Si tratta qui della registrazione automatica delle ore di ferie maturate e godute, e della visualizzazione di un saldo aggiornato per dipendente. Nessuna valutazione delle richieste di ferie, nessun colloquio con il dipendente: solo l'elaborazione matematica che garantisce che il saldo sia corretto.
Questo compito ottiene un punteggio elevato sui criteri strutturati: strutturazione e volume ricevono entrambi un 5, il margine di giudizio un 1. È esattamente la combinazione in cui l'automazione è più evidente. La maturazione delle ferie segue regole fisse — tante ore per periodo lavorato, in base al tipo di contratto e al rapporto di lavoro — e la fruizione delle ferie è una semplice detrazione. Non è necessaria alcuna interpretazione, nessun caso eccezionale che richieda un giudizio umano. È un calcolo secondo una formula fissa, migliaia di volte al mese, per ogni dipendente.
Anche il contatto con i clienti, il lavoro fisico e la creatività ottengono tutti un 5, il che significa che questi aspetti non costituiscono alcun ostacolo. Non è necessaria alcuna azione fisica, nessun cliente che debba vivere un'esperienza, nessun contributo creativo. I costi degli errori e la conformità si collocano a un livello moderato (3): un saldo errato è fastidioso e deve essere corretto, ma di norma non è un compito con conseguenze legali dirette come può averle, ad esempio, l'elaborazione delle retribuzioni.
Gli assi determinanti sono strutturazione, volume e margine di giudizio. Tutti e tre indicano nella stessa direzione: questo è un compito che l'IA può assumere oggi, sotto forma di rpa (robotic process automation). Non serve un sistema che apprende, non serve un modello che riconosce schemi — semplicemente software che applica le regole di maturazione e aggiorna il saldo non appena vengono richieste o approvate le ferie.
La tenuta del saldo ferie è un compito di calcolo senza eccezioni che richiedano un intervento umano. Una volta che le regole di maturazione per tipo di contratto sono state impostate correttamente — tempo pieno, tempo parziale, lavoratore a chiamata, ciascuno con le proprie percentuali di maturazione — il sistema può tenere autonomamente traccia di quanto una persona ha maturato e goduto. L'addetto alle risorse umane non deve più aggiungere o sottrarre manualmente le ore; il sistema ferie o il sistema HR lo fa automaticamente a ogni variazione.
Un esempio: un dipendente lavora 32 ore alla settimana e ha diritto, secondo il contratto collettivo, a un numero stabilito di ore di ferie all'anno, maturate per periodo lavorato. Ogni mese il sistema somma automaticamente il numero corretto di ore al saldo. Se il dipendente richiede tre giorni di ferie e questi vengono approvati, il sistema sottrae automaticamente quelle ore. Non c'è mai un momento in cui qualcuno debba riflettere sulla quantità corretta — la formula è fissa.
Il risultato dipende comunque da una condizione importante: le regole di maturazione per tipo di contratto devono essere impostate correttamente. Non è un dettaglio da poco. Le aziende con molte forme contrattuali diverse — tempo pieno, tempo parziale, contratti a chiamata, contratti temporanei con maturazione differente — devono programmare correttamente tutte queste regole prima che il sistema possa funzionare in modo affidabile. Se questa impostazione è errata, il sistema calcola in modo impeccabile e veloce, ma con la formula sbagliata. Il compito in sé rimane strutturato e voluminoso, ma il risultato è inutilizzabile finché la configurazione non è corretta.
Questo varia molto da organizzazione a organizzazione. Un'azienda con esclusivamente contratti fissi a tempo pieno ha una configurazione semplice e una bassa probabilità di errori. Un'agenzia di lavoro interinale o un'azienda della ristorazione con molte forme contrattuali variabili — paragonabile alla situazione che emerge anche in cosa può assumere l'IA nella ristorazione — ha un insieme di regole di maturazione molto più complesso, e quindi una maggiore probabilità che qualcosa vada storto nell'impostazione. Anche nel commercio al dettaglio, dove sono frequenti i contratti a tempo parziale e flessibili, l'impostazione deve essere più precisa rispetto a un'organizzazione con contratti uniformi; si veda anche cosa può assumere l'IA nel commercio al dettaglio per capire come i rapporti di lavoro variabili influenzino il grado di automazione.
Questa valutazione riguarda esclusivamente la tenuta del saldo, non la decisione se una richiesta di ferie venga approvata o respinta. Tale decisione riguarda la politica del personale e non rientra in questa descrizione del compito; per essa valgono requisiti legali propri e non è opportuno un giudizio di automazione. Questa pagina non tratta nemmeno delle eventuali conseguenze per l'organico — cosa fa un'organizzazione con la capacità HR liberata è una scelta che spetta all'organizzazione stessa.
Chi desidera saperne di più sulle regole più ampie relative all'uso dell'IA nei processi del personale trova approfondimenti in il regolamento IA e i suoi dipendenti. Per le organizzazioni che guardano anche ai compiti amministrativi nell'ambito finanziario, esistono analisi simili su l'IA può assumere lo scambio di fatture digitali tramite fatturazione elettronica e l'IA può assumere la tenuta del registro di controllo delle modifiche finanziarie, dove entrano in gioco valutazioni simili tra struttura e supervisione.
Questa pagina offre un quadro generale basato sul compito stesso. Come questo si traduce nella sua organizzazione dipende dal numero di forme contrattuali, dalla qualità dell'attuale configurazione del sistema e dalla misura in cui le regole delle ferie sono già state definite. Per una prima indicazione è disponibile la quickscan gratuita di ftetoai: dodici domande, senza account, con un'indicazione della quota di ore nel suo profilo che oggi può essere assunta dall'IA. Una scansione di lavoro completa che approfondisce la sua situazione specifica è ancora in fase di sviluppo.
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