ir restoranų sektoriuje — ši dalis yra didesnė nei biuro aplinkoje su plačiomis personalo atsargomis.
Atostogų prašymų apimtis dažnai yra didelė: kiekvienas darbuotojas tai daro kelis kartus per metus, o didesnėse komandose tai išauga į nemažą prašymų srautą per mėnesį. Šis pasikartojimas daro automatizavimą patrauklų, net jei atskiras prašymas nėra sudėtingas. Tą patį modelį matome ir kitose užduotyse su dideliu pasikartojimu ir fiksuotomis taisyklėmis, pavyzdžiui, viršvalandžių apskaičiavime pagal dirbtą laiką arba grafiko pakeitimų tvarkyme po nedarbingumo pranešimų ar keitimosi prašymų. Visais šiais atvejais automatizavimo priežastis nėra vieno atvejo sudėtingumas, o daugybės panašių atvejų suma.
Klaidingas atostogų patvirtinimas dažniausiai yra atšaukiamas ir nesukelia tiesioginio finansinio nuostolio, todėl klaidų kaina išlieka vidutinė. Vis dėlto ši užduotis susijusi ir su atitiktimi: atostogų likutis siejasi su darbo sąlygomis, o sistemingai atmetant prašymus darbuotojai gali tai ginčyti. Todėl esant nukrypimams vis dar reikalingas žmogaus žingsnis — ne todėl, kad sistema nesusidoroja su skaičiavimo dalimi, o todėl, kad klaidingo sprendimo pasekmės reikalauja paaiškinamo vertinimo. Sprendimams, kurie apima daugiau nei atostogų prašymą — pavyzdžiui, kai atostogų modeliai įtraukiami į su personalu susijusius sprendimus — galioja atskiri teisiniai reikalavimai, dėl kurių šis puslapis nepasisako.
Čia apibrėžtas pasiskirstymas negalioja visur vienodai. Organizacija su aiškiomis, vienodomis tvirtinimo taisyklėmis kiekvienai komandai ir atostogų sistema su aktualiu, susietu likučiu gali leisti didesnei prašymų daliai vykti be įsikišimo. Organizacija su daug išimčių, rankiniu būdu registruojamu likučiu ar tarpusavyje skirtingais susitarimais kiekvienoje komandoje didesnę dalį paliks žmogui, tiesiog todėl, kad pagrindinės automatizavimo sąlygos — fiksuotos taisyklės ir aktualūs duomenys — nėra užtikrintos. Ta pati priklausomybė matoma darbo užmokesčio apdorojimo paruošime pagal fiksuotus straipsnius ir grafikų sudaryme pagal užimtumo normas: kuo griežčiau taisyklės iš anksto užfiksuotos, tuo didesnė dalis gali vykti automatiškai.
DI negali savarankiškai ir visiškai tvarkyti atostogų prašymų. Didžiąją dalį įprastinių prašymų — likutis tvarkingas, nėra užimtumo konflikto — gali sutvarkyti sistema. Prašymai, kurie susikerta su užimtumu arba nukrypsta nuo normos, reikalauja vadovo, kuris patvirtina arba atmeta su priežastimi. Tai ne pereinamasis etapas link visiško automatizavimo, o pasiskirstymas, susijęs su išimčių pobūdžiu: kol jos reikalauja vertinimo, kurį reikia galėti paaiškinti, ta dalis lieka žmogaus darbu.
Norėdami pamatyti, kaip šis pasiskirstymas atrodo jūsų pačių organizacijoje, naudinga pažvelgti į pagrindines taisykles ir sistemas: ar kiekvienai komandai užfiksuotos tvirtinimo taisyklės ir ar atostogų likutis sistemoje pasiekiamas aktualus. Nemokamą FTE TO AI greitąją apžvalgą sudaro dvylika klausimų, ją galima atlikti be paskyros, ir ji parodo, kiek šio tipo profiliuose šiandien galima perduoti DI. Visas darbo apžvalgos įrankis, kuris išskaido įmonės darbą užduotis po užduoties ir paverčia jį FTE pajėgumu, dar kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.