A beszerzés hosszú feladatláncból áll: az igény jelzésétől kezdve a tárgyaláson, a megrendelésen és az átvételen át egészen a számlázásig. Ezeknek a feladatoknak egy része nagyrészt adminisztratív jellegű, és fix mintát követ. Mások megítélést, kapcsolati érzéket vagy olyan mérlegelést igényelnek, amely nem foglalható szabályokba. A mi taxonómiánk 62 feladatot számol ebben a témakörben, három kategóriába sorolva. Ez a cikk azt a mintát mutatja be, hogy milyen típusú munka hova tartozik, és miért.
Azok a feladatok, amelyeket az AI a gyakorlatban önállóan tud elvégezni, jellemzően két tulajdonsággal rendelkeznek: a bemenet strukturált, és van egy egyértelmű, ellenőrizhető helyes válasz. Gondoljon a rendelés-visszaigazolás ellenőrzésére. A visszaigazoláson szereplő árat, mennyiséget és szállítási határidőt összevetik a megrendelt tételekkel, és az eltérés objektíven megállapítható. Nincs szükség értelmezési szabadságra.
Ugyanez vonatkozik a megrendelés leadására a beszállítónál, amint egy beszerzési kérelmet jóváhagytak. A jóváhagyott kérelem hivatalos megrendeléssé alakítása azt jelenti, hogy az adatokat helyesen kell átvinni a megfelelő rendszerbe és formátumba, nem pedig megítélést igényel.
A beszerzési számlák feldolgozása is nagyrészt ide tartozik: a számla, a megrendelés és az átvételi bizonylat egyeztetése egy háromoldalú összehasonlítás, fix kritériumok alapján. Amíg a dokumentumok digitálisak és olvashatók, ez olyan feladat, amelyet egy rendszer gyorsabban és következetesebben egyeztet, mint amit egy ember kézzel elvégezne. Amiben ezek a feladatok közösek, az az, hogy az igazság forrása már rögzítve van más rendszerekben: a megrendelésben, a kérelemben, a szerződésben. Az AI összehasonlít és feldolgoz, nem talál ki semmit.
A beszerzési osztály legnagyobb feladatcsoportja egy AI-javaslatot kombinál emberi megítéléssel, amely jóváhagyja vagy elutasítja azt, indoklással. Ez más munkamegosztás, mint a teljes átvétel: a rendszer végzi az első lépést, az ember viseli a felelősséget a döntésért.
Az ajánlatok bekérése és összehasonlítása jó példa erre. Egy rendszer könnyedén egymás mellé tudja tenni az ajánlatokat ár, feltételek és szállítási határidő szerint, és ez az áttekintés értékes. De hogy melyik beszállító illik a legjobban az adott helyzethez, olyan tényezőktől is függ, amelyek nem mindig szerepelnek az ajánlatban: korábbi tapasztalatok, stratégiai jelentőség, kockázatvállalási hajlandóság. Ez a mérlegelés olyan embert igényel, aki jóvá tudja hagyni vagy el tudja utasítani az eredményt.
Az árazási eltérések kivizsgálása szintén ebbe a kategóriába tartozik. Egy rendszer jelezheti, hogy a számlázott ár eltér a megállapodott ártól, sőt még a valószínű okot is meg tudja jelölni. De a beszállítóval való tényleges megoldás, és az a kérdés, hogy az eltérés elfogadható-e, olyan megítélés marad, amelyet a kapcsolatot és a szerződést ismerő embernek kell meghoznia.
A beszállítói teljesítmény értékelése is idetartozik. A szállítási időre, minőségre és panaszokra vonatkozó adatok jól gyűjthetők és összefoglalhatók, de az, hogy ez mit jelent a kapcsolat folytatására nézve, olyan következményekkel járó döntés, amelyet embernek kell megalapoznia. Ez a kategória a gyakorlatban a legnagyobb, mivel a beszerzés kifejezetten olyan szakterület, ahol a számok jelzést adnak, de nem mondják el a teljes történetet.
A harmadik feladatcsoport nem alkalmas átvételre, még felügyelettel sem, mivel a munka lényege a meggyőzésen, bizalomépítésen vagy olyan hosszú távú következményekkel járó döntés meghozatalán múlik, amely nem következik önmagában az adatokból.
A beszerzési árak tárgyalása a legvilágosabb példa. A tárgyalás dinamikus, társas folyamat, amelyben a hangnem, az időzítés és a kölcsönös bizalom legalább annyira fontos, mint a számok. Egy AI-rendszer szolgáltathat bemenetet, de magát a beszélgetést lefolytatni más dolog.
A beszállító kiválasztása egy fontos vagy hosszú távú szerződéshez szintén emberi munka marad, különösen, ha a választás túlmutat az áron és a szállítási határidőn. A stratégiai függőség, a hírnévkockázat és a hosszú távú együttműködés minősége olyan tényezők, amelyeket nehéz számszerűsíteni.
Emellett a beszállító onboardingja olyan feladat marad, ahol emberi ellenőrzés szükséges a megfelelőségi és fizetési adatokon, éppen azért, mert itt a hibák pénzügyi kockázatot jelentenek. Ez kapcsolódik egy tágabb témához: amikor az AI-használat olyan döntéseket érint, amelyek arról szólnak, hogy ki végzi a munkát, vagy hogyan van felépítve egy szervezet, arra saját jogi követelmények vonatkoznak, amiről bővebben olvashat az AI-rendelet és az Ön munkavállalói című cikkben.
Ami elválasztja a három kategóriát, az nem a feladat önmagában vett bonyolultsága, hanem a benne rejlő döntés jellege. A már rögzített adatok összehasonlítása, egyeztetése és átvétele alkalmas a teljes automatizálásra. A több, részben puha kritérium alapján történő megítélés felügyeletet igényel. A meggyőzés, tárgyalás és stratégiai választás emberi munka marad. Ez a minta nem egyedi a beszerzésre nézve: a milyen munkát vehet át az AI a logisztikán és a HR-feladatoknál, ahogyan azt a milyen munkát vehet át az AI a HR-osztályon című cikk is leírja, ugyanez a hármas felosztás tér vissza: a strukturált munka az 1. kategóriába, a megítélést igénylő munka a 2. kategóriába, a kapcsolati és döntési munka a 3. kategóriába kerül.
Hogy ez pontosan mennyi órát szabadít fel, erősen függ a beszerzési osztály méretétől, a már összekapcsolt rendszerektől, valamint a beszállítók és szerződések számától. Erre nem adható általános százalék anélkül, hogy ismernénk az adott helyzetet.
Az ebben a cikkben szereplő besorolás a mintát mutatja meg, nem az Ön saját beszerzési osztályának pontos helyzetét. Első indikációként ott van az ftetoai ingyenes gyorstesztje: tizenkét kérdés, fiók nélkül, amely jelzi, hogy az Ön profiljában szereplő órák mekkora részét lehet ma átvenni az AI-val. A teljes munkateszt, amely mélyebben belemegy a konkrét feladatokba és folyamatokba, még fejlesztés alatt áll; ezt itt még nem tudjuk felkínálni, de bejelentjük, amint elérhetővé válik.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.