Controlleri a systémoví administrátori vo finančnej oblasti musia byť schopní preukázať, kto vykonal akú zmenu vo významných finančných údajoch a kedy. Tento audítorský denník je základom kontroly a zodpovednosti, interne aj voči audítorovi či dozornému orgánu. Otázkou je, či môže AI prevziať toto logovanie, alebo či túto prácu musí stále vykonávať človek.
Táto úloha dosahuje vysoké skóre na troch osiach, ktoré sú rozhodujúce, ale nie spôsobom, ktorý by ste možno čakali. Nejde o úlohu pre generatívnu AI ani inteligentnú automatizáciu s posudzovacou schopnosťou. Je to úloha pre RPA: pravidlami riadený, deterministický softvér, ktorý zaznamenáva, čo sa deje, bez interpretácie.
Zmena v účtovnom systéme alebo ERP systéme je štruktúrovaná udalosť: užívateľ upraví sumu, účet alebo protistranu, v pevne stanovenom okamihu, v pevne stanovenom poli. Nie je tu nič, čo by sa dalo interpretovať. Kto zmenu vykonal, aká bola pôvodná hodnota a aká je nová hodnota, sú pevné údaje, ktoré systém pozná už v okamihu mutácie.
Objem je navyše veľký: v strednej ERP spoločnosti prebiehajú denne desiatky až stovky mutácií, od riadkov faktúr až po úpravy hlavnej knihy. Manuálne logovanie pri takomto objeme nie je realistické, a ani potrebné, pretože systém zmenu zaznamenáva už v okamihu, keď nastane. Toto je presne druh úlohy, na ktorú bola RPA navrhnutá: vysoký objem, plne štruktúrované, žiadne potrebné posúdenie.
Os compliance dosahuje skóre 1, čo je práve nevýhodné pre neuvážlivú automatizáciu, a to je dôležitý signál. Nejde tu o compliance, ktorá AI sťažuje, ale o compliance, ktorá vyžaduje, aby bolo logovanie nepreniknuteľné, nemenné a preukázateľne spoľahlivé. Audítorský denník, ktorý sa dá sám manipulovať, nemá pre audítora ani dozorný orgán žiadnu hodnotu. To znamená, že na technológii nezáleží, pokiaľ nie sú splnené vedľajšie podmienky: systém musí logovať automaticky a súbory denníka musia byť uchovávané nemenne, mimo dosahu užívateľa, ktorý zmenu vykonal.
Priestor na posúdenie dosahuje skóre 4: nie je potrebná takmer žiadna interpretácia toho, čo sa loguje, nanajvýš jednotlivá dohoda o tom, ktoré polia sú dostatočne relevantné na zaznamenanie. Náklady na chyby dosahujú skóre 3, priemerné: chýbajúci riadok denníka je pri kontrole nepríjemný, ale väčšinou napraviteľný, pokiaľ systém loguje konzistentne. Kontakt s klientom, fyzická práca a kreativita tu neprichádzajú do úvahy a preto dosahujú maximálne priaznivé skóre pre automatizáciu, jednoducho preto, že v tejto úlohe nehrajú žiadnu rolu.
Ak váš účtovný systém alebo ERP systém už má funkciu audit trail, ktorá zaznamenáva zmeny automaticky a nemenne, potom je táto úloha fakticky už prevzatá. Úloha controllera alebo systémového administrátora sa potom posúva od samotného logovania k overovaniu, či je logovanie úplné a nedotknuté, a k posudzovaniu obsahu pri kontrole vzorky alebo vyšetrovaní. Toto posledné, interpretovanie podozrivej zmeny, zostáva prácou pre človeka a nespadá do tejto úlohy.
V inej spoločnosti môže byť situácia odlišná. Ak sa ešte pracuje so zastaraným alebo zákazkovým systémom bez zabudovaného audit trailu, logovanie sa musí ešte zaviesť alebo doplniť samostatným nástrojom, a to je implementačný projekt, nie hotové riešenie na prevzatie. Ak dôraz nie je na samotnom logovaní, ale na posudzovaní odchýlok — napríklad na signalizovaní nezvyčajných vzorov zmien, ktoré môžu naznačovať podvod — potom sa úloha posúva do druhej kategórie: AI alebo softvér môže odchýlky označiť, ale človek posudzuje a rozhoduje s odôvodnením. Je to iná úloha ako samotné logovanie a zaslúži si samostatné posúdenie.
Nemennosť súboru denníka nie je technický detail, ale jadro jeho hodnoty. Hneď ako sú súbory denníka upravovateľné rovnakými ľuďmi, ktorí vykonávajú podkladové zmeny, kontrolná funkcia je vlastne bezcenná, nech je logovanie inak akokoľvek sofistikované. Toto sa dotýka interného riadenia a možno aj zákonných povinností uchovávania pre finančnú administratívu; pre to platia vlastné zákonné požiadavky, ktoré sa líšia podľa situácie a sektora, a ktoré táto stránka nezachytáva.
Táto úloha napokon nestojí izolovane od širšej automatizácie okolo kontroly a riadenia rizík. Kto sa pozrie na Preverovanie klientov a partnerov voči sankčným zoznamom, uvidí podobný vzor: štruktúrované, vysokoobjemové kontrolné úlohy sa dobre hodia na automatizáciu, pokiaľ výsledok zostáva preukázateľne spoľahlivý. Aj na IT oddelení hrá logovanie a audítovanie veľkú rolu, a úvahy tam často paralelne prebiehajú s tými vo finančnej administratíve.
Táto stránka popisuje jednu úlohu na základe všeobecného odhadu. Ako sa to prejaví vo vašom vlastnom tíme, závisí od systému, ktorý používate, od miery, do akej je funkcionalita audit trail už zavedená, a od role, ktorú logovanie hrá popri posudzovaní odchýlok. Ak chcete vedieť, aká časť hodín vo vašom vlastnom profile môže byť v tomto okamihu prevzatá AI, môžete vyplniť bezplatný quickscan od ftetoai: dvanásť otázok, bez potreby účtu, s okamžitou indikáciou. Kompletný werkscan, ktorý sa hlbšie zaoberá jednotlivými funkciami a tímami, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.