AI i dział finansowy: kto robi co

Dział finansowy składa się z mieszanki silnie ustrukturyzowanych zadań przetwarzania oraz rozmów, w których liczy się osąd i relacja. To sprawia, że ten dział jest dobrym przykładem tego, że zastosowanie AI nigdy nie jest sprawą wszystko-albo-nic. W naszej taksonomii znajduje się 84 zadań, które występują na dziale finansowym, od przetwarzania faktur do administracji płacowej. Poniżej dzielimy je według wzorca: jaką pracę AI może dziś przejąć, jaka praca wciąż wymaga nadzoru i jaka praca pozostaje pracą ludzką.

Co AI już dziś może przejąć

Zadania, które wynikają ze stałych reguł i w których dane wejściowe są ustrukturyzowane, najlepiej nadają się do pełnego przejęcia przez AI. Chodzi na przykład o księgowanie faktur zakupowych: kwotę, VAT i konto księgi głównej można wyprowadzić z samego dokumentu, a reguły przetwarzania są ustalone w systemie księgowym. Także wczytywanie i dopasowywanie wyciągów bankowych należy do tej kategorii: łączenie transakcji bankowych z otwartymi pozycjami to sprawa rozpoznawania wzorców na podstawie kwoty, daty i referencji, czyli czegoś, w czym oprogramowanie od dawna jest dobre.

Sporządzanie i wysyłanie faktur sprzedaży przebiega według tego samego wzorca. Gdy ustalone jest, jaka usługa lub jaki produkt został dostarczony, za jaką cenę i któremu klientowi, generowanie i wysyłanie faktury jest powtarzalnym krokiem bez marginesu na ocenę. Wspólne dla tych zadań jest to, że wynik jest obiektywnie sprawdzalny: pozycja na fakturze jest poprawna albo nie, dopasowanie bankowe jest prawidłowe albo nie. Ta sprawdzalność jest właśnie powodem, dla którego AI może tu działać bez udziału człowieka, z kontrolą wyrywkową jako siecią bezpieczeństwa zamiast oceny z góry.

Co jest częściowo możliwe, z nadzorem człowieka

Większa grupa zadań ma komponent AI, ale wymaga człowieka, który zatwierdza lub odrzuca, podając powód. Przygotowywanie i przetwarzanie płatności wychodzących jest tu dobrym przykładem: AI może bezbłędnie skompletować partię płatności z otwartych pozycji zobowiązań, ale autoryzacja faktycznego wypłynięcia pieniędzy pozostaje momentem kontrolnym, za który ktoś bierze odpowiedzialność. To samo dotyczy przetwarzania rozliczeń i kosztów podróży: odczytanie paragonu i sprawdzenie go pod kątem polityki może wykonać system, ale przypadki graniczne — wątpliwy wydatek, niejasny paragon — wymagają człowieka, który może uzasadnić powód odrzucenia.

Sporządzanie i składanie deklaracji VAT również należy do tej środkowej kategorii. AI może zestawić dane z księgowości i sprawdzić je pod względem konsystencji, ale ostateczne złożenie deklaracji w urzędzie skarbowym jest momentem, w którym ktoś bierze odpowiedzialność za poprawność, tym bardziej że błędy mają tu bezpośrednie konsekwencje finansowe i prawne. Także uzgadnianie kont księgi głównej należy do tej kategorii: dopasowywanie sald ze specyfikacjami można w dużej mierze zautomatyzować, ale odchylenia, które nie wyjaśniają się samoistnie, wymagają księgowego, który znajdzie przyczynę przed ustaleniem salda. Wzorzec w tej kategorii jest zawsze ten sam: AI wykonuje powtarzalną część, człowiek pozostaje ostatnim krokiem z decydującym uprawnieniem i uzasadnieniem.

Co pozostaje pracą ludzką

Niektóre zadania na dziale finansowym nie dotyczą głównie przetwarzania, lecz relacji, negocjacji lub kontekstu, którego nie da się zawrzeć w systemie. Najbardziej wyraźnym przykładem jest windykacja otwartych należności: kontakt z klientem w sprawie zaległej płatności i ustalenie planu spłaty wymaga oceny sytuacji tego konkretnego klienta, czego zautomatyzowana wiadomość nie potrafi. Przypomnienie może wysłać system, ale rozmowa, która następuje po nim, wymaga człowieka.

Również miesięczna administracja płacowa zawiera jądro, które pozostaje pracą ludzką, choć część danych wejściowych można zautomatyzować. Zmiany w wynagrodzeniach dotyczą indywidualnych warunków zatrudnienia, prawidłowego zastosowania ustaleń układu zbiorowego pracy oraz czasem wrażliwych okoliczności osobistych, jak przy rejestracji urlopów i absencji. To do organizacji należy określenie, kto ponosi tę odpowiedzialność i jak jest ona zorganizowana; do ewentualnych decyzji personalnych, które się z tym łączą, mają zastosowanie własne wymogi prawne, których ta strona nie omawia. Wspólne dla tych zadań jest to, że wynik musi nie tylko być merytorycznie poprawny, ale również wyjaśnialny i akceptowalny dla osoby po drugiej stronie stołu — co wymaga osądu, którego nie da się wyodrębnić z danych historycznych.

Wzorzec za podziałem

Podział przebiega w dużych liniach według trzech pytań: czy dane wejściowe są ustrukturyzowane, czy wynik jest obiektywnie sprawdzalny oraz czy jest po drugiej stronie osoba, z którą w grę wchodzi relacja lub ustalenie? Faktury i mutacje bankowe uzyskują na wszystkie trzy odpowiedź „tak, po prostu”. Płatności i deklaracje uzyskują wynik mieszany, stąd nadzór. Windykacja i sprawy płacowe dotyczą ludzi bezpośrednio, stąd pozostają pracą ludzką. Ten wzorzec nie jest unikalny dla działu finansowego: również w przypadku tego, co AI może przejąć w usługach dla biznesu oraz jaką pracę AI może przejąć w dziale zakupów okazuje się zawsze, że ustrukturyzowane przetwarzanie przechodzi jako pierwsze, a praca z ludzkim partnerem najdłużej pozostaje pracą ludzką.

O tym, ile godzin to konkretnie zaoszczędza, silnie decyduje wielkość działu, używany system księgowy oraz to, w jakim stopniu administracja jest już ustandaryzowana. Nie da się podać ogólnych wskaźników procentowych bez znajomości tego kontekstu.

Co może Pan/Pani teraz zrobić