Ja. At sende aftaleerindringer er en af de opgaver, hvor AI — eller mere præcist: automatiseret software som RPA (robotic process automation) — næsten fuldstændigt kan overtage arbejdet. Det er ikke et overraskende resultat: opgaven er forudsigelig, der er kun lidt vurdering i, og volumen er ofte høj nok til at gøre automatisering værd besværet. Dette er præcis den type opgave, som scannen fra ftetoai er lavet til at genkende.
Tre akser er afgørende for denne opgave: strukturering, vurderingsrum og volumen.
Strukturering er maksimal. En aftaleerindring følger altid samme mønster: der er en dato, et tidspunkt, et kundenavn og en grund til aftalen. Disse oplysninger findes allerede i kalendersystemet eller CRM'et. Der er intet, der skal undersøges, tolkes eller sammensættes, som ikke allerede ligger fast. Sammenlign dette med en opgave, hvor man skal vurdere, om en kunde fortjener en rabat — der er kontekst og afvejning involveret. Ved en aftaleerindring findes det ikke.
Vurderingsrum er ligeledes maksimalt til gavn for automatisering: der er simpelthen intet at beslutte. Reglen er "hvis aftalen finder sted om X timer, send da besked Y". Ingen to kundeservicemedarbejdere ville nogensinde vælge anderledes her, fordi der ikke er noget valg. Det er fundamentalt anderledes end for eksempel vurderingen af en klage, hvor den ene medarbejder viser fleksibilitet og den anden ikke.
Volumen er høj: aftaleerindringer sendes dagligt, nogle gange dusinvis eller hundredvis af gange, på næsten identisk vis. Jo højere volumen ved et uændret mønster, desto stærkere er argumentet for automatisering. At sende en erindring en gang om måneden ville måske ikke gøre det rentabelt at sætte dette op; hos en praksis, klinik eller salon med daglige aftaler er det derimod tilfældet.
De øvrige akser bekræfter dette billede. Kundekontakt scorer en 3 — der er kontakt med kunden, men det er envejskommunikation med et fast budskab, ikke en dialog, der kræver indlevelse. Fysiske handlinger er ikke nødvendige, kreativitet heller ikke, og compliance-risici er begrænsede, så længe det handler om en neutral erindring uden følsomt indhold. Fejlomkostninger scorer en 4: en glemt eller dobbelt afsendt erindring er ærgerligt, men sjældent alvorligt — en glemt aftale kan koste tid, ikke sikkerhed eller penge i stor skala.
Resultatet ovenfor gælder for standardsituationen: en almindelig aftale, et fast budskab, en gængs kanal. Hos en anden virksomhed kan dette ligge anderledes, og det er netop derfor, en scan pr. virksomhed er mere hensigtsmæssig end en generel udtalelse.
For eksempel, hvis erindringen ikke kun indeholder et tidspunkt, men også personaliserede forberedelsesinstruktioner, der varierer fra kunde til kunde — for eksempel ved en medicinsk indtagelse, hvor indholdet afhænger af journalen. Da falder struktureringen, og vurderingsrummet stiger, og opgaven flytter sig fra "AI kan overtage det" til "delvist, med tilsyn". Også hvis kommunikationskanalen er følsom — for eksempel sms til en kunde, der aldrig gav samtykke til den kanal — ændrer sagen sig ikke indholdsmæssigt, men juridisk, og det påvirker compliance-aksen.
Ved lav volumen, som en selvstændig rådgiver med tre aftaler om ugen, er automatisering teknisk stadig muligt, men investeringen i integration og opsætning opvejer mindre den tidsbesparelse, det giver. Da forbliver det måske menneskeligt arbejde, ikke fordi det ikke kan lade sig gøre, men fordi det ikke er rentabelt.
Automatisering af denne opgave er ikke et spørgsmål om at "trykke på en knap". To forudsætninger er konkrete: en fungerende integration med kalendersystemet, så ændringer og afbestillinger automatisk slår igennem i erindringen, og et gyldigt opt-in for den valgte kommunikationskanal — e-mail eller sms kræver kundens samtykke, og det er ikke en teknisk, men en juridisk betingelse. Virksomheder, der længe har arbejdet med kundekommunikation, genkender dette mønster også i andre sektorer; se f.eks. hvad kan AI overtage i restaurationsbranchen, som viser, hvordan lignende erindringer bruges ved reservationer.
Denne side handler ikke om personaleindsats. Hvad en organisation gør med frigjorte timer, er op til organisationen selv; vi beskriver kun, hvilke opgaver der er velegnede til automatisering. Hvis automatisering af denne opgave berører jobindhold eller personalebeslutninger, gælder der egne lovkrav for dette — det er ikke en del af denne scan.
De, der bruger AI-løsninger bredere i organisationen, gør ret i også at se på AI-forordningen og dine medarbejdere og på AI-kompetence som forpligtelse, for selv simpel automatisering som aftaleerindringer falder ind under bredere rammer for ansvarlig brug af AI-systemer i en virksomhed.
Hvis denne opgave er genkendelig i din organisation, er det næste spørgsmål ikke om dette kan lade sig gøre, men hvor mange af dine personaletimer der er bundet i lignende opgaver. Den gratis quickscan fra ftetoai består af tolv spørgsmål, kræver ingen konto, og giver en indikation af, hvilken del af timerne i din profil kan overtages af AI i dag. Den fulde arbejdsscan, som går dybere ind på individuelle opgaver, er stadig under opbygning — den findes endnu ikke på nuværende tidspunkt, og det melder vi hellere ærligt end at prise den på forhånd.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.