Finantskontrollerid ja süsteemihaldurid peavad suutma tõendada, kes on olulistes finantsandmetes millise muudatuse tegi ja millal. See auditi logi on kontrolli ja aruandekohustuse aluseks, nii sisemiselt kui ka audiitori või järelevalveasutuse suunas. Küsimus on, kas AI saab selle logimise üle võtta, või peab inimene selle töö jätkuvalt teha.
See ülesanne saab kõrge hinnangu kolmel teljel, mis on määravad, kuid mitte moel, mida te ehk ootate. See ei ole ülesanne generatiivsele AI-le või nutikale automatiseerimisele koos hindamisvõimega. See on ülesanne RPA-le: reeglipõhisele, deterministlikule tarkvarale, mis registreerib toimuva, ilma tõlgendamiseta.
Muudatus raamatupidamis- või ERP-süsteemis on struktureeritud sündmus: kasutaja muudab summat, kontot või vastaspoolt, kindlal ajahetkel, kindlal väljal. Selles ei ole midagi tõlgendada. Kes muudatuse teostas, mis oli vana väärtus ja mis on uus väärtus, on kõva teave, mille süsteem juba teab muutuse toimumise hetkel.
Lisaks on mahukus suur: keskmise suurusega ERP-süsteemis toimub päevas kümneid kuni sadu muutusi, arveridadest peakonto kohanduste. Käsitsi logimine ei ole sellise mahu juures realistlik ega ka vajalik, kuna süsteem registreerib muudatuse juba selle toimumise hetkel. See on täpselt selline ülesanne, mille jaoks RPA on loodud: suur mahukus, täielikult struktureeritud, otsustusvõimet ei ole vaja.
Vastavuse telg saab hinde 1, ehk kaldub hoolimatu automatiseerimise suhtes just ebasoodsaks, ja see on oluline signaal. Siin ei ole tegemist vastavusega, mis muudab AI kasutamise keeruliseks, vaid vastavusega, mis nõuab, et logimine oleks vettpidav, muutmatu ja tõendatavalt usaldusväärne. Auditi logil, mida saab ise manipuleerida, ei ole audiitori või järelevalveasutuse jaoks väärtust. See tähendab, et tehnika ise ei loe, kuni raamtingimused ei ole korras: süsteem peab logima automaatselt, ja logifailid peavad olema säilitatud muutmatul kujul, väljaspool selle kasutaja käeulatust, kes muudatuse tegi.
Otsustusruum saab hinde 4: peaaegu ei ole vaja tõlgendada, mida logida, kõige rohkem üksik kokkulepe selle kohta, millised väljad on piisavalt olulised, et registreerida. Vigade maksumus saab hinde 3, keskmine: puuduv logikirje on kontrolli ajal ebameeldiv, kuid enamasti parandatav, kui süsteem logib järjepidevalt. Kliendikontakt, füüsiline töö ja loovus ei ole siin asjakohased ja saavad seetõttu kõik automatiseerimise jaoks maksimaalselt soodsa hinde, lihtsalt kuna need ei mängi selles ülesandes rolli.
Kui teie raamatupidamis- või ERP-süsteemil on juba auditi ahela (audit trail) funktsioon, mis registreerib muudatused automaatselt ja muutmatul kujul, siis on see ülesanne sisuliselt juba üle võetud. Kontrolleri või süsteemihalduri roll nihkub sel juhul enda logimisest selle kontrollimisele, kas logimine on täielik ja rikkumata, ning valimi või uurimise korral sisu hindamisele. Viimane, kahtlase muudatuse tõlgendamine, jääb inimtööks ja jääb selle ülesande piiridest välja.
Teises ettevõttes võib see pilt teisiti olla. Kui kasutatakse veel vananenud või kohandatud süsteemi, milles puudub sisseehitatud auditi ahel, tuleb logimine ikkagi üles seada või täiendada eraldi tööriistaga, ja see on juurutusprojekt, mitte kohe kasutusele võetav valmislahendus. Kui rõhk ei ole logimisel iseenesest, vaid kõrvalekaldumiste hindamisel — näiteks ebatavaliste muudatusmustrite märkamisel, mis võivad viidata pettusele — siis nihkub ülesanne teise kategooriasse: AI või tarkvara saab kõrvalekaldeid märgistada, kuid inimene hindab ja otsustab põhjendatult. See on iseseisev ülesanne, mis erineb logimisest ja vajab omaette hinnangut.
Logifaili muutmatus ei ole tehniline detail, vaid selle väärtuse tuum. Kui logifaile saavad muuta samad inimesed, kes teevad aluseks olevaid muudatusi, on kontrollifunktsioon sisuliselt väärtuseta, ükskõik kui kõrgetasemeline logimine ise muidu ka on. See puudutab sisemist kontrolli ja võimalikke seadusest tulenevaid säilituskohustusi finantsandmete puhul; nende jaoks kehtivad omad seadusesätted, mis erinevad olukorra ja sektori kaupa, ning mida käesolev leht ei sätesta.
See ülesanne ei seisa muuseas eraldi laiemast kontrolli ja riskijuhtimisega seotud automatiseerimisest. Kes vaatab Klientide ja partnerite kontroll sanktsioonide nimekirjade alusel lehte, näeb sarnast mustrit: struktureeritud, suure mahuga kontrolliülesanded sobivad hästi automatiseerimiseks, kuni tulemus jääb tõendatavalt usaldusväärseks. Ka IT-osakonnas mängivad logimine ja auditeerimine suurt rolli, ning seal tehtavad kaalutlused kulgevad tihti paralleelselt finantshalduse kaalutlustega.
See leht kirjeldab ühte ülesannet üldise hinnangu põhjal. Kuidas see teie enda meeskonna jaoks välja kukub, sõltub kasutatavast süsteemist, sellest, mil määral on auditi ahela funktsionaalsus juba üles seatud, ja rollist, mida logimine mängib kõrvalekaldumiste hindamise kõrval. Kui soovite teada, kui suur osa teie oma profiili tundidest on praegu AI poolt üle võetav, saate täita ftetoai tasuta kiirtesti: kaksteist küsimust, kontot vajamata, koos kohese hinnanguga. Täielik töö-analüüs, mis käsitleb sügavamalt individuaalseid ametikohti ja meeskondi, on veel ehitamisel.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.