AI ja finantsosakond: kes teeb mida

Finantsosakond koosneb tugevalt struktureeritud töötlemisülesannete ja vestluste segust, kus mängivad kaasa hinnang ja suhted. See teeb sellest osakonnast hea näite selle kohta, kuidas AI kasutamine ei ole kunagi kõik-või-mitte-midagi küsimus. Meie taksonoomias on 84 ülesannet, mis esinevad finantsosakonnas, alates arvete töötlemisest kuni palgaarvestuseni. Allpool jaotame need mustri järgi: milliseid töid saab AI täna üle võtta, milliseid töid on vaja jätkuvalt valvata ja milliseid töid tehakse jätkuvalt inimeste poolt.

Mida saab AI täna juba üle võtta

Ülesanded, mis järgivad fikseeritud reegleid ja kus sisend on struktureeritud, sobivad kõige paremini AI täielikuks ülevõtmiseks. Mõelge ostuarvete raamatupidamisse kandmisele: summa, käibemaks ja pearaamatu konto on tuletatavad dokumendist endast, ja töötlemise reeglid on fikseeritud raamatupidamissüsteemis. Ka pangaväljavõtete sisselugemine ja sobitamine kuulub sellesse kategooriasse: pangatehingute sidumine avatud kannetega on mustrituvastuse küsimus, mis põhineb summal, kuupäeval ja viitel — asi, milles tarkvara on juba pikka aega hea olnud.

Müügiarvete koostamine ja saatmine järgib sama mustrit. Kui on kindlaks määratud, mis teenus või toode on tarnitud, millise hinnaga ja millisele kliendile, on arve genereerimine ja saatmine korratav sammu, mis ei jäta ruumi hinnangu andmiseks. Mis ühendab neid ülesandeid, on see, et tulemus on objektiivselt kontrollitav: arverida on õige või ei ole, pangasobitus on korrektne või mitte. See kontrollitavus on täpselt see, mistõttu AI saab siin töötada inimese vahelesekkumiseta, pistelise kontrolliga kui turvavõrguga hoolimata eelnevast hindamisest.

Mis on osaliselt võimalik, inimliku järelevalvega

Suurem rühm ülesandeid omab AI-komponenti, kuid vajab inimest, kes kiidab heaks või lükkab tagasi põhjendusega. Väljaminevate maksete ettevalmistamine ja töötlemine on siin hea näide: AI võib eksimatult koostada maksepaketi avatud võlgnevustest, kuid autoriseerimine, et raha tegelikult välja saata, jääb kontrollpunktiks, kus keegi kannab vastutust. Sama kehtib kuluaruannete ja reisikulude töötlemise kohta: kviitungi lugemist ja poliitikaga võrdlemist saab teha süsteem, kuid piiripealsed juhtumid — kahtlane kulutus, ebaselge kviitung — vajavad inimest, kes saab tagasilükkamise põhjust põhjendada.

Käibemaksudeklaratsiooni koostamine ja esitamine kuulub samuti sellesse keskmisesse kategooriasse. AI saab koostada arvud raamatupidamisest ja kontrollida nende järjepidevust, kuid lõplik esitamine maksuametile on hetk, kus keegi võtab vastutuse õigsuse eest, seda enam, et vead toovad siin kaasa otseseid finants- ja juriidilisi tagajärgi. Ka pearaamatu kontode ühtlustamine kuulub siia: saldode ja spetsifikatsioonide vastavusse viimist saab suures osas automatiseerida, kuid erinevused, mis ei seleta ennast ise, vajavad raamatupidajat, kes selgitab põhjuse välja enne saldo kinnitamist. Muster selles kategoorias on alati sama: AI teeb korratava osa, inimene jääb viimaseks sammuks, kellel on otsustav volitus ja põhjendus.

Mis jääb inimtööks

Mõned finantsosakonna ülesanded ei keerle esmajoones töötlemise, vaid suhete, läbirääkimiste või konteksti ümber, mida süsteemis ei ole. Avatud võlgnevuste jälgimine on siin selgeim näide: kliendiga ühenduse võtmine tähtaega ületanud makse kohta ja makseplaani kokkuleppimine nõuab hinnangut selle konkreetse kliendi olukorra kohta, midagi, milles automatiseeritud teade ei suuda õnnestuda. Meeldetuletuse saatmist saab süsteem teha, kuid järgnev vestlus vajab inimest.

Ka igakuine palgaarvestus omab tuuma, mis jääb inimtööks, hoolimata sellest, et osa sisendist on automatiseeritav. Palgamuudatused mõjutavad individuaalseid töötingimusi, kollektiivlepingu kokkulepete õiget rakendamist ja mõnikord tundlikke isiklikke asjaolusid, näiteks puhkuse- ja puudumisregistri puhul. Organisatsiooni enda otsustada on, kes kannab seda vastutust ja kuidas see on korraldatud; sellega seotud personaliotsuste puhul kohalduvad eraldi seaduslikud nõuded, millel see lehekülg ei peatu. Mis ühendab neid ülesandeid, on see, et tulemus peab olema mitte üksnes faktiliselt õige, vaid ka selgitatav ja vastuvõetav laua teisel poolel oleva inimese jaoks — midagi, mis nõuab hinnangut, mida ei saa ajaloolistest andmetest tuletada.

Jaotuse taga peituv muster

Jaotus järgib suures plaanis kolme küsimust: kas sisend on struktureeritud, kas tulemus on objektiivselt kontrollitav ja kas teisel poolel on inimene, kellega suhe või kokkulepe on mängus? Arved ja pangakanded saavad kõigi kolme puhul 'jah, lihtsalt'. Maksed ja deklaratsioonid saavad segatud hinnangu, sellest ka järelevalve vajadus. Võlgnevuste haldamine ja palgaküsimused mõjutavad inimesi otseselt, sellest ka põhjus, miks need jäävad inimtööks. See muster ei ole ainulaadne finantsosakonna jaoks: ka mida saab AI üle võtta äriteenuste sektoris ja millist tööd saab AI üle võtta hankeosakonnas puhul selgub alati, et struktureeritud töötlemine läheb esimesena üle ja töö, kus on inimlik osapool, jääb kõige kauem inimtööks.

Kui palju tundide arvelt see konkreetselt kokku hoiab, sõltub tugevalt osakonna suurusest, kasutatavast raamatupidamissüsteemist ja sellest, kui palju administratsioonist on juba standardiseeritud. Selle kohta ei saa esitada üldisi protsente, tundmata seda konteksti.

Mida saate nüüd teha