Reservar salas de reuniones parece una tarea pequeña, pero consta de una serie de pasos que no todos entran en la misma categoría. Una parte de ello ya la gestiona en este momento completamente el software, sin que un office manager tenga que intervenir. Otra parte pasa por un sistema que hace una propuesta, tras lo cual una persona aprueba o rechaza. Y una pequeña parte sigue siendo trabajo humano, incluso en empresas que han automatizado todo lo demás. Esta página explica qué parte cae dónde, y por qué.
Una reserva sigue un patrón fijo: ¿está la sala libre?, ¿se ajusta a la capacidad?, ¿está disponible el equipamiento?, ¿no hay una doble reserva? Ese es exactamente el tipo de lógica que el software puede manejar desde hace décadas, siempre que las agendas y el sistema de reservas estén conectados entre sí. En una empresa donde todos reservan a través de Outlook o Google Calendar y el sistema de reservas está conectado a ello, un conflicto entre dos reservas es una comprobación que una máquina realiza más rápido y sin errores que una persona que hace clic entre dos pantallas. Si falta esa conexión, y una parte de la empresa todavía trabaja con una pizarra blanca o un archivo Excel suelto, la automatización se detiene en la puerta de entrada: simplemente no hay entonces una fuente de datos fiable a la que reaccionar.
En una empresa con un par de salas de reuniones y un puñado de reservas por semana, la automatización apenas es rentable: el tiempo que un office manager dedica a llevarlo al día es insignificante. En una organización con varias sedes, decenas de salas y cientos de reservas por semana, la situación es distinta. Allí la tarea es lo suficientemente repetitiva como para hacer funcionar un sistema que compruebe continuamente la disponibilidad, señale conflictos y proponga automáticamente una alternativa. Esta es también la razón por la que este tipo de automatización a menudo se implementa junto con tareas relacionadas como recibir y registrar visitantes o gestionar las agendas de compañeros: los sistemas y conexiones subyacentes son en parte los mismos.
Una doble reserva de una sala de reuniones suele ser una molestia, no un desastre: alguien traslada la cita o busca otra sala. Eso hace que la reserva ordinaria sea apta para la automatización completa. Pero no todas las situaciones son ordinarias. Una reunión del consejo que se traslada por error, un cliente al que se recibe en la ubicación equivocada, un sistema de videoconferencia que no se ha reservado junto con la sala en el momento crucial: son errores con consecuencias que van más allá de la molestia. En ese tipo de excepciones, la supervisión con aprobación humana es la organización lógica: el sistema señala el conflicto o la situación especial, y una persona decide. Es la misma lógica que se aplica en el seguimiento del progreso de objetivos y proyectos: gestionar automáticamente las señales rutinarias, presentar las desviaciones a una persona.
A diferencia de tareas en las que un cliente o parte externa se comunica directamente con un empleado, una reserva de sala suele ser un proceso interno. No hay una relación sensible con un cliente que requiera una voz humana, y rara vez hay normas de cumplimiento que prescriban un enfoque específico. Esta es una de las razones por las que esta tarea es más fácil de automatizar que, por ejemplo, clasificar y distribuir el correo entrante, donde el correo atípico y los sobres confidenciales sí requieren un momento de valoración — véase cómo se relaciona la clasificación y distribución del correo entrante con la automatización.
No hay ningún elemento creativo en determinar si una sala está libre. Esa puntuación baja en el eje de la creatividad no es una carencia de la tarea, es precisamente la razón por la que esta tarea se presta tan bien a la automatización: no se necesita interpretación, solo una comprobación contra reglas fijas. Compárese eso con una tarea como cotejar facturas de viajes y estancias con las reservas, donde los recibos atípicos y las normas poco claras sí requieren valoración — véase cómo se relaciona el cotejo de facturas de viajes y estancias con las reservas con la automatización. Cuanta menos interpretación requiera una tarea, antes será posible la asunción completa en lugar de solo la supervisión.
El resultado no es que el puesto desaparezca, sino que cambia el carácter del trabajo. Llevar el control de cada reserva individual y resolver manualmente las dobles reservas sencillas es la parte más susceptible de asunción, siempre que el sistema de reservas esté conectado a las agendas. Evaluar situaciones excepcionales, gestionar solicitudes especiales y vigilar la distribución general de las instalaciones sigue siendo, al menos por ahora, algo que supervisa una persona. En una empresa sin sistemas conectados, cambia poco, hasta que esa conexión exista. En una empresa que sí dispone de esa conexión, el trabajo se desplaza de la ejecución al control.
Para determinar cómo se aplica esto a su propia organización, es útil primero ver qué dice y qué no dice una banda de estimación en este tipo de valoraciones — puede leerlo en la página sobre lo que dice una banda de estimación y lo que no. Si desea una primera indicación para su propia empresa, puede hacer el quickscan gratuito: doce preguntas, sin necesidad de cuenta, con una indicación de qué parte de las horas de su perfil se puede asumir hoy con IA. El análisis de trabajo completo, que desglosa el trabajo de una empresa tarea por tarea, todavía está en construcción y no está disponible en este momento.
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