Logistica și achizițiile constau dintr-un lanț lung de sarcini: de la semnalarea unei nevoi, la negocierea cu furnizorii, până la procesarea facturii care ajunge în final. În cadrul taxonomiei noastre, 62 de sarcini se încadrează în acest domeniu. Nu fiecare sarcină se pretează la fel de bine la automatizare. Tiparul devine clar de îndată ce vă uitați la ce necesită o sarcină: reguli fixe și date structurate, sau evaluare, negociere și responsabilitate.
Sarcinile cu cele mai mari șanse de preluare completă au un lucru în comun: se bazează pe informații comparabile, structurate, și urmează o procedură fixă fără prea multe excepții.
Verificarea confirmării comenzii este un bun exemplu în acest sens. Compararea unei confirmări de comandă cu comanda inițială privind prețul, cantitatea și termenul de livrare este o chestiune de a pune datele alături. Nu există negociere, nicio evaluare a riscului, doar o verificare a abaterilor.
Și monitorizarea și urmărirea stării comenzilor se încadrează în această categorie. Urmărirea sistematică a comenzilor deschise și interogarea automată a furnizorilor atunci când un termen de livrare este în pericol reprezintă o muncă repetitivă bazată pe date și declanșatori fixi.
Procesarea facturilor de achiziție, în esență potrivirea facturii, comenzii și bonului de recepție, este de asemenea ușor de automatizat atâta timp cât cele trei documente coincid. Motivul pentru care aceste sarcini pot fi transferate este mereu același: spațiul de decizie este mic, iar datele de intrare sunt structurate.
Un grup mai mare de sarcini combină o parte pe care AI o poate pregăti bine cu o parte în care un om trebuie să cântărească, să aprobe sau să respingă. Nu este pentru că tehnologia este insuficientă, ci pentru că rezultatul necesită o evaluare care depășește datele.
Solicitarea și compararea ofertelor este aici un exemplu grăitor. AI poate cu ușurință să pună alături prețuri, condiții și termene de livrare și să facă o propunere. Dar alegerea finală ține adesea cont și de factori mai puțin cuantificabili, precum relația cu un furnizor sau considerentele strategice, iar acest lucru necesită un om care aprobă sau respinge recomandarea, cu motivare.
Evaluarea performanțelor furnizorilor se încadrează în aceeași categorie. Colectarea și sintetizarea cifrelor privind termenul de livrare, calitatea și reclamațiile se pretează bine la automatizare. Judecata privind ce înseamnă asta pentru relație, și dacă este nevoie de acțiune, rămâne la un om.
Investigarea abaterilor de preț poate fi detectată și pre-triată în cea mai mare parte în mod automatizat, dar rezolvarea efectivă cu furnizorul necesită adesea o discuție și o evaluare pe care AI nu o poate finaliza de sine stătător.
În cazul sarcinilor din această categorie, este deosebit de important să stabiliți în prealabil cine acordă aprobarea și pe ce bază, mai ales atunci când este vorba de evaluarea automatizată a furnizorilor sau a performanțelor. Acest lucru are legătură cu modul în care este utilizată AI cu risc ridicat la locul de muncă, și este bine de știut că pentru aceasta se aplică cerințe legale proprii.
Un al treilea grup de sarcini rămâne, în stadiul actual al tehnologiei, muncă umană. Acestea sunt sarcini în care negocierea, gestionarea relațiilor și responsabilitatea pentru o colaborare de lungă durată sunt esențiale.
Selectarea furnizorului este aici cel mai clar exemplu. Alegerea unui furnizor pentru un contract mai mare sau de lungă durată ține cont de preț și calitate, dar și de încredere, dependența strategică și disponibilitatea de a se adapta la problemele viitoare. Aceasta este o decizie cu consecințe care depășesc ceea ce poate fi consemnat în date.
Negocierea prețurilor de achiziție rămâne, de asemenea, muncă umană. Negocierea este un proces dinamic în care tonul, timpul și înțelegerea reciprocă a intereselor joacă un rol. Acest lucru nu poate fi surprins într-un scenariu fix.
Și elaborarea unui contract de achiziție, deși părți din acesta pot fi sprijinite cu clauze standard, necesită în final un jurist sau un achizitor care are o imagine de ansamblu asupra riscurilor pentru propria organizație și poartă responsabilitatea pentru acordurile care ajung pe hârtie.
Imaginea de ansamblu a acestor 62 de sarcini arată că partea administrativă și de control a lanțului logistic are cele mai mari șanse de a fi preluată de AI, că munca de evaluare necesită adesea o formă intermediară cu supraveghere, și că tot ceea ce ține de negociere, alegere sau asumarea responsabilității rămâne la un om. Acesta nu este un procent fix pe departament; depinde de modul în care este organizat procesul dumneavoastră de achiziții, de câți furnizori aveți și de cât de standardizate sunt deja contractele dumneavoastră.
Dacă luați în considerare o repartizare diferită a sarcinilor între om și AI, este relevant să verificați când este implicat consiliul de întreprindere, mai ales dacă schimbarea are consecințe pentru funcții sau modalități de lucru în cadrul departamentului. Și modul în care sunt prelucrate datele furnizorilor și datele cu caracter personal ale persoanelor de contact are legătură cu GDPR-ul la automatizarea sarcinilor. Acest articol descrie ce muncă se pretează la automatizare; nu este o fundamentare pentru decizii privind personalul și nu înlocuiește o evaluare juridică proprie.
De altfel, logistica și achizițiile nu sunt izolate de alte departamente: cine monitorizează nivelurile de stoc și termenele de livrare lucrează adesea îndeaproape cu planificarea, așa că poate fi util să citiți și ce muncă poate prelua AI în planificare.
Această prezentare arată tiparul, dar fiecare organizație are propriul mix de sarcini, sisteme și furnizori. Dacă doriți să știți cum se aplică acest lucru situației dumneavoastră proprii, puteți completa scanarea rapidă gratuită de la ftetoai: douăsprezece întrebări, fără cont, care oferă o indicație privind ce parte din orele din profilul dumneavoastră poate fi preluată azi de AI. O scanare de muncă mai amplă, care intră mai adânc la nivel de sarcină, este încă în dezvoltare; aceasta nu există încă în momentul de față, și preferăm să comunicăm asta cu sinceritate decât să o oferim deja.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.