Kulkukorttien ylläpito ja valvonta, vierailijarekisteröinti ja avainhallinta on osittain mahdollista jättää AI:n hoidettavaksi, mutta ei täysin autonomisena prosessina. Kulkuoikeuksien rekisteröinti, yhdistäminen ja hallinnointi on suurelta osin automatisoitavissa robotic process automationilla (RPA). Sen määrittäminen, kuka pääsee mihin, ja poikkeustilanteiden käsittely pysyy ihmistyönä, tai työnä, jossa ihmisen valvonta hyväksyy tai hylkää perustellusti.
Tehtävä saa korkean pisteen jäsentyneisyydestä: kulkukortin hakemus etenee vakiovaiheiden mukaan, vierailija ilmoittautuu vakiolomakkeella, avainten luovutus noudattaa vakioaikataulua. Se on juuri sellaista työtä, joka sopii hyvin RPA:lle: järjestelmä tunnistaa kaavan, suorittaa rekisteröinnin, yhdistää oikeat kentät ja kirjaa tuloksen. Myös volyymi on merkityksellinen. Yrityksessä, jossa on paljon vaihtuvia vierailijoita, toimittajia ja tilapäisiä työntekijöitä, rekisteröinnin automatisointi vapauttaa enemmän tunteja kuin yrityksessä, jonka tiloissa toimii lähinnä vakituinen henkilöstö.
Esimerkki: vastaanottovirkailija, joka päivittäin ilmoittaa manuaalisesti kymmeniä vierailijoita, myöntää kulkukortin ja perii sen takaisin lähdön jälkeen, tekee työtä, jonka kulunvalvontajärjestelmä yhdistettynä työnkulkuun voi suurelta osin hoitaa itse. Vierailija ilmoittautuu digitaalisesti, järjestelmä tarkistaa tapaamisen, luo tilapäisen kulkuoikeuden ja sulkee sen automaattisesti voimassaolon päättyessä.
Kaksi akselia estää tämän: vaatimustenmukaisuus ja virhekustannukset. Kysymys siitä, kuka pääsee mihin, ei ole vain hallinnollinen kysymys. Se koskee turvallisuuspolitiikkaa, paloturvallisuutta ja joskus lakisääteisiä vaatimuksia tiettyjen tilojen rajoittamisesta. Virhe tässä ei ole neutraali: ulkopuolinen, joka saa pääsyn tilaan, johon hänellä ei olisi pitänyt olla oikeutta, tai työntekijä, jolla on toimivat kulkukortti vielä työsuhteen päättymisen jälkeen, on riski, joka ilmaistaan altistumisena, ei rahassa. Sen takia hakemuksen arviointi, ja varsinkin vakiosäännöistä poikkeaminen, pysyy ihmisellä, joka voi perustella, miksi jokin myönnetään tai ei myönnetä.
Harkintavara on tässä myös merkityksellinen. Vakituinen työntekijä, joka kadottaa kulkukortin, urakoitsija, joka tarvitsee pääsyn työaikojen ulkopuolella, vierailija, jolla ei ole voimassa olevaa tapaamista: näissä tilanteissa jonkun on arvioitava, mikä on soveliasta, ei vain se, mitä protokolla sanoo. AI voi soveltaa protokollaa; poikkeuksen tunnistaminen ja siitä vastuullisesti poikkeaminen on eri asia.
Muutos, joka tässä on jo käynnissä, ei ole se, että kiinteistönhoitaja tai vastaanottovirkailija tulisi tarpeettomaksi, vaan se, että rutiiniluonteisen rekisteröinnin osuus tässä tehtävässä pienenee. Jäljelle jäävä työ siirtyy valvonnan suuntaan: poikkeusten arviointi, sen tarkistaminen, että järjestelmä on toiminut oikein, ja puuttuminen poikkeamiin. Se on erilaista työtä kuin nykyinen, vähemmän toistoa ja enemmän arviointia.
Se, missä määrin tämä toimii näin jo tänä päivänä, vaihtelee huomattavasti yrityksestä toiseen. Organisaatio, jolla on digitaalinen kulunvalvontajärjestelmä ja kirjattu valtuutuskäytäntö, voi automatisoida suuren osan rekisteröinnistä välittömästi. Yrityksen, joka työskentelee vielä paperisten vierailijakirjojen ja fyysisten avainkaappien kanssa, on ensin rakennettava nämä perusedellytykset ennen kuin mitään on automatisoitavissa. Tehtävä itsessään ei muutu; sitä taustalla olevien järjestelmien valmiusaste muuttuu.
Tämä tehtävä esiintyy harvoin yksinään. Rakennuksessa, jossa on myös koneita, vaarallisia aineita tai arkaluonteista tietoa, virhekustannusakseli on korkeampi kuin tässä kuvattu, ja kokonaisuus siirtyy silloin enemmän ihmistyön ja valvonnan suuntaan. Vertaa tätä siihen, miten kohteen energian- ja hyödykkeiden kulutusta seurataan: siinäkin rekisteröinti on vahvasti automatisoitavissa, mutta ilman sitä vaatimustenmukaisuuteen liittyvää painoarvoa, joka kulunvalvonnalla kylläkin on. Yritykset, jotka tarkastelevat useita tällaisia kiinteistötoimen tehtäviä samanaikaisesti, huomaavat usein, että kaava on tunnistettavissa myös organisaation muista kulmista, kuten saapuvien tavaroiden vastaanotossa ja kirjaamisessa: jäsentynyt, suurivolyyminen, mutta sisältää tarkistuspisteen, jossa ihminen arvioi poikkeuksen.
Toimialalla on myös merkitystä. Asennusalalla, jossa henkilöstö ja aliurakoitsijat työskentelevät päivittäin vaihtelevasti eri kohteissa, kulkurekisteröintien volyymi on usein korkeampi kuin toimistoympäristössä, jossa on vakituinen henkilöstö; laajemmin asiasta kiinnostuneet voivat tutustua havaintoihin siitä, mitä AI ottaa vastuulleen asennusalalla.
Tämä sivu kuvaa yhden tehtävän kiinteän arviointikehikon pohjalta. Se, pitääkö tämä paikkansa myös tietyssä rakennuksessa, tietyllä turvallisuustasolla ja tietyllä henkilöstörakenteella, vaihtelee tilanteen mukaan. Niille, jotka haluavat tietää, miten tämä toteutuu omassa organisaatiossa, on tarjolla maksuton pikakartoitus: kaksitoista kysymystä, ei tiliä tarvita, ja tuloksena arvio siitä, kuinka suuri osa kyseisen profiilin tunneista on AI:n avulla otettavissa vastuulle tänä päivänä. Koko yrityksen työn tehtävä tehtävältä läpikäyvä laaja työkartoitus on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.