At reservere mødelokaler virker som en lille opgave, men består af en række trin, der ikke alle falder i samme kategori. En del af det bliver på nuværende tidspunkt allerede fuldstændigt håndteret af software, uden at en office manager behøver at kigge på det. En anden del går via et system, der stiller et forslag, hvorefter et menneske godkender eller afviser. Og en lille del forbliver menneskeligt arbejde, også hos virksomheder der ellers har automatiseret alt. Denne side forklarer, hvilken del hører hvor, og hvorfor.
En reservering følger et fast mønster: er lokalet ledigt, passer kapaciteten, er udstyret tilgængeligt, er der ingen dobbeltbooking. Det er præcis den type logik, software har kunnet klare i årtier, forudsat at kalendere og reservationssystemet er koblet sammen. Hos en virksomhed, hvor alle booker via Outlook eller Google Calendar, og reservationssystemet er tilsluttet dette, er en konflikt mellem to bookinger en kontrol, som en maskine udfører hurtigere og mere fejlfrit end et menneske, der klikker mellem to skærme. Mangler den kobling, og arbejder en del af virksomheden stadig med en whiteboard eller en løs Excel-fil, så stopper automatiseringen ved indgangen: der er simpelthen ikke en pålidelig datakilde at reagere på.
Hos en virksomhed med et par mødelokaler og en håndfuld reservationer om ugen giver automatisering næsten intet udbytte: den tid en office manager bruger på at holde styr på det er ubetydelig. Hos en organisation med flere lokationer, snesevis af lokaler og hundredvis af bookinger om ugen ser det anderledes ud. Der er opgaven repetitiv nok til at lade et system køre, der løbende tjekker tilgængelighed, signalerer konflikter og automatisk foreslår et alternativ. Det er også grunden til, at denne type automatisering ofte indføres samtidig med relaterede opgaver som modtagelse og registrering af gæster eller administration af kollegers kalendere: de underliggende systemer og koblinger er delvist de samme.
En dobbeltbooking af et mødelokale er som regel en ulejlighed, ikke en katastrofe: nogen flytter mødet eller finder et andet lokale. Det gør den almindelige reservering egnet til fuld automatisering. Men ikke alle situationer er almindelige. Et bestyrelsesmøde, der ved en fejl bliver flyttet, en kunde der bliver modtaget på den forkerte lokation, et videokonferencesystem der ikke er reserveret sammen med lokalet på det afgørende tidspunkt: det er fejl med konsekvenser, der går videre end ulejlighed. Ved den type undtagelser er tilsyn med menneskelig godkendelse den logiske indretning: systemet signalerer konflikten eller den særlige situation, og et menneske beslutter. Det er den samme logik, der gælder ved overvågning af fremskridt for mål og projekter: rutinemæssige signaler afhandles automatisk, afvigelser forelægges.
I modsætning til opgaver, hvor en kunde eller ekstern part kommunikerer direkte med en medarbejder, er en lokalereservation som regel en intern proces. Der er ingen følsom kunderelation, der kræver en menneskelig stemme, og der er sjældent compliance-regler, der foreskriver en specifik fremgangsmåde. Det er en af grundene til, at denne opgave er lettere at automatisere end for eksempel sortering og fordeling af indgående post, hvor afvigende postforsendelser og fortrolige kuverter kræver et vurderingsmoment — se hvordan sortering og fordeling af indgående post forholder sig til automatisering.
Der er ikke noget kreativt element i at afgøre, om et lokale er ledigt. Den lave score på kreativitetsaksen er ikke en mangel ved opgaven, det er netop grunden til, at denne opgave lader sig automatisere så godt: der er ikke behov for tolkning, kun en kontrol mod fastsatte regler. Sammenlign det med en opgave som at matche rejse- og opholdsfakturaer med bookinger, hvor afvigende kvitteringer og uklare regler kræver vurdering — se hvordan matchning af rejse- og opholdsfakturaer med bookinger forholder sig til automatisering. Jo mindre tolkning en opgave kræver, jo hurtigere er fuld overtagelse mulig i stedet for kun tilsyn.
Resultatet er ikke, at rollen forsvinder, men at arbejdets karakter forskydes. At holde styr på hver enkelt booking og manuelt løse simple dobbeltbookinger er den del, der er mest tilbøjelig til overtagelse, forudsat at reservationssystemet er koblet til kalenderne. At vurdere undtagelsessituationer, håndtere særlige anmodninger og overvåge den samlede indretning af faciliteter forbliver, i hvert fald for nu, noget et menneske kigger på. Hos en virksomhed uden koblede systemer ændrer der sig ikke meget, før den kobling er på plads. Hos en virksomhed der har den kobling, forskydes arbejdet fra udførelse til kontrol.
For at afgøre, hvordan dette forholder sig for Deres egen organisation, er det nyttigt først at se på, hvad en bandbredde i den type vurderinger siger og ikke siger — det kan De læse på siden om hvad en bandbredde siger og ikke siger. Ønsker De en første indikation for Deres egen virksomhed, kan De tage den gratis quickscan: tolv spørgsmål, uden konto, med en indikation af, hvilken del af timerne i Deres profil der i dag kan overtages af AI. Den fulde arbejdsscan, som gennemgår en virksomheds arbejde opgave for opgave, er stadig under udvikling og er på nuværende tidspunkt ikke tilgængelig.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.