Réserver une salle de réunion semble être une petite tâche, mais elle se compose en réalité d'une série d'étapes qui n'appartiennent pas toutes à la même catégorie. Une partie est aujourd'hui déjà entièrement prise en charge par un logiciel, sans qu'un office manager n'ait besoin d'y jeter un œil. Une autre partie passe par un système qui fait une proposition, après quoi un être humain approuve ou refuse. Et une petite partie reste un travail humain, même dans les entreprises qui ont automatisé tout le reste. Cette page explique quelle partie relève de quelle catégorie, et pourquoi.
Une réservation suit un schéma fixe : la salle est-elle libre, la capacité convient-elle, l'équipement est-il disponible, n'y a-t-il pas de double réservation. C'est exactement le type de logique que les logiciels maîtrisent depuis des décennies, à condition que les agendas et le système de réservation soient reliés entre eux. Dans une entreprise où tout le monde réserve via Outlook ou Google Calendar et où le système de réservation y est connecté, un conflit entre deux réservations est un contrôle qu'une machine effectue plus rapidement et sans erreur, contrairement à un être humain qui clique entre deux écrans. Si cette connexion fait défaut, et qu'une partie de l'entreprise travaille encore avec un tableau blanc ou un fichier Excel isolé, l'automatisation s'arrête à la porte d'entrée : il n'existe alors simplement aucune source de données fiable à laquelle réagir.
Dans une entreprise comptant quelques salles de réunion et une poignée de réservations par semaine, l'automatisation vaut à peine la peine : le temps qu'un office manager y consacre est négligeable. Dans une organisation comptant plusieurs sites, des dizaines de salles et des centaines de réservations par semaine, la situation est différente. Là, la tâche est suffisamment répétitive pour justifier un système qui vérifie en continu la disponibilité, signale les conflits et propose automatiquement une alternative. C'est aussi pour cette raison que ce type d'automatisation est souvent mis en place en même temps que des tâches connexes telles que l'accueil et l'enregistrement des visiteurs ou la gestion des agendas des collègues : les systèmes et connexions sous-jacents sont en partie les mêmes.
Une double réservation d'une salle de réunion est généralement un désagrément, pas un désastre : quelqu'un déplace le rendez-vous ou cherche une autre salle. Cela rend la réservation ordinaire adaptée à une automatisation complète. Mais toutes les situations ne sont pas ordinaires. Une réunion du conseil d'administration déplacée par erreur, un client accueilli au mauvais endroit, un système de vidéoconférence qui n'a pas été réservé au bon moment avec la salle : ce sont des erreurs dont les conséquences dépassent le simple désagrément. Dans ce type de cas exceptionnels, un contrôle avec approbation humaine est l'organisation logique : le système signale le conflit ou la situation particulière, et un être humain décide. C'est la même logique qui s'applique au suivi de l'avancement des objectifs et des projets : traiter automatiquement les signaux de routine, soumettre les écarts à un examen.
Contrairement aux tâches où un client ou une partie externe communique directement avec un collaborateur, une réservation de salle est généralement un processus interne. Il n'y a pas de relation client sensible qui exige une voix humaine, et les règles de conformité imposant une approche spécifique sont rares. C'est une des raisons pour lesquelles cette tâche est plus facile à automatiser que, par exemple, le tri et la répartition du courrier entrant, où les envois inhabituels et les enveloppes confidentielles nécessitent bien un moment d'évaluation — voir comment le tri et la répartition du courrier entrant se comparent à l'automatisation.
Déterminer si une salle est libre ne comporte aucun élément créatif. Ce faible score sur l'axe de la créativité n'est pas une lacune de la tâche, c'est précisément ce qui explique pourquoi cette tâche se laisse aussi bien automatiser : aucune interprétation n'est nécessaire, seulement une vérification par rapport à des règles fixes. Comparez cela à une tâche comme le rapprochement des factures de voyage et de séjour avec les réservations, où des reçus atypiques et des règles peu claires nécessitent bien une évaluation — voir comment le rapprochement des factures de voyage et de séjour avec les réservations se compare à l'automatisation. Moins une tâche exige d'interprétation, plus une prise en charge complète devient possible, au-delà d'un simple contrôle.
Le résultat n'est pas que le rôle disparaît, mais que la nature du travail évolue. Le suivi de chaque réservation individuelle et la résolution manuelle des doubles réservations simples sont la partie la plus susceptible d'être reprise, à condition que le système de réservation soit relié aux agendas. L'évaluation des situations exceptionnelles, le traitement des demandes particulières et la surveillance de l'organisation générale des installations restent, pour l'instant en tout cas, du ressort d'un être humain. Dans une entreprise sans systèmes connectés, peu de choses changent, jusqu'à ce que cette connexion existe. Dans une entreprise qui dispose de cette connexion, le travail bascule de l'exécution vers le contrôle.
Pour déterminer ce qu'il en est pour votre propre organisation, il est utile de d'abord examiner ce qu'une fourchette dit et ne dit pas dans ce type d'estimations — vous pouvez le lire sur la page consacrée à ce qu'une fourchette dit et ne dit pas. Si vous souhaitez une première indication pour votre propre entreprise, vous pouvez faire le quickscan gratuit : douze questions, sans compte, avec une indication de la part des heures de votre profil qui peut aujourd'hui être reprise par l'IA. Le scan de travail complet, qui détaille le travail d'une entreprise tâche par tâche, est encore en construction et n'est pas disponible pour le moment.
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