Att boka mötesrum verkar som en liten uppgift, men består av en rad steg som inte alla faller i samma kategori. En del av det hanteras just nu redan helt av mjukvara, utan att en office manager behöver titta på det. En annan del går via ett system som gör ett förslag, varefter en människa godkänner eller avslår. Och en liten del förblir människoarbete, även hos företag som i övrigt har automatiserat allt. Denna sida förklarar vilken del som hör var, och varför.
En bokning följer ett fast mönster: är rummet ledigt, passar kapaciteten, är utrustningen tillgänglig, finns det ingen dubbelbokning. Det är precis den typ av logik som mjukvara har klarat i decennier, förutsatt att kalendrarna och bokningssystemet är kopplade till varandra. Hos ett företag där alla bokar via Outlook eller Google Calendar och bokningssystemet är anslutet till detta, är en konflikt mellan två bokningar en kontroll som en maskin utför snabbare och mer felfritt än en människa som klickar fram och tillbaka mellan två skärmar. Saknas den kopplingen, och arbetar en del av företaget fortfarande med en whiteboard eller en separat Excel-fil, då stannar automatiseringen redan vid ytterdörren: det finns då helt enkelt ingen tillförlitlig datakälla att reagera på.
Hos ett företag med några få mötesrum och en handfull bokningar per vecka lönar sig automatisering knappt: den tid en office manager lägger på att hålla koll på det är försumbar. Hos en organisation med flera platser, dussintals rum och hundratals bokningar per vecka ser det annorlunda ut. Där är uppgiften repetitiv nog för att ett system ska kunna köras som kontinuerligt kontrollerar tillgänglighet, flaggar konflikter och automatiskt föreslår ett alternativ. Det är också anledningen till att denna typ av automatisering ofta införs tillsammans med relaterade uppgifter som att ta emot och registrera besökare eller att hantera kollegors kalendrar: de underliggande systemen och kopplingarna är delvis desamma.
En dubbelbokning av ett mötesrum är oftast en olägenhet, ingen katastrof: någon flyttar mötet eller söker ett annat rum. Det gör den vanliga bokningen lämplig för fullständig automatisering. Men inte varje situation är vanlig. Ett styrelsemöte som av misstag flyttas, en kund som tas emot på fel plats, ett videokonferenssystem som inte är bokat tillsammans med rummet vid det avgörande ögonblicket: det är fel med konsekvenser som går bortom olägenhet. Vid den typen av undantag är tillsyn med mänskligt godkännande den logiska utformningen: systemet flaggar konflikten eller den särskilda situationen, och en människa beslutar. Det är samma logik som gäller vid övervakning av framsteg för mål och projekt: rutinmässiga signaler hanteras automatiskt, avvikelser läggs fram för beslut.
Till skillnad från uppgifter där en kund eller extern part kommunicerar direkt med en medarbetare, är en rumsbokning oftast en intern process. Det finns ingen känslig kundrelation som kräver en mänsklig röst, och det finns sällan regelefterlevnadskrav som föreskriver ett specifikt tillvägagångssätt. Det är en av anledningarna till att denna uppgift är enklare att automatisera än till exempel sortering och fördelning av inkommande post, där avvikande postförsändelser och konfidentiella kuvert nog kräver ett bedömningsmoment — se hur sortering och fördelning av inkommande post förhåller sig till automatisering.
Det finns inget kreativt element i att avgöra om ett rum är ledigt. Den låga siffran på kreativitetsaxeln är ingen brist hos uppgiften, det är just därför denna uppgift låter sig automatiseras så väl: det behövs ingen tolkning, bara en kontroll mot fasta regler. Jämför det med en uppgift som att matcha rese- och boendefakturor mot bokningar, där avvikande kvitton och otydliga regler nog kräver bedömning — se hur matchning av rese- och boendefakturor mot bokningar förhåller sig till automatisering. Ju mindre tolkning en uppgift kräver, desto tidigare blir fullständig övertagning möjlig i stället för enbart tillsyn.
Resultatet är inte att rollen försvinner, utan att arbetets karaktär förskjuts. Att hålla koll på varje enskild bokning och manuellt lösa enkla dubbelbokningar är den del som är mest mottaglig för övertagning, förutsatt att bokningssystemet är kopplat till kalendrarna. Att bedöma undantagssituationer, hantera särskilda önskemål och övervaka den övergripande indelningen av faciliteter förblir, åtminstone tills vidare, något en människa tittar på. Hos ett företag utan sammankopplade system förändras lite, tills den kopplingen finns. Hos ett företag som har den kopplingen förskjuts arbetet från utförande till kontroll.
För att avgöra hur detta ligger till för er egen organisation är det till nytta att först titta på vad ett intervall i den här typen av bedömningar säger och inte säger — det kan ni läsa på sidan om vad ett intervall säger och inte säger. Vill ni ha en första indikation för ert eget företag kan ni göra den kostnadsfria snabbanalysen: tolv frågor, utan konto, med en indikation på vilken del av timmarna i er profil som idag kan övertas av AI. Den fullständiga arbetsanalysen, som bryter ned ett företags arbete uppgift för uppgift, är fortfarande under uppbyggnad och är för närvarande inte tillgänglig.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.