Trata-se aqui do registo automático das horas de férias acumuladas e gozadas, e da apresentação de um saldo atual por colaborador. Não é a avaliação de pedidos de férias, nem uma conversa com o colaborador: apenas o processamento aritmético que garante que o saldo está correto.
Esta tarefa pontua alto em critérios estruturados: estruturação e volume recebem ambos um 5, margem de apreciação um 1. É precisamente esta combinação que torna a automatização mais evidente. A acumulação de férias segue regras fixas — tantas horas por período trabalhado, dependendo do tipo de contrato e do vínculo laboral — e o gozo de férias é uma simples subtração. Não é necessária interpretação, nem existe um caso excecional que exija apreciação humana. É um cálculo segundo uma fórmula fixa, milhares de vezes por mês, para cada colaborador de novo.
O contacto com clientes, o trabalho físico e a criatividade também pontuam todos com um 5, o que significa que estes aspetos não constituem qualquer obstáculo. Não é necessária nenhuma ação física, nenhum cliente que precise de vivenciar algo, nenhum contributo criativo. Os custos de erro e a conformidade situam-se num nível moderado (3): um saldo incorreto é inconveniente e tem de ser corrigido, mas geralmente não é uma tarefa com consequências jurídicas diretas, como pode acontecer, por exemplo, com o processamento salarial.
Os eixos determinantes são a estruturação, o volume e a margem de apreciação. Os três apontam na mesma direção: esta é uma tarefa que a IA já pode assumir hoje, sob a forma de rpa (robotic process automation). Não é necessário um sistema de aprendizagem, nem um modelo que reconheça padrões — apenas software que aplica as regras de acumulação e atualiza o saldo assim que são pedidas ou aprovadas férias.
O controlo do saldo de férias é uma tarefa de cálculo sem exceções que exijam trabalho humano. Assim que as regras de acumulação por tipo de contrato estiverem corretamente configuradas — tempo integral, tempo parcial, trabalho intermitente, cada um com as suas próprias percentagens de acumulação — o sistema pode acompanhar de forma autónoma o que cada pessoa acumulou e gozou. O colaborador de RH deixa de precisar de acrescentar ou subtrair horas manualmente; o sistema de férias ou de RH faz isso automaticamente a cada alteração.
Um exemplo: um colaborador trabalha 32 horas por semana e tem, segundo a convenção coletiva, direito a um número fixado de horas de férias por ano, acumuladas por período trabalhado. Todos os meses, o sistema soma automaticamente o número correto de horas ao saldo. Se o colaborador pedir três dias de férias e o pedido for aprovado, o sistema subtrai automaticamente essas horas. Não há em momento algum a necessidade de alguém pensar sobre a quantidade correta — a fórmula está fixada.
O resultado depende, contudo, de uma condição importante: as regras de acumulação por tipo de contrato têm de estar corretamente configuradas. Não se trata de um pormenor menor. As empresas com muitos tipos de contrato diferentes — tempo integral, tempo parcial, contratos intermitentes, contratos temporários com acumulação diferente — têm de programar todas essas regras corretamente antes de o sistema poder funcionar de forma fiável. Se essa configuração estiver errada, o sistema calcula com rapidez e sem erros, mas com a fórmula errada. A tarefa em si continua a ser estruturada e volumosa, mas o resultado é inutilizável até a configuração estar correta.
Isto varia muito consoante a organização. Uma empresa apenas com contratos fixos de tempo integral tem uma configuração simples e um baixo risco de erros. Uma agência de trabalho temporário ou uma empresa de restauração com muitos tipos de contrato variáveis — comparável à situação também referida em o que pode a IA assumir na restauração — tem um conjunto de regras de acumulação muito mais complexo, e portanto mais probabilidade de algo correr mal na configuração. Também no comércio a retalho, onde predominam muitos contratos a tempo parcial e flexíveis, a configuração tem de ser mais rigorosa do que numa organização com contratos uniformes; ver também o que pode a IA assumir no comércio a retalho para saber como os vínculos laborais variáveis influenciam o grau de automatização.
Esta avaliação diz respeito apenas ao controlo do saldo, não à decisão de aprovar ou recusar um pedido de férias. Essa decisão está relacionada com a política de pessoal e fica fora do âmbito desta descrição de tarefa; para isso aplicam-se requisitos legais próprios e não é adequado um juízo de automatização. Esta página também não aborda eventuais consequências para a afetação de pessoal — o que uma organização faz com a capacidade de RH libertada é uma escolha que cabe à própria organização.
Quem quiser saber mais sobre as regras mais amplas em torno do uso de IA em processos de pessoal encontra contexto em o Regulamento de IA e os seus trabalhadores. Para organizações que também analisam tarefas administrativas na área financeira, existem análises semelhantes sobre a IA pode assumir a troca de faturas digitais através da faturação eletrónica e a IA pode assumir o registo do livro de auditoria de alterações financeiras, onde se aplicam ponderações semelhantes entre estrutura e supervisão.
Esta página apresenta um panorama geral com base na própria tarefa. A forma como isto se reflete na sua própria organização depende do número de tipos de contrato, da qualidade da configuração atual dos sistemas e da medida em que as regras de férias já estão estabelecidas. Para uma primeira indicação, existe o quickscan gratuito da ftetoai: doze perguntas, sem necessidade de conta, com uma indicação da parte das horas no seu perfil que pode hoje ser assumida pela IA. Um scan de trabalho completo, que aprofunda a sua situação específica, está ainda em desenvolvimento.
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