Σε μεγάλο βαθμό ναι, με επιφύλαξη. Η σύνταξη πρακτικών ή καταλόγου αποφάσεων μετά από μια σύσκεψη, συμπεριλαμβανομένης της αναγνώρισης ενεργειών προς εκτέλεση και της κοινοποίησής τους στους εμπλεκόμενους, είναι μια εργασία που η AI μπορεί σήμερα να διαχειριστεί σε μεγάλο βαθμό, εφόσον υπάρχει διαθέσιμη μια ηχογράφηση ή ένα χρησιμοποιήσιμο απομαγνητοφωνημένο κείμενο της σύσκεψης. Ό,τι απομένει είναι ο έλεγχος ορθότητας: αν το κείμενο αποτύπωσε σωστά ποιος αποφάσισε τι και ποιος αναλαμβάνει ποια ενέργεια.
Τρεις άξονες κρίνουν το αποτέλεσμα: η δομημένη μορφή, το περιθώριο κρίσης και ο όγκος.
Η δομημένη μορφή βαθμολογείται με 3. Μια σύσκεψη έχει σταθερή μορφή — θέματα ημερήσιας διάταξης, ομιλητές, αποφάσεις, ενέργειες — αλλά το περιεχόμενο διαφέρει κάθε φορά. Η AI αναγνωρίζει καλά το μοτίβο (ποιος λέει τι, τι συμφωνείται), αλλά πρέπει κάθε φορά εκ νέου να καθορίσει τι είναι σχετικό για καταγραφή και τι ήταν θόρυβος.
Το περιθώριο κρίσης βαθμολογείται επίσης με 3. Απαιτείται μια επιλογή: μια παρατήρηση αποτελεί απόφαση, πρόταση ή απλώς μια σκέψη που κανείς δεν υιοθετεί; Όποιος έχει παρακολουθήσει μια σύσκεψη όπου τρία άτομα μιλούν ταυτόχρονα και κάποιος αλλάζει άποψη στη μέση της συζήτησης, γνωρίζει ότι αυτή η διάκριση δεν είναι πάντα αυτονόητη. Ένα γλωσσικό μοντέλο μπορεί συνήθως να το εκτιμήσει καλά με βάση τα συμφραζόμενα, αλλά όχι χωρίς λάθη.
Ο όγκος βαθμολογείται με 4. Επιχειρήσεις με κουλτούρα συσκέψεων — εβδομαδιαίες συσκέψεις ομάδας, ενημερώσεις έργων, διοικούσες επιτροπές — παράγουν πολλά τέτοιου είδους απομαγνητοφωνημένα κείμενα. Ακριβώς αυτός ο όγκος κάνει ελκυστική την αυτοματοποίηση: το ίδιο είδος εργασίας, ξανά και ξανά, με περιορισμένη ουσιαστική διαφοροποίηση στη μορφή.
Η επαφή με τον πελάτη και η φυσική παρουσία βαθμολογούνται και οι δύο με 5, το πιο ευνοϊκό σημείο της κλίμακας. Αυτό δεν οφείλεται στο ότι η AI τα καταφέρνει απαραίτητα χωρίς κόπο εδώ, αλλά στο ότι αυτή η εργασία δεν απαιτεί κανένα από τα δύο. Η σύνταξη πρακτικών γίνεται μετά τη σύσκεψη, όχι εντός αυτής· δεν απαιτείται ζωντανή αλληλεπίδραση με πελάτη ούτε καμία φυσική ενέργεια. Αυτό κάνει την εργασία κατ' αρχήν εφαρμόσιμη οπουδήποτε ηχογραφείται ή συνοψίζεται μια σύσκεψη.
Η δημιουργικότητα βαθμολογείται με 2, το πιο δυσμενές σημείο σε αυτό το προφίλ. Η πρακτικογράφηση είναι σε μεγάλο βαθμό αποτύπωση, όχι επινόηση. Υπάρχει λίγος χώρος και επίσης λίγη ανάγκη για δικό ύφος ή ερμηνεία — μάλιστα, ένας πρακτικογράφος που προσθέτει υπερβολικά δική του συμμετοχή κάνει τη δουλειά του χειρότερα. Αυτό είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο αυτή η εργασία προσφέρεται καλά για την AI: το ζητούμενο αποτέλεσμα είναι μια ακριβής αποτύπωση, όχι ένα πρωτότυπο κείμενο.
Το κόστος λάθους και η κανονιστική συμμόρφωση βαθμολογούνται και τα δύο με 3, μια μεσαία θέση. Μια εσφαλμένα καταγεγραμμένη ενέργεια κοστίζει χρόνο για διόρθωση και μπορεί να προκαλέσει σύγχυση σχετικά με ποιος θα έκανε τι, αλλά σπάνια οδηγεί σε άμεσα μετρήσιμη ζημία. Σε ορισμένους κλάδους αυτό είναι διαφορετικό: σε έναν κατάλογο αποφάσεων που χρησιμεύει ως επίσημο αποδεικτικό στοιχείο — για παράδειγμα σε ένα όργανο εκπροσώπησης εργαζομένων ή σε έναν έλεγχο — τα λάθη βαρύνουν περισσότερο και απαιτείται ακριβής έλεγχος κάθε λέξης. Εκεί ο άξονας της κανονιστικής συμμόρφωσης μετατοπίζεται προς υψηλότερη βαθμολογία και ο ρόλος του ανθρώπου που εγκρίνει γίνεται βαρύτερος, όχι ελαφρύτερος.
Μια διευθυντική ομάδα συνεδριάζει εβδομαδιαίως για μία ώρα. Μια ηχογράφηση ή απομαγνητοφώνηση πηγαίνει σε ένα σύστημα που συντάσσει έναν κατάλογο αποφάσεων: ποιοι ήταν παρόντες, ποιες αποφάσεις ελήφθησαν, ποιος έχει ποια ενέργεια με ποια προθεσμία. Αυτό το προσχέδιο κοινοποιείται αυτόματα μέσω της πλατφόρμας συνεργασίας της ομάδας. Ένας συμμετέχων — συχνά αυτός που είχε την προεδρία της σύσκεψης — το διαβάζει και το εγκρίνει ή το επιστρέφει με μια διόρθωση. Αυτό το τελευταίο βήμα, η αξιολόγηση της αποτύπωσης, παραμένει ανθρώπινη εργασία. Η ίδια λογική ισχύει και στην περίπτωση σύνταξης διοικητικής αναφοράς για τη διεύθυνση ή τους μετόχους: η AI συντάσσει ένα πρώτο προσχέδιο, ένας άνθρωπος ελέγχει το περιεχόμενο πριν αυτό δημοσιευτεί.
Σε μια επιχείρηση χωρίς κουλτούρα ηχογράφησης ή τήρησης πρακτικών — όπου οι συσκέψεις διεξάγονται ανεπίσημα και κανείς δεν καταγράφει — λείπει η βάση πάνω στην οποία μπορεί να λειτουργήσει η AI. Η προϋπόθεση είναι ρητή: μια ηχογράφηση ή ένα σαφές απομαγνητοφωνημένο κείμενο της σύσκεψης. Χωρίς αυτή την είσοδο, δεν υπάρχει τίποτα να συνοψιστεί. Επίσης σε συσκέψεις με πολλή τεχνική ορολογία, έντονα εναλλασσόμενους ομιλητές ταυτόχρονα, ή αποφάσεις που λαμβάνονται μόνο έμμεσα χωρίς κανείς να τις εκφράζει ρητά, αυξάνεται η πιθανότητα εσφαλμένης ερμηνείας και ο ανθρώπινος έλεγχος γίνεται πιο σημαντικός απ' όσο σε μια σύσκεψη με αυστηρή ημερήσια διάταξη.
Αυτό που αλλάζει δεν είναι ότι η πρακτικογράφηση εξαφανίζεται, αλλά ότι το πρώτο προσχέδιο δεν πληκτρολογείται πλέον από έναν άνθρωπο ενόσω ακούει. Αυτός ο χρόνος ελευθερώνεται για κάτι άλλο: την ενεργή συμμετοχή στην ίδια τη σύσκεψη, ή την επιτήρηση της παρακολούθησης εργασιών και αρμοδιοτήτων που ανατίθενται σε μια ομάδα. Ο έλεγχος του αποτελέσματος παραμένει, και σε ορισμένες συσκέψεις — όπου οι αποφάσεις έχουν νομικό ή οικονομικό βάρος — αυτός ο έλεγχος παραμένει εξίσου βαρύς όπως πριν. Πώς εκτυλίσσεται αυτή η μετατόπιση σε έναν συγκεκριμένο κλάδο εξαρτάται από το πόσο ήδη υφίσταται δομή συσκέψεων· δείτε για παράδειγμα τι μπορεί να αναλάβει η AI στο χονδρικό εμπόριο για μια εικόνα κλάδου όπου ο όγκος συσκέψεων και η υποχρέωση τεκμηρίωσης παίζουν ρόλο.
Αν η πρακτικογράφηση στην επιχείρησή σας είναι μια εργασία που μπορεί εύκολα να μετατοπιστεί, εξαρτάται από το πώς καταγράφονται ήδη σήμερα οι συσκέψεις σας και πόσο βαρύνουν οι αποφάσεις που λαμβάνονται σε αυτές. Συναφείς εργασίες όπως η παρακολούθηση της πορείας ενός έργου έναντι ενός χρονοδιαγράμματος ή η οργάνωση και προγραμματισμός ενός κύκλου αξιολόγησης έχουν ανάλογο συνδυασμό δομής και ανθρώπινης κρίσης. Το δωρεάν quickscan της FTE TO AI αποτελείται από δώδεκα ερωτήσεις, δεν απαιτεί λογαριασμό και δίνει μια ένδειξη για το ποιο μέρος των ωρών στο προφίλ σας μπορεί σήμερα να αναλάβει η AI. Το πλήρες werkscan, που αναλύει την εργασία μιας ολόκληρης επιχείρησης, εργασία προς εργασία, σε ισοδύναμο πλήρους απασχόλησης (fte), βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.