Em grande parte sim, com reservas. Elaborar uma ata ou lista de decisões após uma reunião, incluindo identificar os pontos de ação e partilhá-los com as partes envolvidas, é uma tarefa que a IA consegue, atualmente, executar em grande medida, desde que exista uma gravação ou um relato utilizável da reunião. O que resta é o controlo de exatidão: a ata reflete corretamente quem decidiu o quê e quem assume que ação.
Três eixos são decisivos: estruturação, margem de julgamento e volume.
A estruturação obtém uma pontuação de 3. Uma reunião tem uma forma fixa — pontos da agenda, oradores, decisões, ações — mas o conteúdo é diferente todas as vezes. A IA reconhece bem o padrão (quem diz o quê, o que fica acordado), mas tem de determinar novamente, de cada vez, o que é relevante registar e o que era apenas ruído.
A margem de julgamento também obtém uma pontuação de 3. É necessária uma escolha: um comentário é uma decisão, uma sugestão, ou apenas um pensamento que ninguém retoma? Quem já participou numa reunião em que três pessoas falam ao mesmo tempo e alguém muda de posição a meio, sabe que esta distinção nem sempre é evidente. Um modelo de linguagem consegue, na maioria das vezes, avaliar bem isto com base no contexto, mas não infalivelmente.
O volume obtém uma pontuação de 4. Empresas com uma cultura de reuniões — reuniões de equipa semanais, atualizações de projeto, comités de direção — produzem muitos relatos deste tipo. É precisamente esse volume que torna atrativa a automatização: o mesmo tipo de tarefa, repetidamente, com variação limitada na forma do conteúdo.
O contacto com clientes e a presença física obtêm ambos uma pontuação de 5, o ponto mais favorável da escala. Isto não se deve ao facto de a IA conseguir, necessariamente, fazer isto sem esforço, mas sim porque esta tarefa não exige nenhum dos dois. A elaboração de uma ata acontece depois da reunião, não durante ela; não há interação em tempo real com um cliente nem é necessária qualquer ação física. Isto torna a tarefa, em princípio, aplicável em qualquer lugar onde uma reunião seja gravada ou resumida.
A criatividade obtém uma pontuação de 2, o ponto mais desfavorável neste perfil. Elaborar atas é, em grande parte, reproduzir, não inventar. Há pouco espaço, e também pouca necessidade, para um estilo ou interpretação próprios — pelo contrário, um responsável pela ata que adiciona demasiado do seu próprio contributo está, na verdade, a fazer o seu trabalho pior. É precisamente por isso que esta tarefa se presta bem à IA: o resultado pretendido é uma reprodução exata, não um texto original.
O custo do erro e a conformidade obtêm ambos uma pontuação de 3, uma posição intermédia. Um ponto de ação registado incorretamente custa tempo a corrigir e pode gerar confusão sobre quem deveria fazer algo, mas raramente causa danos diretamente mensuráveis. Em alguns setores, isto é diferente: numa lista de decisões que serve como prova formal — por exemplo, num órgão de participação dos trabalhadores ou numa auditoria — os erros pesam mais e é necessário um controlo rigoroso de cada palavra. Nesses casos, o eixo da conformidade deslocase para uma pontuação mais elevada e o papel da pessoa que aprova torna-se mais pesado, não mais leve.
Uma equipa de gestão reúne-se semanalmente durante uma hora. Uma gravação ou transcrição é enviada para um sistema que elabora uma lista de decisões: quem esteve presente, que decisões foram tomadas, quem tem que ação com que prazo. Esse rascunho é partilhado automaticamente através da plataforma de colaboração da equipa. Um participante — muitas vezes quem liderou a reunião — lê e aprova, ou devolve com uma correção. Esse último passo, a avaliação da reprodução, continua a ser trabalho humano. A mesma lógica aplica-se ao relatório de gestão para a direção ou acionistas: a IA elabora uma primeira versão, uma pessoa verifica o conteúdo antes de ser divulgado.
Numa empresa sem cultura de gravação ou de relato — onde as reuniões decorrem informalmente e ninguém toma notas — falta a base sobre a qual a IA pode trabalhar. A condição prévia é explícita: uma gravação ou um relato claro da reunião. Sem essa informação, não há nada para resumir. Também em reuniões com muito jargão técnico, oradores que se sucedem de forma muito variável, ou decisões que são tomadas apenas implicitamente sem que ninguém as expresse, aumenta o risco de interpretação incorreta e o controlo humano torna-se mais importante do que numa reunião com uma agenda bem definida.
O que muda não é o desaparecimento da elaboração de atas, mas o facto de o primeiro rascunho já não ser escrito por uma pessoa enquanto ouve. Esse tempo fica livre para outra coisa: participar ativamente na própria reunião, ou acompanhar o seguimento de tarefas e responsabilidades delegadas a uma equipa. O controlo sobre o resultado mantém-se e, em algumas reuniões — onde as decisões têm peso jurídico ou financeiro — esse controlo continua a ser tão exigente como antes. A forma como esta mudança se manifesta num setor específico depende de quanta estrutura de reuniões já existe; veja, por exemplo, o que a IA pode assumir no comércio grossista para uma perspetiva setorial em que o volume de reuniões e a obrigação de documentação desempenham um papel.
O facto de a elaboração de atas na sua empresa ser uma tarefa fácil de transferir depende de como as suas reuniões já são registadas atualmente e do peso das decisões que nelas são tomadas. Tarefas relacionadas, como acompanhar o progresso de projetos em relação a um planeamento ou organizar e planear um ciclo de avaliação, têm uma combinação semelhante de estrutura e julgamento humano. A análise rápida e gratuita da FTE TO AI consiste em doze perguntas, não requer conta e indica que parte das horas no seu perfil pode, hoje, ser assumida pela IA. A análise de trabalho completa, que traduz o trabalho de toda uma empresa, tarefa a tarefa, em capacidade de fte, está ainda em desenvolvimento.
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