Kyse on kertyneiden ja pidettyjen lomatuntien automaattisesta rekisteröinnistä sekä ajantasaisen saldon näyttämisestä työntekijäkohtaisesti. Ei lomahakemusten arviointia, ei keskustelua työntekijän kanssa: vain laskennallinen käsittely, joka varmistaa saldon oikeellisuuden.
Tämä tehtävä saa korkeat pisteet rakenteisilla kriteereillä: rakenteisuus ja volyymi saavat molemmat arvon 5, harkintavalta arvon 1. Tämä on juuri se yhdistelmä, jossa automatisointi on kaikkein ilmeisintä. Loman kertyminen noudattaa kiinteitä sääntöjä — niin monta tuntia per työskennelty jakso, riippuen sopimustyypistä ja työsuhteesta — ja loman pitäminen on yksinkertainen vähennyserä. Tulkintaa ei tarvita, ei poikkeustapauksia, jotka vaatisivat inhimillistä harkintaa. Kyse on laskemisesta kiinteän kaavan mukaan, tuhansia kertoja kuukaudessa, jokaisen työntekijän kohdalla uudelleen.
Asiakaskontakti, fyysinen työ ja luovuus saavat kaikki myös arvon 5, mikä tarkoittaa, että näistä näkökulmista ei aiheudu minkäänlaisia esteitä. Fyysistä toimenpidettä ei tarvita, ei asiakasta, jonka pitäisi kokea jotakin, ei luovaa panosta. Virhekustannukset ja vaatimustenmukaisuus ovat maltillisella tasolla (3): väärä saldo on ikävä ja vaatii korjaamista, mutta se ei tavallisesti ole tehtävä, jolla olisi suoria oikeudellisia seurauksia niin kuin esimerkiksi palkanlaskennalla voi olla.
Ratkaisevat akselit ovat rakenteisuus, volyymi ja harkintavalta. Kaikki kolme osoittavat samaan suuntaan: tämä on tehtävä, jonka AI voi ottaa hoitaakseen jo tänään, rpa:n (robotic process automation) muodossa. Oppivaa järjestelmää ei tarvita, ei mallia, joka tunnistaa kuvioita — vain ohjelmisto, joka soveltaa kertymissääntöjä ja päivittää saldon, kun lomaa haetaan tai se hyväksytään.
Lomasaldon seuranta on laskentatehtävä, jossa ei ole poikkeuksia, jotka vaatisivat ihmistyötä. Kun kertymissäännöt on asetettu oikein sopimustyypeittäin — kokoaikainen, osa-aikainen, tarvittaessa työhön kutsuttava, joilla on kaikilla omat kertymäprosenttinsa — järjestelmä voi itsenäisesti seurata, mitä henkilö on kerryttänyt ja pitänyt. Henkilöstöhallinnon työntekijän ei enää tarvitse manuaalisesti lisätä tai vähentää tunteja; lomajärjestelmä tai henkilöstöhallinnon järjestelmä tekee sen automaattisesti aina, kun tapahtuu muutos.
Esimerkki: työntekijä työskentelee 32 tuntia viikossa ja on työehtosopimuksen mukaan oikeutettu määrättyyn lomatuntimäärään vuodessa, kertyen työskennellyn jakson mukaan. Järjestelmä lisää joka kuukausi automaattisesti oikean tuntimäärän saldoon. Kun työntekijä hakee kolmea vapaapäivää ja se hyväksytään, järjestelmä vähentää nämä tunnit automaattisesti. Missään vaiheessa kenenkään ei tarvitse pohtia oikeaa määrää — kaava on kiinteä.
Lopputulos riippuu kuitenkin yhdestä tärkeästä edellytyksestä: kertymissäännöt sopimustyypeittäin on asetettava oikein. Se ei ole pieni varaus. Yrityksillä, joilla on paljon erilaisia sopimusmuotoja — kokoaikainen, osa-aikainen, tarvittaessa työhön kutsuttavien sopimukset, määräaikaiset sopimukset poikkeavalla kertymällä — on ohjelmoitava kaikki nämä säännöt oikein, ennen kuin järjestelmä voi toimia luotettavasti. Jos asetus on väärä, järjestelmä laskee virheettömän nopeasti, mutta väärällä kaavalla. Tehtävä itsessään on silti edelleen rakenteinen ja volyymiltään suuri, mutta lopputulos on käyttökelvoton, kunnes konfiguraatio on kunnossa.
Tämä vaihtelee huomattavasti organisaatioittain. Yrityksellä, joka käyttää yksinomaan vakituisia kokoaikaisia sopimuksia, on yksinkertainen konfiguraatio ja pieni virheriski. Henkilöstövuokrausyrityksellä tai ravintola-alan yrityksellä, jolla on paljon vaihtelevia sopimusmuotoja — vastaavaan tilanteeseen viitataan myös sivulla mitä AI voi ottaa hoitaakseen ravintola-alalla — on paljon monimutkaisempi kertymissääntöjen kokonaisuus, ja siten suurempi riski, että jotain menee vikaan käyttöönotossa. Myös vähittäiskaupassa, jossa on paljon osa-aika- ja joustosopimuksia, käyttöönoton on oltava täsmällisempi kuin organisaatiossa, jolla on yhtenäiset sopimukset; katso myös mitä AI voi ottaa hoitaakseen vähittäiskaupassa siitä, miten vaihtelevat työsuhteet vaikuttavat automatisointiasteeseen.
Tämä arvio koskee vain saldon seurantaa, ei päätöstä siitä, hyväksytäänko vai hylätäänkö lomahakemus. Tämä päätös liittyy henkilöstöpolitiikkaan ja jää tämän tehtäväkuvauksen ulkopuolelle; siihen pätevät omat lakisääteiset vaatimukset, ja automatisointiarvio ei ole siinä paikallaan. Tämä sivu ei myöskään käsittele mahdollisia vaikutuksia henkilöstön käyttöön — se, mitä organisaatio tekee vapautuneella henkilöstöhallinnon kapasiteetilla, on organisaation oma valinta.
Ne, jotka haluavat tietää enemmän laajemmista pelisäännöistä AI:n käytössä henkilöstöprosesseissa, löytävät taustatietoa sivulta AI-asetus ja työntekijänne. Organisaatioille, jotka tarkastelevat myös hallinnollisia tehtäviä talouden puolella, on vastaavia analyyseja aiheista voiko AI ottaa hoitaakseen digitaalisten laskujen vaihdon e-laskutuksen kautta ja voiko AI ottaa hoitaakseen taloudellisten muutosten auditlokin ylläpidon, joissa on kyse vastaavista rakenteen ja valvonnan välisistä punninnoista.
Tämä sivu antaa yleiskuvan tehtävän itsensä perusteella. Se, miten tämä toteutuu omassa organisaatiossanne, riippuu sopimusmuotojen määrästä, nykyisen järjestelmän käyttöönoton laadusta ja siitä, missä määrin lomasäännöt on jo kirjattu. Ensimmäisen suuntaviivan saamiseksi on tarjolla ftetoai:n ilmainen pikaskannaus: kaksitoista kysymystä, ei tiliä vaaditaan, ja tuloksena arvio siitä, kuinka suuri osa profiilinne tunneista on AI:n otettavissa hoitaakseen tänä päivänä. Täydellinen työskannaus, joka syventyy tarkemmin teidän erityistilanteeseenne, on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.