AI och skräddarsytt arbete: vad förändras i bedömningen av era arbetsuppgifter

Skräddarsytt arbete är inget undantag

Många direktörer utgår från att skräddarsytt arbete automatiskt betyder att AI kan göra lite med det. Det stämmer delvis, och det stämmer delvis inte. Skräddarsytt arbete är inte en egenskap hos ett helt företag, det är en egenskap hos enskilda uppgifter. Och inom dessa uppgifter finns det ofta en struktur som ändå upprepar sig, även om resultatet ser olika ut varje gång.

En skräddarsydd offert består av en kundfråga som alltid är annorlunda, och av beräkningsregler, pristabeller och leveranstider som inte är det. Ett tekniskt råd består av en unik situation på plats, och av ett fast bedömningsramverk som den situationen prövas mot. Det skräddarsydda ligger i den första delen. Den andra delen är precis den del som kan tas över, helt eller med tillsyn.

Varför två företag med samma uppgifter får olika resultat

Två företag kan på pappret ha samma uppgifter — upprätta offerter, besvara kundfrågor, ge tekniska råd — och ändå få ett helt annat resultat i en arbetsanalys. Den skillnaden uppstår inte av att det ena är "mer skräddarsytt" än det andra. Den uppstår på tre punkter:

Hur fast bedömningsramverket är. Arbetar ett företag med fasta normer, tabeller eller protokoll som ligger till grund för skräddarsybeslutet, då kan det ramverket överföras till ett system. Finns den kunskapen bara i huvudet på två seniora medarbetare, då finns det inget att ta över förrän det har dokumenterats.
Hur upprepad indata är, trots variation i utdata. Hundra offerter som alla slutar olika, men som alla börjar med samma tio frågor, ger en annan bild än tio offerter per år som var och en byggs upp från noll.
Vilka felkostnaderna är om det går fel. Skräddarsytt arbete i en miljö med låga felkostnader ger mer utrymme för ett system som gör en första version. Skräddarsytt arbete med höga felkostnader — en felaktig dimensionering, en missad norm — kräver oftare en människas bedömning innan något skickas iväg, som framgår av arbete med höga felkostnader.

Arbetsanalysen från FTE TO AI delar upp ett företags arbete i uppgifter och bedömer varje uppgift utifrån åtta axlar. Vid skräddarsytt arbete är det särskilt upprepningsaxeln och felkostnadsaxeln som avgör resultatet — inte etiketten "skräddarsytt" i sig.

Vilka uppgifter förskjuts, och vilka inte

Inom skräddarsyföretag ser vi samma mönster återkomma, oavsett bransch.

Förskjuts mot AI, helt eller till stor del:

att skriva ut intervjusamtalet till en strukturerad frågespecifikation
prisberäkningar utifrån fasta tabeller och aktuella inköpspriser
ett första utkast till offert eller råd, baserat på jämförbara tidigare fall
att stämma av planering och tillgänglighet mot befintlig beläggning
att återkoppla status och framsteg till kunden

Förskjuts mot mellanfältet, där AI ger ett förslag och en människa bedömer med motivering:

översättningen av ett kundönskemål till en teknisk specifikation
avvikelser från standardupplägget, där bedömningsramverket lämnar utrymme för tolkning
korrespondens där kunden frågar något som ligger utanför det vanliga mönstret

Vad som förblir mänskligt arbete:

den första kontakten där en kund ännu inte vet exakt vad han vill, som behandlas vid arbete med mycket kundkontakt
den slutliga bedömningen vid tveksamma fall, särskilt i arbete som omfattas av tillsyn
själva utförandet, om det är fysiskt eller förhandlingsbaserat till sin natur

Detta mönster är inte universellt. I installationsbranschen till exempel beror resultatet starkt på hur standardiserad kalkylen redan är, något som behandlas mer utförligt i vad AI kan ta över inom installationsbranschen. På administrationen hos ett skräddarsyföretag ser förhållandet ofta annorlunda ut, eftersom fakturering och dokumentation vanligtvis är mindre kundspecifika än själva kärnprocessen, se vilket arbete kan AI ta över inom administrationen.

Vad detta inte är

Dessa resultat säger något om uppgiften, inte om medarbetaren som utför uppgiften idag. Om och hur en organisation gör något med frigjorda timmar är ett beslut för arbetsgivaren. Om det beslutet rör funktioner eller personal gäller de egna lagkraven för det; den här sidan och arbetsanalysen handlar inte om det. Vi levererar en indikation av arbete, inget underlag för ett beslut om människor.

Det är också värt att nämna var gränsen för denna bedömning ligger. Skräddarsyföretag skiljer sig starkt åt i hur konsekvent deras eget ramverk redan är dokumenterat. Ett företag där bedömningsramverket bara finns implicit, i erfarenheten hos ett par personer, kommer att se färre uppgifter förskjutas än ett företag där det ramverket redan finns nedskrivet. Den skillnaden går inte att fånga helt med en kort frågelista, men väl för en första riktning.

Vad ni kan göra nu

Den kostnadsfria snabbanalysen består av tolv frågor, utan konto, och ger en indikation om vilken del av timmarna i er profil som idag kan tas över av AI. För ett skräddarsyföretag är den indikationen en utgångspunkt: den visar om ert arbete, sett till upprepning och felkostnader, mer ligger på sidan av fasta ramverk, eller mer på sidan av ständigt nya avvägningar.