Pri dodávke alebo vrátení je potrebné vytvoriť štítky, dodacie listy a niekedy aj celné dokumenty. To sa deje na základe údajov, ktoré už niekde v systéme existujú: adresa, hmotnosť, obsah, destinácia. Otázka je, či AI môže tento proces prevziať, a aká časť hodín pracovníka spracovania objednávok alebo logistického pracovníka sa tým uvoľní.
Odpoveď je áno, s výhradou. Toto je jedna z úloh, pri ktorých nie sú potrebné ani najnovšie modely AI: postačuje robotic process automation (RPA), a mnohé firmy takto už pracujú.
Rozhodujúce sú tri osi: štruktúrovanosť, objem a rozsah úsudku.
Štruktúrovanosť dosahuje skóre 5. Prepravný štítok má pevný formát, dodací list má pevný formát, celný dokument má pevný formát, ktorý predpisuje samotná colná správa. Nie je potrebná žiadna interpretácia toho, čo má byť na dokumente — to je pevne stanovené v šablóne a vstupných údajoch.
Objem dosahuje tiež skóre 5. Toto nie je úloha, ktorá sa vyskytuje niekoľko krát týždenne; pri firme s určitou veľkosťou ide o desiatky až tisícky zásielok denne. Čím vyšší objem, tým väčšia časová úspora pri každom automatizovanom kroku a tým skôr sa investícia do prepojení vráti.
Rozsah úsudku dosahuje skóre 5, čo je v tomto prípade výhodné: nie je čo zvažovať. Systém pozná hmotnosť, destináciu a typ zásielky, a z toho mechanicky vyplýva, aký dokument s akým obsahom sa vygeneruje. Neexistuje situácia, kedy by pracovník musel posudzovať, aký dokument je najlepší — táto otázka jednoducho neexistuje.
Kreativita dosahuje skóre 5, čo v tomto prípade znamená, že žiadna kreativita nie je potrebná — to je v tomto prípade výhoda, nie nevýhoda. Kontakt s klientom dosahuje skóre 4: pri vytváraní týchto dokumentov väčšinou nie je priamy kontakt, hoci zmena adresy sa môže objaviť prostredníctvom otázky klienta, čím sa táto úloha dotýka toho, čo sa deje aj pri kontrole a komunikácii stavu objednávky.
Fyzická náročnosť dosahuje skóre 3, a to je dôvod, prečo toto nie je úplne kancelárska úloha: štítok sa musí nakoniec nalepiť na krabicu, a to zostáva prácou pre človeka, alebo prácou pre iný typ automatu než AI. Samotné generovanie dokumentov je digitálne; jeho umiestnenie nie.
Náklady na chyby a compliance dosahujú obe skóre 3, a to si vyžaduje pozornosť. Nesprávna adresa na dodacom liste znamená vrátenú zásielku. Nesprávny celný dokument môže spôsobiť, že zásielka zostane zadržaná na hranici, s pokutami alebo zdržaním ako následkom. Nejde o katastrofické riziko ako pri finančnom výkazníctve — odtiaľ stredné skóre — ale zároveň to nie je bezvýznamné. Preto pri tejto úlohe nie je okrajová podmienka bezvýznamná: generovanie dokumentov je len tak dobré, ako údaje, na ktorých sa zakladá.
Internetový obchod, ktorý expeduje iba v rámci krajiny s jedným pevným prepojením na prepravného partnera, môže dnes toto prakticky úplne generovať automaticky: adresa z objednávkového systému, hmotnosť z WMS, štítok automaticky vytvorený hneď, ako je objednávka zabalená. Pracovník kontroluje náhodným výberom, nie riadok po riadku.
Firma, ktorá expeduje medzinárodne, s meniacimi sa colnými predpismi podľa krajiny a produktmi, ktoré spadajú pod rôzne HS kódy, má náročnejší scenár. Základné dokumenty môžu vznikať ešte automaticky, ale klasifikácia produktov na colné účely si niekedy vyžaduje kontrolný krok, ktorý nemožno bez ďalšieho prenechať skriptu. Tam sa úloha posúva od „AI to môže prevziať“ smerom k „čiastočne, s ľudským dohľadom, ktorý schvaľuje alebo zamieta s odôvodnením“ — presne stredná kategória, ktorá sa pri komplexnejších expedičných procesoch vyskytuje častejšie než pri jednoduchých.
Dve okrajové podmienky nie sú voliteľné. Prvou je prepojenie s prepravným partnerom: bez API pripojenia medzi vlastným systémom a systémom dopravcu bude niekto stále prepisovať údaje, a potom sa veľa nezíska. Druhou sú správne adresné údaje na vstupe. Ak objednávka už vstúpi do systému s nesprávnou adresou — čo súvisí s tým, ako bola táto objednávka zadaná, ako vidno pri zadávaní objednávok do systému — potom generovanie dokumentov bezchybne vytvorí nesprávny dokument. Kvalita tohto kroku teda čiastočne závisí od krokov, ktoré mu predchádzajú, rovnako ako kvalita komunikácie s klientom závisí od toho, ako aktuálne sú údaje o klientoch v CRM.
Pre pracovníka spracovania objednávok alebo logistického pracovníka, u ktorého generovanie dokumentov tvorí podstatnú časť pracovnej náplne, je toto jedna z úloh, pri ktorých už dnes možno uvoľniť veľkú časť hodín — nie v každej firme v rovnakej miere, a nie bez toho, aby boli spomínané prepojenia v poriadku. Pri firmách s medzinárodnými zásielkami je tento podiel nižší, pretože kontrola compliance na dokumentoch zostáva prácou pre človeka.
Čo to znamená pre funkciu alebo personálne obsadenie, nie je otázka, na ktorú táto stránka odpovedá: aké zákonné požiadavky platia pri personálnych rozhodnutiach, je na zamestnávateľovi, aby si overil.
Ak chcete zistiť, ako to dopadne pre váš vlastný proces objednávok, je k dispozícii bezplatný quickscan: dvanásť otázok, bez potreby účtu, s indikáciou, akú časť hodín v tomto profile môže AI dnes prevziať. Kompletný pracovný scan, ktorý rozoberá prácu celej firmy úlohu po úlohe, sa ešte pripravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.