Reservar salas de reunião parece uma tarefa pequena, mas é composta por uma série de passos que não se enquadram todos na mesma categoria. Uma parte é atualmente já tratada na totalidade por software, sem que um office manager precise de a acompanhar. Outra parte passa por um sistema que faz uma proposta, após o que uma pessoa aprova ou rejeita. E uma pequena parte continua a ser trabalho humano, mesmo em empresas que automatizaram tudo o resto. Esta página explica que parte se enquadra onde, e porquê.
Uma reserva segue um padrão fixo: a sala está livre, a capacidade é suficiente, o equipamento está disponível, não há reserva duplicada. É precisamente o tipo de lógica que o software já consegue tratar há décadas, desde que as agendas e o sistema de reservas estejam ligados entre si. Numa empresa onde todos reservam através do Outlook ou do Google Calendar e o sistema de reservas está ligado a isso, um conflito entre duas reservas é uma verificação que uma máquina executa mais depressa e sem erros do que uma pessoa a alternar entre dois ecrãs. Se essa ligação não existir, e se uma parte da empresa ainda trabalhar com um quadro branco ou um ficheiro Excel avulso, a automatização para logo à entrada: simplesmente não há uma fonte de dados fiável a que reagir.
Numa empresa com algumas salas de reunião e um punhado de reservas por semana, a automatização quase não compensa: o tempo que um office manager gasta a fazer a gestão disso é insignificante. Numa organização com várias localizações, dezenas de salas e centenas de reservas por semana, a situação é diferente. Aí a tarefa é suficientemente repetitiva para justificar um sistema que verifica continuamente a disponibilidade, sinaliza conflitos e propõe automaticamente uma alternativa. É também por isso que este tipo de automatização é frequentemente implementado juntamente com tarefas relacionadas, como receber e registar visitantes ou gerir as agendas dos colegas: os sistemas e ligações subjacentes são, em parte, os mesmos.
Uma reserva duplicada de uma sala de reunião é, na maioria dos casos, um incómodo, não um desastre: alguém remarca o compromisso ou procura outra sala. Isso torna a reserva comum adequada para automatização total. Mas nem todas as situações são comuns. Uma reunião de administração que é acidentalmente remarcada, um cliente que é recebido na localização errada, um sistema de videoconferência que não foi reservado a par da sala no momento crucial: são erros com consequências que vão além do incómodo. Nesse tipo de exceções, a supervisão com aprovação humana é a estrutura lógica: o sistema sinaliza o conflito ou a situação especial, e uma pessoa decide. É a mesma lógica que se aplica a monitorizar o progresso de objetivos e projetos: tratar automaticamente os sinais de rotina, submeter os desvios à apreciação.
Ao contrário de tarefas em que um cliente ou uma parte externa comunica diretamente com um colaborador, uma reserva de sala é, na maioria dos casos, um processo interno. Não há uma relação sensível com o cliente que exija uma voz humana, e raramente existem regras de conformidade que prescrevam uma abordagem específica. É uma das razões pelas quais esta tarefa é mais fácil de automatizar do que, por exemplo, a triagem e distribuição de correio recebido, onde correspondência fora do padrão e envelopes confidenciais exigem, sim, um momento de avaliação — veja como a triagem e distribuição de correio recebido se relaciona com a automatização.
Não há nenhum elemento criativo em determinar se uma sala está livre. Essa pontuação baixa no eixo da criatividade não é uma limitação da tarefa, é precisamente a razão pela qual esta tarefa se deixa automatizar tão bem: não é necessária interpretação, apenas uma verificação face a regras fixas. Compare-se isto com uma tarefa como fazer corresponder faturas de viagem e estadia a reservas, onde recibos fora do padrão e regras pouco claras exigem, sim, apreciação — veja como fazer corresponder faturas de viagem e estadia a reservas se relaciona com a automatização. Quanto menos interpretação uma tarefa exigir, mais cedo é possível a assunção total em vez de apenas supervisão.
O resultado não é que a função desapareça, mas que a natureza do trabalho se altera. A gestão de cada reserva individual e a resolução manual de reservas duplicadas simples é a parte mais suscetível de ser assumida, desde que o sistema de reservas esteja ligado às agendas. A avaliação de situações excecionais, o tratamento de pedidos especiais e a supervisão da organização geral das instalações continua, pelo menos por agora, a ser algo que uma pessoa acompanha. Numa empresa sem sistemas ligados, pouco muda, até essa ligação existir. Numa empresa que já tenha essa ligação, o trabalho desloca-se da execução para o controlo.
Para determinar como isto se aplica à sua própria organização, é útil primeiro perceber o que uma banda de variação neste tipo de estimativas diz e não diz — pode ler isso em a página sobre o que uma banda de variação diz e o que não diz. Se quiser uma primeira indicação para a sua própria empresa, pode fazer o quickscan gratuito: doze perguntas, sem necessidade de conta, com uma indicação de que parte das horas no seu perfil pode hoje ser assumida pela IA. A werkscan completa, que decompõe o trabalho de uma empresa tarefa a tarefa, ainda está em construção e não está disponível neste momento.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.