Obrada zahtjeva za odsustvo nije jedan zadatak, nego niz koraka, i ti koraci se ne pomiču svi istim tempom. Provjera stanja i unos zahtjeva u sustav u međuvremenu je često potpuno automatiziran. Procjena zahtjeva koji se sudara s popunjenošću — dvoje ljudi iz istog tima koji žele odsustvo u istom tjednu — ostaje odluka koja spada na rukovoditelja, eventualno uz sustav koji signalizira sukob, ali ga ne rješava. A iznimke, poput odsustva oko reorganizacije ili zaposlenika s tekućim postupkom bolovanja, bez rasprave ostaju ljudski rad. Ova stranica objašnjava zašto ovaj zadatak trenutačno uglavnom spada u srednji blok: rpa koji obrađuje većinu zahtjeva, uz čovjeka koji procjenjuje ostatak.
Zahtjev za odsustvo ima fiksan oblik: zaposlenik, razdoblje, stanje, norma popunjenosti. Zbog toga ovaj zadatak na ljestvici strukturiranosti postiže visoku ocjenu. Sustav može provjeriti zahtjev u odnosu na stanje i na prethodno postavljena pravila popunjenosti, i na temelju toga odobriti zahtjev ili ga proslijediti čovjeku. To je upravo razlog zašto rpa danas već ovdje obavlja posao: pravila se mogu uhvatiti u logiku, a obujam zahtjeva je obično dovoljno visok da automatizacija bude vrijedna. Kod poduzeća s fiksnim smjenama i jednostavnom politikom odsustva ovaj udio je veći nego kod poduzeća s mnogo prilagođenih dogovora po zaposleniku, gdje pravila nisu tako jednoznačno utvrđena.
Razlog zbog kojeg ovaj zadatak ne prelazi u potpunosti na AI leži u prostoru za procjenu. Čim se zahtjev sudari s popunjenošću tima, više ne postoji fiksan odgovor. Tko ima prioritet: zaposlenik koji je prvi zatražio, onaj s najduljim radnim stažem, ili onaj s medicinskim razlogom? To je odluka koju sustav može signalizirati, ali ne može donijeti bez da netko može objasniti razlog iza izbora. To je i srž odobrenja s nadzorom: sustav predlaže zahtjev, rukovoditelj odobrava ili odbija i može obrazložiti tu odluku. Kod poduzeća s ograničenom popunjenošću i mnogo sezonskog odsustva — pomislite na zdravstvo ili ugostiteljstvo — ovaj udio je veći nego u uredskom okruženju s velikom kadrovskom marginom.
Obujam zahtjeva za odsustvo često je velik: svaki zaposlenik to čini nekoliko puta godišnje, a kod većih timova to naraste do znatnog toka zahtjeva mjesečno. Ta se ponovljivost automatizacija činiti privlačnom, iako pojedinačni zahtjev nije složen. Isti obrazac vidimo kod drugih zadataka s mnogo ponavljanja i fiksnih pravila, poput izračuna prekovremenih sati na temelju odrađenog vremena ili obrade promjena raspora nakon bolovanja ili zahtjeva za zamjenu. U svim tim slučajevima nije složenost jednog slučaja razlog za automatizaciju, nego zbroj mnogih sličnih slučajeva.
Pogrešno odobreno odsustvo obično je moguće poništiti i ne dovodi do izravnog financijskog gubitka, što troškove pogreške održava umjerenima. Ipak, zadatak dodiruje i usklađenost: stanje odsustva povezano je s uvjetima rada, a kod strukturnog odbijanja zahtjeva zaposlenici to mogu osporiti. Zato je kod odstupanja i dalje potreban ljudski korak, ne zato što sustav ne može podnijeti računsku stranu, nego zato što posljedice pogrešne odluke zahtijevaju odluku koja se može objasniti. Za odluke koje idu dalje od zahtjeva za odsustvo — na primjer kada se obrasci odsustva uzimaju u obzir kod kadrovskih odluka — vrijede zasebni zakonski zahtjevi o kojima ova stranica ne iznosi tvrdnje.
Raspodjela opisana ovdje ne vrijedi jednako svugdje. Organizacija s jasnim, jedinstvenim pravilima odobrenja po timu i sustavom odsustva s akturiranim, povezanim stanjem, može veći dio zahtjeva prepustiti bez posredovanja. Organizacija s mnogo iznimaka, ručnom evidencijom stanja ili međusobno različitim dogovorima po timu, veći dio će zadržati kod čovjeka, jednostavno zato što osnovni uvjeti za automatizaciju — fiksna pravila i aktualni podaci — nisu prisutni. To je ista ovisnost koju vidite kod pripreme obrade plaća na temelju fiksnih stavki i kod izrade raspora unutar normi popunjenosti: što su pravila unaprijed strože utvrđena, veći je dio koji se može odvijati automatski.
AI ne može samostalno i potpuno obraditi zahtjeve za odsustvo. Najveći dio rutinskih zahtjeva — stanje u redu, nema sukoba popunjenosti — sustav može obraditi. Zahtjevi koji se sudaraju s popunjenošću ili odstupaju od norme zahtijevaju rukovoditelja koji odobrava ili odbija s razlogom. To nije prijelazna faza na putu prema potpunoj automatizaciji, nego raspodjela koja je povezana s prirodom iznimaka: dokle god one zahtijevaju odluku koja se mora moći objasniti, taj dio ostaje ljudski rad.
Da biste vidjeli kako ova raspodjela izgleda za vašu organizaciju, korisno je pogledati temeljna pravila i sustave: jesu li pravila odobrenja utvrđena po timu, i je li stanje odsustva aktualno dostupno u sustavu. Besplatni brzi test tvrtke FTE TO AI sastoji se od dvanaest pitanja, može se ispuniti bez računa i daje indikaciju kojeg dijela sati u ovakvim profilima danas AI može preuzeti. Potpuni radni test, koji posao poduzeća raščlanjuje zadatak po zadatak i pretvara u fte-kapacitet, još je u izradi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.