Въвеждането на отпуск по болест изглежда просто: име, дата, причина, очаквана продължителност, готово в системата. Точно затова много компании се питат дали AI не може просто да поеме това. Отговорът е отчасти, и е полезно да се знае защо точно тази част може, а другата не.
Задачата, така както е разграничена тук -- въвеждане на съобщение с дата, причина и очаквана продължителност, до и включително регистрацията -- е доста структурирана. Има фиксиран формат: дата, текстово поле за причината, оценка на продължителността. Затова тя резултира високо по структурираност. Обемът често е значителен: всяка компания с повече от няколко служители има постоянно отпуски по болест, а те се натрупват до сериозен брой часове регистрационна работа годишно. Също и физически няма проблем: това е чисто текстова работа, не действие, което някой трябва да извърши на място. И контактът с клиенти не играе роля -- съобщението идва от служител или ръководител, не от външен клиент.
От друга страна, съответствието с изискванията е решаващият фактор, и не в полза на автоматизацията. Отпускът по болест е медицинска информация, или граничи пряко с такава. Причината за отсъствието често попада в категорията специални лични данни, с отделни правила за кой може да я вижда, колко дълго се съхранява и кой има достъп до нея. Това не е въпрос на 'AI може да обработва текст, следователно това може автоматично' -- а въпрос на дали връзката с протокола за отсъствия и гаранциите за защита на личните данни са уредени. Без това да бъде осигурено, регистрацията чрез AI не е отговорна, колкото и проста да изглежда задачата на хартия.
Поради това пространството за преценка също резултира ниско: при самото въвеждане няма много какво да се преценява, но чувствителността на това, което се въвежда, изисква внимателно организиране предварително. А разходите от грешки не са за подценяване: неправилно регистрирана дата или причина може да има последствия за изграждането на досиетата за отсъствия, за реинтеграцията, и в крайна сметка за решения, на които служителят има право.
Каквото AI може днес, е текстът: превръщане на съобщение, което пристига чрез съобщение, имейл или формуляр, в правилните полета в системата за отсъствия, извличане на датата и очакваната продължителност и подредено записване. Това спестява на служител от отдела по човешки ресурси или ръководител ръчното препечатване на всяко съобщение. Става дума за въвеждането, не за оценяването на съобщението, контакта със служителя относно причината, или преценката какво означава съобщението за наличния персонал. Последното остава работа за хора, и точно там на практика често спира задачата: при регистрирано съобщение, не при следващите стъпки.
Резултатът силно зависи от начина, по който компанията е организирала процеса за отсъствия. Организация със система за отсъствия, която вече е свързана с протокола за отсъствия и където правилата за защита на личните данни около медицинската информация са технически осигурени, може да направи въвеждането на съобщения значително по-бързо от компания, която все още работи с отделни формуляри и имейли. Обемът също прави разлика: при компания със стотици служители и много краткосрочни отсъствия, автоматизацията на въвеждащата работа се изплаща по-скоро отколкото при компания с десет служители, където ръководител въвежда съобщението сам точно толкова бързо.
Това е едно от многите места в компанията, където се вижда същото изместване: AI поема въвеждащата работа, хората запазват отговорността за онова, което е чувствително или несигурно. Същата разделителна линия се вижда и при обработката на молби за отпуск, където самата молба е лесна за обработка, но преценката при изключения не е. Също и при подготовката на обработката на заплати тежестта е върху структурирания въвод, с човешка проверка на резултата. А при изготвянето на графици се проявява подобно разделение: изчислителната работа може да бъде автоматизирана, изключенията и контекстът на служителя не могат.
Защо това в една компания вече работи по този начин, а в друга все още не, зависи не само от задачата, но и от организацията на системите и процесите около нея -- това е разработено допълнително на страницата за защо еднаква работа при различни компании дава различен резултат. За задачи в човешките ресурси в по-широк смисъл, и как те се съотнасят например с работата на IT отдела, отправната точка може да бъде намерена на страницата за работата, която AI може да поеме в IT отдела, където подобно разсъждение се прилага в друга област.
Относно решения за персонала, които евентуално следват от по-ниско натоварване при регистрацията на отсъствия, тази страница не изказва становище: за това важат отделни законови изисквания, независимо от онова, което тук се установява относно самата задача.
Желаете ли да разберете как стои това за собствения ви процес на отсъствия, безплатният бърз тест е първа стъпка: дванадесет въпроса, без регистрация на профил, с индикация каква част от часовете в този профил може днес да бъде поета от AI. Пълният работен анализ, който картографира работата на вашата компания задача по задача, включително изчисление на бройката щатни служители, все още е в разработка и в момента не е достъпен.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.