Das Reservieren von Besprechungsräumen wirkt wie eine kleine Aufgabe, besteht aber aus einer Reihe von Schritten, die nicht alle in dieselbe Kategorie fallen. Ein Teil davon wird derzeit bereits vollständig von Software erledigt, ohne dass eine Office Managerin oder ein Office Manager hinschauen muss. Ein anderer Teil läuft über ein System, das einen Vorschlag macht, woraufhin ein Mensch genehmigt oder ablehnt. Und ein kleiner Teil bleibt Handarbeit, auch bei Unternehmen, die ansonsten alles automatisiert haben. Diese Seite erklärt, welcher Teil wohin gehört, und warum.
Eine Reservierung folgt einem festen Muster: Ist der Raum frei, passt die Kapazität, ist die Ausstattung verfügbar, gibt es keine Doppelbuchung. Das ist genau die Art von Logik, die Software seit Jahrzehnten beherrscht, sofern die Kalender und das Reservierungssystem miteinander verbunden sind. Bei einem Unternehmen, in dem alle über Outlook oder Google Calendar buchen und das Reservierungssystem daran angeschlossen ist, ist ein Konflikt zwischen zwei Buchungen eine Prüfung, die eine Maschine schneller und fehlerfreier durchführt als ein Mensch, der zwischen zwei Bildschirmen hin- und herklickt. Fehlt diese Verbindung, und arbeitet ein Teil des Unternehmens noch mit einem Whiteboard oder einer losen Excel-Datei, dann endet die Automatisierung bereits an der Haustür: Es gibt dann schlicht keine zuverlässige Datenquelle, auf die reagiert werden kann.
Bei einem Unternehmen mit ein paar Besprechungsräumen und einer Handvoll Reservierungen pro Woche lohnt sich Automatisierung kaum: Die Zeit, die eine Office Managerin oder ein Office Manager dafür aufwendet, fällt kaum ins Gewicht. Bei einer Organisation mit mehreren Standorten, Dutzenden Räumen und Hunderten Buchungen pro Woche liegt das anders. Dort ist die Aufgabe repetitiv genug, um ein System laufen zu lassen, das kontinuierlich die Verfügbarkeit prüft, Konflikte meldet und automatisch eine Alternative vorschlägt. Das ist auch der Grund, warum diese Art von Automatisierung häufig zusammen mit verwandten Aufgaben eingeführt wird, wie dem Empfangen und Anmelden von Besuchern oder dem Verwalten der Kalender von Kolleginnen und Kollegen: Die zugrunde liegenden Systeme und Verbindungen sind teilweise dieselben.
Eine Doppelbuchung eines Besprechungsraums ist meist eine Unannehmlichkeit, keine Katastrophe: Jemand verschiebt den Termin oder sucht einen anderen Raum. Das macht die gewöhnliche Reservierung für vollständige Automatisierung geeignet. Aber nicht jede Situation ist gewöhnlich. Eine Vorstandssitzung, die versehentlich verschoben wird, ein Kunde, der am falschen Standort empfangen wird, ein Videokonferenzsystem, das im entscheidenden Moment nicht zusammen mit dem Raum reserviert wurde: Das sind Fehler mit Folgen, die über Unannehmlichkeiten hinausgehen. Bei solchen Ausnahmen ist Aufsicht mit menschlicher Genehmigung die logische Einrichtung: Das System meldet den Konflikt oder die besondere Situation, und ein Mensch entscheidet. Das ist dieselbe Logik, die bei dem Überwachen des Fortschritts von Zielen und Projekten gilt: Routinesignale automatisch abwickeln, Abweichungen vorlegen.
Anders als bei Aufgaben, bei denen ein Kunde oder eine externe Partei direkt mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter kommuniziert, ist eine Raumreservierung meist ein interner Prozess. Es gibt keine sensible Kundenbeziehung, die eine menschliche Stimme erfordert, und es gibt selten Compliance-Regeln, die eine bestimmte Vorgehensweise vorschreiben. Das ist einer der Gründe, warum sich diese Aufgabe einfacher automatisieren lässt als beispielsweise das Sortieren und Verteilen eingehender Post, wo abweichende Poststücke und vertrauliche Umschläge durchaus einen Beurteilungsmoment erfordern — siehe wie sich das Sortieren und Verteilen eingehender Post zur Automatisierung verhält.
Es gibt kein kreatives Element bei der Bestimmung, ob ein Raum frei ist. Dieser niedrige Wert auf der Achse Kreativität ist kein Mangel der Aufgabe, sondern genau der Grund, warum sich diese Aufgabe so gut automatisieren lässt: Es ist keine Interpretation nötig, nur eine Prüfung gegen feste Regeln. Vergleichen Sie das mit einer Aufgabe wie dem Abgleichen von Reise- und Aufenthaltsrechnungen mit Buchungen, wo abweichende Belege und unklare Regeln durchaus Beurteilung erfordern — siehe wie sich das Abgleichen von Reise- und Aufenthaltsrechnungen mit Buchungen zur Automatisierung verhält. Je weniger Interpretation eine Aufgabe erfordert, desto eher ist die vollständige Übernahme möglich statt nur Aufsicht.
Das Ergebnis ist nicht, dass die Rolle verschwindet, sondern dass sich der Charakter der Arbeit verschiebt. Das Nachverfolgen jeder einzelnen Buchung und das manuelle Lösen einfacher Doppelbuchungen ist der Teil, der am ehesten für eine Übernahme geeignet ist, sofern das Reservierungssystem mit den Kalendern verbunden ist. Die Beurteilung von Ausnahmesituationen, die Bearbeitung besonderer Anfragen und die Überwachung der gesamten Einteilung der Einrichtungen bleibt, zumindest vorerst, etwas, das ein Mensch im Blick behält. Bei einem Unternehmen ohne verbundene Systeme ändert sich wenig, bis diese Verbindung besteht. Bei einem Unternehmen, das diese Verbindung bereits hat, verschiebt sich die Arbeit vom Ausführen zum Kontrollieren.
Um zu bestimmen, wie dies für Ihre eigene Organisation aussieht, ist es sinnvoll, zunächst zu betrachten, was eine Bandbreite bei solchen Einschätzungen aussagt und was nicht — das lesen Sie auf der Seite darüber, was eine Bandbreite aussagt und was nicht. Möchten Sie eine erste Einschätzung für Ihr eigenes Unternehmen, dann können Sie den kostenlosen Quickscan durchführen: zwölf Fragen, ohne Konto, mit einer Angabe, welcher Teil der Stunden in Ihrem Profil heute bereits von KI übernommen werden kann. Der vollständige Werkscan, der die Arbeit eines Unternehmens Aufgabe für Aufgabe aufschlüsselt, befindet sich noch im Aufbau und ist derzeit nicht verfügbar.
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