Viele Unternehmen beurteilen die KI-Übernahme von Arbeit, als ginge es nur um die Aufgabe selbst: wie repetitiv sie ist, wie viel Kundenkontakt sie enthält, wie hoch die Fehlerkosten sind. Das stimmt, aber es gibt einen Faktor, der quer durch all das läuft und der selten benannt wird: ob die Systeme, in denen diese Arbeit stattfindet, miteinander sprechen. Eine Aufgabe, die für sich genommen ausgezeichnet für eine KI-Übernahme geeignet ist, kann in der Praxis Handarbeit bleiben, weil die Daten, die zur Ausführung der Aufgabe benötigt werden, verteilt sind über ein CRM, ein Buchhaltungspaket, eine separate Excel-Datei und den Posteingang eines einzelnen Mitarbeiters.
Die acht Achsen, anhand derer wir Arbeit beurteilen, betreffen die Art der Aufgabe: wie viel Entscheidungsspielraum, wie viel Variation, wie viel Aufsicht nötig ist. Die Systemverknüpfung ist keine dieser Achsen, beeinflusst aber mehrere davon gleichzeitig. Eine Aufgabe, die aufgrund von Entscheidungsspielraum und Wiederholbarkeit vollständig übernehmbar wäre, verschiebt sich bei fehlender Verknüpfung in eine Kategorie mit menschlichem Toezicht, nicht weil sich die Beurteilung der Aufgabe ändert, sondern weil ein zusätzlicher Schritt entsteht, den niemand eingeplant hatte: Jemand muss Daten abschreiben, exportieren oder verifizieren, bevor KI mit der eigentlichen Aufgabe beginnen kann.
Das verändert die Fte-Berechnung auf eine bestimmte Weise. Die freiwerdende Zeit ist nicht die volle Dauer der Aufgabe, sondern die Dauer minus die Zeit, die derzeit schon für das Zusammenstellen von Daten aus verschiedenen Quellen aufgeht. Bei manchen Aufgaben ist das eine Sache von Sekunden, etwa ein einziger Klick auf einen Export. Bei anderen Aufgaben ist das Abschreiben selbst ein wesentlicher Teil der Arbeit, wodurch der Gewinn der KI-Übernahme gering ausfällt, solange die Verknüpfung fehlt.
Nicht jede Arbeit ist gleich empfindlich für entkoppelte Systeme. Aufgaben, die vollständig innerhalb eines einzigen Systems ablaufen, etwa das Verfassen eines Textes in einem einzigen Textverarbeitungsprogramm oder das Beantworten einer Frage auf Basis einer einzigen Wissensdatenbank, sind kaum betroffen. Fragen, die Mitarbeiter an die HR stellen fallen häufig in diese Kategorie: Die benötigte Information steht in einem einzigen Personalsystem oder einer einzigen Regelung, und die Verknüpfung zu anderen Systemen ist nur begrenzt nötig.
Aufgaben, die hingegen empfindlich sind, sind solche, bei denen Daten aus mehreren Quellen zusammengeführt werden, bevor etwas Sinnvolles gesagt oder getan werden kann. Ein Angebot, das Daten aus einem Vorratssystem, einer Preisliste und einer Kundengeschichte benötigt, ist dafür ein Beispiel, besonders wenn viel Individualisierung in der Arbeit steckt und jedes Angebot eine andere Kombination von Quellen betrifft. Auch Arbeit, in der viel Kundenkontakt steckt, ist empfindlich, weil ein Mitarbeiter oder ein KI-System während dieses Kontakts oft mehrere Systeme konsultieren muss, um eine vollständige Antwort zu geben.
Bei Arbeit mit hohen Fehlerkosten wiegt Entkopplung besonders schwer, nicht weil die Aufgabe selbst risikoreicher wird, sondern weil ein Fehler, der durch ein falsch abgeschriebenes oder übersehenes Datum entsteht, schwerer nachzuvollziehen ist als ein Fehler innerhalb eines einzigen Systems. Wer mit Aufgaben arbeitet, bei denen Fehler teuer ausfallen, tut gut daran, die Quellenfrage getrennt von der Ausführungsfrage zu betrachten: Liegt das Problem bei der Aufgabe, oder liegt es bei der Zulieferung.
Zwei Unternehmen mit identischer Arbeit kommen auf dieser Achse zu unterschiedlichen Ergebnissen aus einem Grund, der nichts mit der Aufgabe zu tun hat: das Alter und die Herkunft der Systeme. Ein Unternehmen, das in den vergangenen Jahren durch Übernahmen gewachsen ist, arbeitet häufig mit mehreren Systemen, die nie für die Zusammenarbeit konzipiert wurden. Ein Unternehmen, das von Beginn an mit einer einzigen integrierten Plattform arbeitet, hat dieses Problem nicht, obwohl es exakt dieselben Aufgaben ausführt.
Ein zweiter Grund liegt bei der Aufsicht. Arbeit, die unter externer Aufsicht steht, verlangt oft einen festgelegten Pfad von Daten durch Systeme hindurch, mit einer festen Reihenfolge von Genehmigungen. Wer Arbeit verrichtet, die unter Aufsicht steht, kann die Verknüpfung dadurch nicht immer nach eigenem Ermessen lösen: Der festgelegte Pfad ist manchmal selbst der Grund, warum Systeme getrennt bleiben, auch wenn eine Verknüpfung technisch möglich wäre.
Ein dritter Grund ist das Ausmaß, in dem Mitarbeiter selbst bereits mit KI-Hilfsmitteln arbeiten und wo sie das melden oder nicht. Ohne eine Grundlage aus verpflichtender KI-Kompetenz entstehen lose, individuelle Lösungen: Der eine Mitarbeiter kopiert Daten manuell in ein KI-Tool, der andere tut das nicht. Das macht das Ergebnis der Beurteilung abhängig davon, wer zu diesem Zeitpunkt arbeitet, nicht von der Aufgabe selbst.
Die Schlussfolgerung ist nicht, dass entkoppelte Systeme eine KI-Übernahme unmöglich machen. Die Schlussfolgerung ist, dass die Systemfrage getrennt von der Aufgabenfrage beurteilt werden muss, weil sonst zwei ganz unterschiedliche Probleme miteinander verwechselt werden: eine Aufgabe, die KI nicht bewältigen kann, und eine Aufgabe, die KI durchaus bewältigen kann, sobald die Daten an einem Ort zusammengeführt sind. Diese Unterscheidung bestimmt, ob die Lösung bei der Arbeit selbst liegt oder bei der Infrastruktur dahinter.
Um zu sehen, wie sich das für Ihre eigene Situation auswirkt, lässt sich ein erster Anhaltspunkt über den kostenlosen Quickscan gewinnen: zwölf Fragen, ohne Konto, mit einer Angabe, welcher Anteil der Stunden in Ihrem Profil heute durch KI übernommen werden kann. Der vollständige Werkscan, der Aufgaben anhand aller acht Achsen einschließlich der Systemfrage auseinanderlegt, befindet sich noch im Aufbau. Was heute bereits vorhanden ist, liefert ein erstes, vorläufiges Bild, keine endgültige Antwort.
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