A szabadságkérelmek feldolgozása nem egy feladat, hanem egy sor lépés, és ezek a lépések nem mindegyike mozdul el ugyanolyan tempóban. A szaldó ellenőrzése és a kérelem rögzítése a rendszerben mára gyakran teljesen automatizált. Egy olyan kérelem megítélése, amely ütközik a létszámbeosztással — két ember ugyanabból a csapatból, akik ugyanazon a héten szeretnének szabadságot venni — továbbra is olyan mérlegelés, amely a leidinggevende feladata, esetleg egy olyan rendszer segítségével, amely jelzi a konfliktust, de nem oldja meg. És a kivételek, mint a szabadság egy reorganizáció körüli időszakban vagy egy folyamatban lévő verzuimtraject alatt álló munkavállaló esetében, kétségtelenül emberi munka maradnak. Ez az oldal elmagyarázza, miért esik ez a feladat jelenleg túlnyomórészt a középső blokkba: rpa, amely a kérelmek nagy részét kezeli, egy emberrel, aki a többit megítéli.
Egy szabadságkérelemnek fix formája van: egy munkavállaló, egy időszak, egy szaldó, egy létszámnorma. Ez teszi ezt a feladatot magasan pontozóvá a strukturáltság tengelyén. Egy rendszer a kérelmet a szaldóhoz és az előre beállított létszámszabályokhoz tudja mérni, és ennek alapján jóváhagyhat egy kérelmet vagy továbbküldheti egy emberhez. Ez pontosan az oka annak, hogy az rpa már ma is elvégzi itt a munkát: a szabályok logikába foglalhatók, és a kérelmek volumene általában elég magas ahhoz, hogy az automatizálás megérje. Egy vállalatnál, ahol fix műszakok és egyszerű szabadságpolitika van, ez az arány magasabb, mint egy olyan vállalatnál, ahol sok egyedi megállapodás van munkavállalónkénti alapon, ahol a szabályok kevésbé egyértelműen vannak rögzítve.
Az oka annak, hogy ez a feladat nem teljesen kerül át az AI-hoz, a mérlegelési térben rejlik. Amint egy kérelem ütközik egy csapat létszámbeosztásával, nincs többé fix válasz. Ki kapjon elsőbbséget: az a munkavállaló, aki elsőként kérte, az, aki a leghosszabb ideje dolgozik ott, vagy az, akinek orvosi indoka van? Ez egy olyan mérlegelés, amelyet egy rendszer jelezhet, de nem hozhat meg anélkül, hogy valaki meg tudná magyarázni egy döntés mögötti okot. Ez a lényege a felügyelettel történő jóváhagyásnak is: a rendszer előterjeszti a kérelmet, egy leidinggevende jóváhagyja vagy elutasítja, és ezt a döntést meg tudja indokolni. Egy vállalatnál, ahol szűkös a létszám és sok szezonális szabadság van — gondoljunk az egészségügyre vagy a horecára —, ez az arány magasabb, mint egy irodai környezetben, ahol nagyobb a személyzeti mozgástér.
A szabadságkérelmek volumene gyakran magas: minden munkavállaló évente többször teszi ezt, és nagyobb csapatoknál ez jelentős kérelemáradattá nő havonta. Ez az ismétlődés vonzóvá teszi az automatizálást, még ha az egyedi kérelem nem is összetett. Ugyanezt a mintát látjuk más, sok ismétlődéssel és fix szabályokkal járó feladatoknál is, mint például a túlórák kiszámítása a ledolgozott idő alapján vagy a beosztásváltozások feldolgozása betegbejelentések vagy csereigények után. Mindegyik esetben nem egyetlen eset összetettsége az oka az automatizálásnak, hanem a sok hasonló eset összege.
Egy téves szabadságjóváhagyás legtöbbször visszafordítható és nem vezet közvetlen pénzügyi veszteséghez, ami mérsékelt szinten tartja a hibaköltségeket. Mégis a feladat érinti a megfelelést: a szabadságszaldó összefügg a munkafeltételekkel, és kérelmek strukturális elutasítása esetén a munkavállalók megtámadhatják azt. Ezért marad szükséges egy emberi lépés eltérések esetén, nem azért, mert a rendszer nem bírja a számítási oldalt, hanem mert egy rossz döntés következményei olyan mérlegelést igényelnek, amelyet meg kell tudni indokolni. Az olyan döntéseknél, amelyek túllépnek egy szabadságkérelmen — például amikor a szabadságmintákat személyzeti döntésekbe vonják be —, saját törvényi követelmények érvényesek, amelyekről ez az oldal nem tesz kijelentést.
Az itt felvázolt megosztás nem érvényes mindenütt egyformán. Egy olyan szervezet, ahol egyértelmű, egységes jóváhagyási szabályok vannak csapatonként, és egy szabadságrendszer naprakész, csatlakoztatott szaldóval, a kérelmek nagyobb részét tudja beavatkozás nélkül lezajlatni. Egy olyan szervezet, ahol sok kivétel van, kézi szaldóregisztráció vagy csapatonként eltérő megállapodások, a kérelmek nagyobb részét fogja embernél tartani, egyszerűen azért, mert az automatizálás alapfeltételei — fix szabályok és naprakész adatok — nincsenek meg. Ez ugyanaz a függőség, amelyet a bérfeldolgozás előkészítésénél fix tételek alapján és a beosztások összeállításánál a létszámnormák keretében is visszalátunk: minél szigorúbban vannak előre rögzítve a szabályok, annál nagyobb rész zajlódhat automatikusan.
Az AI nem tudja önállóan és teljesen feldolgozni a szabadságkérelmeket. A rutinjellegű kérelmek nagy részét — rendben lévő szaldó, nincs létszámkonfliktus — egy rendszer tudja kezelni. Az olyan kérelmek, amelyek ütköznek a létszámbeosztással vagy eltérnek a normától, egy leidinggevendét igényelnek, aki indokkal jóváhagy vagy elutasít. Ez nem egy átmeneti fázis a teljes automatizálás felé vezető úton, hanem egy megosztás, amely összefügg a kivételek jellegével: amíg azok olyan mérlegelést igényelnek, amelyet meg kell tudni indokolni, addig ez a rész emberi munka marad.
Ahhoz, hogy lássa, hogyan áll ez a megosztás saját szervezetében, hasznos megnézni a mögöttes szabályokat és rendszereket: rögzítve vannak-e a jóváhagyási szabályok csapatonként, és naprakészen elérhető-e a szabadságszaldó a rendszerben. A FTE TO AI ingyenes gyorstesztje tizenkét kérdésből áll, fiók nélkül elvégezhető, és jelzést ad arról, hogy az ilyen típusú profiloknál az órák mekkora része vehető át ma az AI által. A teljes werkscan, amely egy vállalat munkáját feladatról feladatra bontja ki és fte-kapacitásra fordítja le, még fejlesztés alatt van.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.