Zamestnanci neustále pokladajú otázky HR: koľko dní dovolenky mi ešte zostáva, ako funguje úprava cestovných náhrad, aký je postup pri chorobe, kde nahlásim zmenu adresy. Ide o úlohu, ktorá začína otázkou a končí daným odpovedaním alebo odkázaním na kolegu. Práve toto vymedzenie robí úlohu zaujímavou na skenovanie: nejde o otvorený poradenský proces, ale o ohraničenú činnosť s jasným koncovým bodom.
Obraz tu určujú tri osi, ktoré dopadajú priaznivo.
Objem je vysoký. V každej organizácii s viac než len zopár zamestnancami sa opakujú stále tie isté otázky: zostatok dovolenky, postup pri nahlasovaní choroby, úprava práce z domu, predpis o nákladoch. Vysoký objem podobných otázok je presne tam, kde sa automatizácia oplatí, pretože úspora času pri jednotlivej otázke je malá, ale súčet za stovky či tisícky otázok za rok je značný.
Štruktúrovanosť je slušná, hoci nie perfektná. Predpisy sú pevne stanovené v kolektívnej zmluve, personálnej príručke alebo hr-systéme, a väčšinu otázok možno vystopovať k zaznamenanej odpovedi. Nie každá otázka je však jednoduchým vyhľadaním: „môžem si nasporiť dovolenku na sabatikal" sa dotýka výjimiek, prechodných úprav alebo individuálnych dohôd, ktoré nie sú vždy a všade rovnako dobre zdokumentované.
Kontakt s klientom je interný a nenáročný. Zamestnanec, ktorý sa pýta na svoj zostatok dovolenky, očakáva rýchlu, faktickú odpoveď, nie osobný rozhovor. To je rozdiel oproti napríklad externému kontaktu s klientom, kde tón a vzťah majú väčšiu váhu. Pri interných, faktických otázkach je automatizovaná odpoveď často rovnako použiteľná ako odpoveď kolegu, pokiaľ je správna.
Priestor na úsudok je obmedzený, ale nie nulový. Otázka o počte dní dovolenky je jednoduchý výpočet. Otázka „môžem si dať vyplatiť dovolenku, pretože som bol počas covidového obdobia preťažený" si vyžaduje výklad konkrétnej situácie, možno v kombinácii s predchádzajúcimi dohodami. Hneď ako otázku nemožno jednoznačne vystopovať k jednému pravidlu, je potrebný priestor na posúdenie — a to je presne bod, kde úloha prechádza z prvej kategórie do druhej: AI môže vytvoriť návrh odpovede, ale zamestnanec ho schváli alebo vráti.
Svoju úlohu tu zohráva aj stránka súladu s predpismi. Úpravy dovolenky a neschopnosti sa dotýkajú pracovného práva a niekedy aj zákona o zlepšení vrátnika (poistenia pri chorobe). Chybná odpoveď o pracovnej neschopnosti môže mať dôsledky, ktoré presahujú nepríjemný rozhovor. To neznamená, že AI sa tu nesmie nasadiť, ale znamená to, že odpoveď s právnou váhou potrebuje cestu eskalácie k človeku, ktorý nesie konečnú zodpovednosť.
Náklady na chybu sú mierne: nesprávna odpoveď o pracovnom čase je nepríjemná, ale napraviteľná, nesprávna odpoveď o výpovedných lehotách alebo postupoch prepúšťania môže zamestnanca uviesť na nesprávnu cestu s reálnymi dôsledkami. Tento rozdiel vo váhe v rámci jednej kategórie úloh je presne dôvod, prečo tu jednoznačné áno alebo nie nepostačuje.
Výsledkom nie je jednoznačné „áno, AI to prevezme". Je to viacvrstvová odpoveď: prevažná časť štandardných otázok — zostatok dovolenky, postupy, kde nájdem ktorý formulár — je dobre automatizovateľná, pretože je štruktúrovaná, s vysokým objemom a nízkym rizikom. Otázky, ktoré sa dotýkajú osobných okolností, výjimiek alebo právne citlivých tém, spadajú do medzikategórie: AI vypracuje odpoveď, hr-zamestnanec ju schváli alebo zamietne, s odôvodnením. Otázky, ktoré si vyžadujú skutočne individuálny prístup — jednotlivý dosier, konflikt, precedens, ktorý ešte nebol zaznamenaný — zostávajú prácou pre ľudí.
Tento výsledok silno závisí od toho, ako dobre je zaznamenaná základná znalosť. Organizácia s aktuálnou, jednoznačnou databázou znalostí o predpisoch a postupoch získa z automatizácie oveľa viac než organizácia, kde sú dohody rozptýlené v e-mailoch a v hlavách hr-zamestnancov. Aj sektor s mnohými variantmi kolektívnych zmlúv, zmenovou prácou alebo individuálnymi zmluvnými dohodami znižuje štruktúrovanosť a tak posúva úlohu smerom k väčšiemu ľudskému dohľadu. Firma s malým, homogénnym počtom zamestnancov má naopak menšiu výhodu z objemu, čím sa investícia do automatizácie oplatí menej rýchlo.
AI tu dnes môže pracovať iba s textom: odpovedať na otázky na základe zaznamenaných predpisov. To vyžaduje aktuálnu databázu znalostí, ktorá skutočne zodpovedá pravde, a jasnú cestu eskalácie pre otázky, ktoré vypadávajú zo štandardu. Bez týchto dvoch stavebných blokov prináša automatizácia predovšetkým zmätok, nie úsporu času.
Ak táto zmena súvisí aj s prerozdelením hr-úloh alebo menším hr-obsadením, ide už rýchlo o viac než len o výber nástroja. Pozrite si aj kedy o tom rozhoduje zamestnanecká rada a ako informovať zamestnaneckú radu o AI. Pre personálne rozhodnutia, ktoré by z toho mohli vyplynúť, platia vlastné zákonné požiadavky; to nie je súčasťou tohto skenu.
Chcete vedieť, koľko hr-otázok vo vašej organizácii prichádza do úvahy na automatizáciu a ktorá časť si stále vyžaduje dohľad? Bezplatný rýchly skener od ftetoai poskytne v dvanástich otázkach, bez potreby účtu, indikáciu toho, akú časť hodín vo vašom profile je dnes možné previesť na AI. Kompletný pracovný sken, ktorý sa hlbšie zaoberá jednotlivými úlohami a systémami, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.