AI a finančné oddelenie: kto robí čo

Finančné oddelenie tvorí mix silne štruktúrovaných spracovateľských úloh a rozhovorov, v ktorých zohráva úlohu úsudok a vzťah. Vďaka tomu je toto oddelenie dobrým príkladom toho, že nasadenie AI nikdy nie je otázkou všetko alebo nič. V našej taxonómii sa nachádza 84 úloh, ktoré sa na finančnom oddelení vyskytujú, od spracovania faktúr až po mzdovú administratívu. Nižšie ich rozdeľujeme podľa vzorca: akú prácu môže AI dnes prevziať, ktorá práca si naďalej vyžaduje dohľad a ktorá práca zostáva ľudskou prácou.

Čo dnes už môže prevziať AI

Úlohy, ktoré vyplývajú z pevných pravidiel a pri ktorých je vstup štruktúrovaný, sa najlepšie hodia na úplné prevzatie zo strany AI. Príkladom je zaúčtovanie nákupných faktúr: sumu, DPH a účet hlavnej knihy je možné odvodiť priamo z dokumentu a pravidlá spracovania sú stanovené v účtovnom systéme. Do tejto kategórie patrí aj načítanie a párovanie bankových výpisov: prepojenie bankových transakcií s otvorenými položkami je otázkou rozpoznávania vzorov na základe sumy, dátumu a referencie, v čom je softvér už dlho dobrý.

Rovnaký vzorec platí pre vystavovanie a odosielanie predajných faktúr. Akonáhle je stanovené, aká služba alebo produkt bol dodaný, za akú cenu a ktorému klientovi, je vygenerovanie a odoslanie faktúry opakovateľným krokom bez priestoru na posudzovanie. Spoločné pre tieto úlohy je, že výsledok je objektívne overiteľný: riadok faktúry buď sedí, alebo nesedí, párovanie s bankou je buď správne, alebo nie. Práve táto overiteľnosť je dôvodom, prečo tu AI môže pracovať bez ľudského zásahu, s náhodnou kontrolou ako záchrannou sieťou namiesto posudzovania vopred.

Čo je čiastočne možné, s ľudským dohľadom

Väčšia skupina úloh má síce zložku AI, no vyžaduje si človeka, ktorý schvaľuje alebo zamieta s odôvodnením. Dobrým príkladom je príprava a spracovanie odchádzajúcich platieb: AI dokáže bezchybne zostaviť platobnú dávku z otvorených záväzkov voči dodávateľom, no oprávnenie skutočne uvoľniť peniaze zostáva kontrolným momentom, za ktorý niekto nesie zodpovednosť. To isté platí pre spracovanie výdavkov a cestovných nákladov: vyčítanie účtenky a jej kontrolu voči politike môže vykonať systém, no hraničné prípady — pochybný výdavok, nejasná účtenka — si vyžadujú človeka, ktorý dokáže zdôvodniť zamietnutie.

Do tejto strednej kategórie patrí aj príprava a podanie priznania k DPH. AI dokáže zostaviť čísla z účtovníctva a skontrolovať ich konzistentnosť, no samotné podanie na daňovom úrade je moment, kedy niekto preberá zodpovednosť za správnosť, o to viac, že chyby tu majú priame finančné a právne dôsledky. Sem patrí aj zosúlaďovanie účtov hlavnej knihy: párovanie zostatkov so špecifikáciami možno z veľkej časti automatizovať, no odchýlky, ktoré sa samy od seba nevysvetlia, si vyžadujú účtovníka, ktorý zistí príčinu skôr, než sa zostatok potvrdí. Vzorec v tejto kategórii je vždy rovnaký: AI vykonáva opakovateľnú časť, človek zostáva zodpovedný za posledný krok s rozhodujúcou právomocou a odôvodnením.

Čo zostáva ľudskou prácou

Niektoré úlohy na finančnom oddelení sa netýkajú primárne spracovania, ale vzťahu, vyjednávania alebo kontextu, ktorý sa v systéme nenachádza. Najjasnejším príkladom je sledovanie otvorených pohľadávok: kontaktovanie klienta ohľadom oneskorenej platby a dohodnutie splátkového kalendára si vyžaduje posúdenie situácie konkrétneho klienta, čo automatizovaná správa nedokáže. Pripomienku môže odoslať systém, no rozhovor, ktorý po nej nasleduje, si vyžaduje človeka.

Aj mesačná mzdová administratíva má jadro, ktoré zostáva ľudskou prácou, hoci časti vstupu je možné automatizovať. Zmeny v mzde sa dotýkajú individuálnych pracovných podmienok, správneho uplatnenia kolektívnych zmluvných dohôd a niekedy citlivých osobných okolností, napríklad pri evidencii dovolenky a absencie. Je na samotnej organizácii, aby určila, kto nesie túto zodpovednosť a ako je usporiadaná; pre prípadné personálne rozhodnutia, ktoré sa toho týkajú, platia vlastné zákonné požiadavky, ktorým sa táto stránka nevenuje. Spoločné pre tieto úlohy je, že výsledok musí byť nielen vecne správny, ale aj vysvetliteľný a prijateľný pre osobu na druhej strane stola — čo si vyžaduje úsudok, ktorý nemožno destilovať z historických údajov.

Vzorec za rozdelením

Rozdelenie sa v hlavných rysoch riadi tromi otázkami: je vstup štruktúrovaný, je výsledok objektívne overiteľný a je na druhej strane osoba, s ktorou je v hre vzťah alebo dohoda? Faktúry a bankové mutácie skórujú vo všetkých troch bodoch 'áno, jednoducho'. Platby a priznania skórujú zmiešane, odtiaľ dohľad. Riadenie pohľadávok a mzdové záležitosti sa priamo dotýkajú ľudí, preto zostávajú ľudskou prácou. Tento vzorec nie je jedinečný pre finančné oddelenie: aj pri čo môže AI prevziať v obchodných službách a pri akú prácu môže AI prevziať v nákupe sa ukazuje, že štruktúrované spracovanie prechádza na AI ako prvé a že práca s ľudským partnerom zostáva ľudskou prácou najdlhšie.

Koľko hodín to konkrétne ušetrí, silno závisí od veľkosti oddelenia, použitého účtovného systému a od toho, koľko z administratívy je už štandardizovanej. Bez znalosti tohto kontextu sa k tomu nedajú uviesť žiadne všeobecné percentá.

Čo môžete urobiť teraz