A pénzügyi controllereknek és rendszergazdáknak igazolniuk kell tudni, ki milyen módosítást hajtott végre a fontos pénzügyi adatokban, és mikor. Ez az ellenőrzési napló az alapja a kontrollnak és az elszámoltathatóságnak, mind belsőleg, mind a könyvvizsgáló vagy felügyeleti szerv felé. A kérdés az, hogy az AI át tudja-e venni ezt a naplózást, vagy ezt a munkát továbbra is embernek kell végeznie.
Ez a feladat magas pontszámot ér el a három meghatározó tengelyen, de nem úgy, ahogy azt esetleg elvárná. Ez nem generatív AI-nak vagy ítélőképességgel rendelkező intelligens automatizálásnak való feladat. Ez RPA-nak való feladat: szabályvezérelt, determinisztikus szoftver, amely rögzíti, hogy mi történik, értelmezés nélkül.
Egy könyvelési rendszerben vagy ERP-rendszerben történő módosítás strukturált esemény: egy felhasználó módosít egy összeget, számlát vagy ellenpartnert, egy adott pillanatban, egy adott mezőben. Nincs mit értelmezni rajta. Hogy ki hajtotta végre a módosítást, mi volt a régi érték és mi az új érték, mind kemény adatok, amelyeket a rendszer már ismer a mutáció pillanatában.
A mennyiség emellett nagy: egy közepes méretű ERP-rendszerben naponta tucatnyi-száznyi mutáció fut le, számlatételektől főkönyvi módosításokig. Kézi naplózás ekkora mennyiségnél nem reális, és nem is szükséges, mivel a rendszer a módosítást már a bekövetkezésének pillanatában rögzíti. Ez pontosan az a fajta feladat, amelyre az RPA-t tervezték: nagy mennyiség, teljesen strukturált, nincs szükség ítéletre.
A megfelelőség tengely 1-es pontszámmal éppen kedvezőtlenül áll a könnyelmű automatizálás felé, és ez fontos jelzés. Itt nem arról a megfelelőségről van szó, amely nehézzé teszi az AI alkalmazását, hanem olyan megfelelőségről, amely megköveteli, hogy a naplózás vízhatlan, megváltoztathatatlan és igazolhatóan megbízható legyen. Egy ellenőrzési napló, amely maga is manipulálható, semmit nem ér egy könyvvizsgáló vagy felügyeleti szerv számára. Ez azt jelenti, hogy a technika nem számít, amíg a peremfeltételek nem megfelelőek: a rendszernek automatikusan kell naplóznia, és a naplófájloknak megváltoztathatatlanul kell megőrizve maradniuk, azon a felhasználón kívül, aki a módosítást végezte.
Az ítélőképesség-tér 4-es pontszámot ér el: alig szükséges értelmezni, hogy mit naplózzon az ember, legfeljebb egy-egy megállapodás arról, hogy mely mezők elég relevánsak a rögzítéshez. A hibaköltségek 3-as pontszámot érnek el, átlagosat: egy hiányzó naplósor kellemetlen egy ellenőrzés során, de általában helyrehozható, ha a rendszer konzekvensen naplóz. Az ügyfélkapcsolat, a fizikai munka és a kreativitás itt nem merül fel, ezért mindegyik maximálisan kedvező pontszámot kap az automatizálás szempontjából, egyszerűen azért, mert nem játszanak szerepet ebben a feladatban.
Ha az Ön könyvelési vagy ERP-rendszere már rendelkezik audit trail funkcióval, amely automatikusan és megváltoztathatatlanul rögzíti a módosításokat, akkor ezt a feladatot valójában már átvették. A controller vagy rendszergazda szerepe ekkor eltolódik a saját naplózástól az ellenőrzés felé, hogy a naplózás teljes és érintetlen-e, valamint a tartalom értékelése felé egy mintavétel vagy vizsgálat során. Ez utóbbi, egy gyanús módosítás értelmezése, továbbra is emberi munka marad, és kívül esik ezen a feladaton.
Egy másik vállalatnál ez a kép másképp is alakulhat. Ha még elavult vagy egyedi fejlesztésű rendszerrel dolgoznak beépített audit trail nélkül, akkor a naplózást még ki kell alakítani vagy külön eszközzel kiegészíteni, és ez egy implementációs projekt, nem egy kész átvétel. Ha a hangsúly nem magán a naplózáson van, hanem az eltérések értékelésén — például a szokatlan módosítási minták jelzésén, amelyek csalásra utalhatnak —, akkor a feladat a második kategóriába tolódik: az AI vagy szoftver megjelölheti az eltéréseket, de az ember értékel és dönt indokkal. Ez más feladat, mint maga a naplózás, és önálló értékelést érdemel.
A naplófájl megváltoztathatatlansága nem technikai részlet, hanem az értékének a lényege. Amint a naplófájlok módosíthatók ugyanazok által az emberek által, akik az alapul szolgáló módosításokat végzik, a kontrollfunkció valójában értéktelenné válik, bármilyen fejlett is legyen egyébként a naplózás. Ez érinti a belső ellenőrzést és esetleg a pénzügyi adminisztrációra vonatkozó törvényi megőrzési kötelezettségeket; ezekre saját törvényi előírások vonatkoznak, amelyek helyzetenként és ágazatonként eltérnek, és amelyeket ez az oldal nem rögzít.
Ez a feladat egyébként nem áll elszigetelten a kontroll és kockázatkezelés szélesebb körű automatizálásától. Aki megnézi az Ügyfelek és partnerek szankciólistákon való szűrését, hasonló mintát láthat: a strukturált, nagy mennyiségű kontrollfeladatok jól alkalmasak automatizálásra, amíg az eredmény igazolhatóan megbízható marad. Az IT-osztályon is nagy szerepet játszik a naplózás és az ellenőrzés, és az ott felmerülő megfontolások gyakran párhuzamosak a pénzügyi adminisztrációban felmerülőkkel.
Ez az oldal egy feladatot ír le általános becslés alapján. Hogy ez az Ön saját csapatánál hogyan alakul, az az Ön által használt rendszertől, az audit trail funkció már kialakított mértékétől, és attól függ, hogy a naplózás milyen szerepet játszik az eltérések értékelése mellett. Ha szeretné megtudni, hogy a saját profiljában lévő órák mekkora részét lehet jelenleg az AI-val átvenni, kitöltheti az ftetoai ingyenes gyorstesztjét: tizenkét kérdés, fiók nélkül, azonnali visszajelzéssel. A teljes munkateszt, amely mélyebben foglalkozik az egyéni funkciókkal és csapatokkal, még fejlesztés alatt áll.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.