Atliekant pristatymą ar grąžinimą, reikia sukurti etiketes, važtaraščius, o kartais ir muitinės dokumentus. Tai vyksta remiantis duomenimis, kurie jau kažkur yra sistemoje: adresas, svoris, turinys, paskirties vieta. Klausimas yra, ar DI gali perimti šį procesą ir kokia dalis užsakymų tvarkytojo ar logistikos darbuotojo darbo valandų dėl to atsilaisvina.
Atsakymas yra taip, su viena pastaba. Tai viena iš tų užduočių, kurioms net nereikia naujausių DI modelių: pakanka robotizuoto proceso automatizavimo (RPA), ir daugelis įmonių jau taip dirba.
Lemiamą reikšmę turi trys ašys: struktūrizuotumas, apimtis ir sprendimų laisvė.
Struktūrizuotumas įvertintas 5 balais. Siuntimo etiketė turi fiksuotą formatą, važtaraštis turi fiksuotą formatą, muitinės dokumentas turi fiksuotą formatą, kurį nustato pati muitinė. Nereikia jokios interpretacijos dėl to, kas turi būti dokumente – tai nustatyta šablone ir įvesties duomenyse.
Apimtis taip pat įvertinta 5 balais. Tai ne užduotis, kuri pasitaiko kelis kartus per savaitę; tam tikro dydžio įmonėje kalbama apie dešimtis ar tūkstančius siuntų per dieną. Kuo didesnė apimtis, tuo didesnis laiko sutaupymas kiekviename automatizuotame žingsnyje ir tuo greičiau atsiperka investicijos į sujungimus.
Sprendimų laisvė įvertinta 5 balais, o tai šiuo atveju yra palanku: čia mažai ką reikia svarstyti. Sistema žino svorį, paskirties vietą ir siuntos tipą, ir iš to mechaniškai išplaukia, koks dokumentas su kokiu turiniu turi būti sugeneruotas. Nėra situacijos, kai darbuotojui reikėtų vertinti, koks dokumentas yra geriausias – tokio klausimo tiesiog nėra.
Kūrybiškumas įvertintas 5 balais, o tai šiuo atveju reiškia, kad kūrybiškumo nereikia – tai čia privalumas, o ne trūkumas. Kliento kontaktas įvertintas 4 balais: kuriant šiuos dokumentus paprastai nėra tiesioginio kontakto, nors adreso pakeitimas gali ateiti per kliento užklausą, o tai susieja šią užduotį su tuo, kas vyksta ir tikrinant bei komunikuojant užsakymo statusą.
Fizinis aspektas įvertintas 3 balais, ir būtent dėl to tai nėra visiškai biuro darbo užduotis: etiketę galiausiai reikia priklijuoti ant dėžės, o tai išlieka žmogaus darbu, arba darbu kitokio pobūdžio automatui nei DI. Pats dokumento generavimas yra skaitmeninis; jo priklijavimas – ne.
Klaidų kaina ir atitiktis reikalavimams abu įvertinti 3 balais, ir tam reikia skirti dėmesio. Neteisingas adresas važtaraštyje kainuoja grąžinamą siuntą. Netinkamas muitinės dokumentas gali sustabdyti siuntą pasienyje, dėl ko kyla baudos ar vėlavimai. Tai nėra toks katastrofiškas rizikos lygis kaip finansinės atskaitomybės atveju – todėl vidutinis įvertinimas – tačiau tai nėra ir nesvarbu. Štai kodėl šios užduoties sąlyga nėra nesvarbi: dokumentų generavimas yra tik toks geras, kaip duomenys, kuriais jis remiasi.
Internetinė parduotuvė, kuri siunčia tik šalies viduje ir turi vieną fiksuotą sujungimą su siuntimo partneriu, šiandien gali beveik visiškai automatizuoti šį procesą: adresas iš užsakymų sistemos, svoris iš sandėlio valdymo sistemos (WMS), etiketė automatiškai sukuriama, kai tik užsakymas supakuojamas. Darbuotojas atlieka tik atrankinę patikrą, o ne kiekvienos eilutės tikrinimą.
Įmonė, kuri siunčia tarptautiniu mastu, su skirtingomis muitinės taisyklėmis kiekvienoje šalyje ir produktais, priskiriamais skirtingiems HS kodams, susiduria su sudėtingesniu scenarijumi. Pagrindiniai dokumentai vis dar gali būti generuojami automatiškai, tačiau produktų klasifikavimas muitinės tikslais kartais reikalauja papildomos patikros, kurios negalima tiesiog perleisti scenarijui. Ten užduotis pasislenka nuo „DI gali tai perimti“ prie „iš dalies, su žmogaus priežiūra, kuri patvirtina arba atmeta su pagrindimu“ – būtent tai vidurinė kategorija, kuri sudėtingesniuose siuntimo srautuose pasitaiko dažniau nei paprastuose.
Dvi sąlygos nėra pasirenkamos. Pirmoji – tai sujungimas su siuntimo partneriu: be API ryšio tarp savo sistemos ir vežėjo sistemos, kažkam vis tiek tenka duomenis perrašinėti ranka, ir tuomet naudos lieka mažai. Antroji – teisingi adreso duomenys jau įvesties etape. Jei užsakymas jau su neteisingu adresu patenka į sistemą – o tai susiję su tuo, kaip tas užsakymas buvo įvestas, kaip matyti užsakymų įvedimo į sistemą atveju – tuomet dokumentų generavimas nepriekaištingai sukurs klaidingą dokumentą. Taigi šio žingsnio kokybė iš dalies priklauso nuo prieš tai einančių žingsnių, lygiai taip pat, kaip kliento komunikacijos kokybė priklauso nuo to, kiek naujausi yra kliento duomenys CRM sistemoje.
Užsakymų tvarkytojui ar logistikos darbuotojui, kuriam dokumentų generavimas sudaro didelę dalį darbo užduočių, tai viena iš tų užduočių, kuriose jau šiandien galima atlaisvinti didelę dalį darbo valandų – ne kiekvienoje įmonėje tokia pačia apimtimi, ir ne be minėtų sujungimų sutvarkymo. Įmonėse su tarptautinėmis siuntomis ši dalis yra mažesnė, nes dokumentų atitikties reikalavimams patikra išlieka žmogaus darbu.
Ką tai reiškia pareigybei ar etatų skaičiui, nėra klausimas, į kurį atsako šis puslapis: kokie teisiniai reikalavimai galioja priimant su personalu susijusius sprendimus, turi įvertinti pats darbdavys.
Norint pamatyti, kaip tai atrodytų jūsų pačių užsakymų procese, galima naudotis nemokamu greituoju testu: dvylika klausimų, be paskyros, su nuoroda, kokia dalis šio profilio darbo valandų šiandien gali būti perimta DI. Visas darbo analizės įrankis, kuris išnagrinėja visos įmonės darbą užduotis po užduoties, dar kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.