Muchas empresas evalúan la asunción de trabajo por parte de la IA como si solo se tratara de la tarea en sí misma: qué tan repetitiva es, cuánto contacto con clientes implica, cuán altos son los costes de error. Eso es correcto, pero hay un factor que atraviesa todo esto y que rara vez se menciona: si los sistemas en los que se realiza ese trabajo se comunican entre sí. Una tarea que en sí misma es excelente candidata para la asunción por IA puede en la práctica seguir siendo trabajo humano porque los datos necesarios para ejecutarla están dispersos en un CRM, un paquete de contabilidad, un archivo de Excel suelto y la bandeja de entrada de un solo empleado.
Los ocho ejes en los que evaluamos el trabajo tratan sobre la naturaleza de la tarea: cuánto margen de decisión, cuánta variación, cuánta supervisión se necesita. La conexión entre sistemas no es ninguno de esos ejes, pero influye en varios a la vez. Una tarea que, según el margen de decisión y la repetibilidad, sería completamente asumible, se desplaza, al faltar la conexión, hacia una categoría con supervisión humana, no porque cambie la evaluación de la tarea, sino porque surge un paso adicional que nadie había previsto: alguien debe transcribir, exportar o verificar datos antes de que la IA pueda comenzar con la tarea propiamente dicha.
Eso modifica el cálculo de fte de una manera específica. El tiempo que se libera no es la duración completa de la tarea, sino la duración menos el tiempo que ya se dedica actualmente a recopilar datos de distintas fuentes. En algunas tareas se trata de una cuestión de segundos, por ejemplo pulsar un botón para hacer una exportación. En otras tareas, la transcripción en sí es una parte sustancial del trabajo, con lo que la ganancia de la asunción por IA resulta pequeña mientras falte la conexión.
No todo el trabajo es igual de sensible a los sistemas desconectados. Las tareas que se desarrollan completamente dentro de un solo sistema, como redactar un texto en un único procesador de texto o responder una pregunta con base en una única base de conocimientos, apenas se ven afectadas. Las preguntas que los empleados plantean a RR. HH. suelen pertenecer a esta categoría: la información necesaria se encuentra en un único sistema de personal o una única normativa, y la conexión con otros sistemas apenas es necesaria.
Las tareas que sí son sensibles son aquellas en las que se reúnen datos de varias fuentes antes de poder decir o hacer algo con sentido. Un presupuesto que necesita datos de un sistema de inventario, una lista de precios y un historial de clientes es un ejemplo de ello, sobre todo cuando hay mucho trabajo a medida en el trabajo y cada presupuesto involucra una combinación distinta de fuentes. También es sensible el trabajo en el que hay mucho contacto con clientes, porque un empleado o un sistema de IA a menudo debe consultar varios sistemas durante ese contacto para dar una respuesta completa.
En el trabajo con costes de error elevados, la desconexión pesa aún más, no porque la tarea en sí se vuelva más arriesgada, sino porque un error que surge de un dato mal transcrito o pasado por alto es más difícil de rastrear que un error dentro de un único sistema. Quien trabaja con tareas en las que los errores salen caros hace bien en analizar por separado la cuestión del origen de los datos y la cuestión de la ejecución: ¿el problema es la tarea, o es el suministro de datos?
Dos empresas con trabajo idéntico llegan a resultados distintos en este eje por una razón que nada tiene que ver con la tarea: la antigüedad y el origen de los sistemas. Una empresa que ha crecido en los últimos años mediante adquisiciones a menudo trabaja con varios sistemas que nunca fueron diseñados para colaborar entre sí. Una empresa que desde el principio trabaja con una única plataforma integrada no tiene ese problema, aunque ejecute exactamente las mismas tareas.
Una segunda razón está en la supervisión. El trabajo sujeto a supervisión externa a menudo exige una ruta fija de datos a través de los sistemas, con un orden establecido de aprobaciones. Quien realiza trabajo sujeto a supervisión no siempre puede resolver la conexión a su propio criterio: la ruta establecida es en ocasiones la propia razón por la que los sistemas permanecen separados, incluso cuando una conexión sería técnicamente posible.
Una tercera razón es la medida en que los propios empleados ya trabajan con herramientas de IA y en qué medida lo informan o no. Sin una base de alfabetización obligatoria en IA surgen soluciones sueltas e individuales: un empleado copia datos manualmente a una herramienta de IA, otro no lo hace. Eso hace que el resultado de la evaluación dependa de quién esté trabajando en ese momento, no de la tarea en sí.
La conclusión no es que los sistemas desconectados hagan imposible la asunción por IA. La conclusión es que la cuestión de los sistemas debe evaluarse por separado de la cuestión de la tarea, porque de lo contrario se confunden dos problemas muy distintos: una tarea que la IA no puede manejar, y una tarea que la IA sí puede manejar en cuanto los datos estén en un solo lugar. Esa distinción determina si la solución está en el trabajo en sí o en la infraestructura que lo rodea.
Para ver cómo se traduce esto en su propia situación, puede obtener una primera indicación a través del escaneo rápido gratuito: doce preguntas, sin necesidad de cuenta, con una indicación de qué parte de las horas de su perfil puede asumir hoy la IA. El escaneo de trabajo completo, que desglosa las tareas en los ocho ejes, incluida la cuestión de los sistemas, todavía está en construcción. Lo que hoy ya está disponible ofrece una primera imagen provisional, no una respuesta definitiva.
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