Przy dostawie lub zwrocie trzeba utworzyć etykiety, listy przewozowe, a czasem dokumenty celne. Odbywa się to na podstawie danych, które już gdzieś w systemie się znajdują: adres, waga, zawartość, miejsce docelowe. Pytanie brzmi, czy AI może przejąć ten proces i jaka część godzin pracownika obsługi zamówień lub pracownika logistycznego się w ten sposób uwalnia.
Odpowiedź brzmi tak, z zastrzeżeniem. Jest to jedno z zadań, przy których nie są potrzebne nawet najnowsze modele AI: robotic process automation (RPA) wystarcza, i wiele firm już tak działa.
Decydujące są trzy osie: ustrukturyzowanie, wolumen i przestrzeń do oceny.
Ustrukturyzowanie ma ocenę 5. Etykieta wysyłkowa ma stały format, list przewozowy ma stały format, dokument celny ma stały format narzucony przez samą służbę celną. Nie potrzeba żadnej interpretacji co do tego, co ma się znaleźć na dokumencie — to jest ustalone w szablonie i danych wejściowych.
Wolumen również ma ocenę 5. Nie jest to zadanie, które pojawia się kilka razy w tygodniu; w firmie o pewnej wielkości chodzi o dziesiątki do tysięcy przesyłek dziennie. Im wyższy wolumen, tym większa oszczędność czasu na zautomatyzowanym kroku i tym szybciej zwraca się inwestycja w integracje.
Przestrzeń do oceny ma ocenę 5, co w tym przypadku jest korzystne: niewiele trzeba ważyć. System zna wagę, miejsce docelowe i rodzaj przesyłki, a z tego mechanicznie wynika, który dokument z jaką zawartością zostanie wygenerowany. Nie ma sytuacji, w której pracownik musiałby oceniać, jaki dokument jest najlepszy — takie pytanie po prostu nie istnieje.
Kreatywność ma ocenę 5, co w tym przypadku oznacza, że kreatywność nie jest potrzebna — tutaj jest to zaleta, a nie wada. Kontakt z klientem ma ocenę 4: zwykle nie ma bezpośredniego kontaktu przy tworzeniu tych dokumentów, choć zmiana adresu może wpłynąć poprzez zapytanie klienta, co łączy to zadanie z tym, co dzieje się także przy sprawdzaniu i komunikowaniu statusu zamówienia.
Czynnik fizyczny ma ocenę 3, i to jest powód, dla którego nie jest to całkowicie zadanie biurowe: etykietę trzeba ostatecznie nakleić na pudełko, a to pozostaje pracą ludzką, albo pracą dla innego rodzaju automatu niż AI. Samo generowanie dokumentu jest cyfrowe; naklejanie już nie.
Koszty błędów i zgodność z przepisami mają obie ocenę 3, i to zasługuje na uwagę. Błędny adres na liście przewozowym kosztuje przesyłkę zwrotną. Nieprawidłowy dokument celny może spowodować zatrzymanie przesyłki na granicy, z karami lub opóźnieniem w konsekwencji. Nie jest to katastrofalne ryzyko jak przy sprawozdawczości finansowej — stąd ocena środkowa — ale nie jest to też bagatelne. Dlatego warunek brzegowy przy tym zadaniu nie jest bezwarunkowy: generowanie dokumentów jest tak dobre, jak dane, na których się opiera.
Sklep internetowy, który wysyła wyłącznie krajowo z jedną stałą integracją z partnerem wysyłkowym, może dziś praktycznie w całości pozwolić to generować: adres z systemu zamówień, waga z WMS, etykieta tworzona automatycznie z chwilą spakowania zamówienia. Pracownik sprawdza wyrywkowo, nie linijka po linijce.
Firma wysyłająca międzynarodowo, z różniącymi się przepisami celnymi w zależności od kraju i produktami podlegającymi różnym kodom HS, ma trudniejszy scenariusz. Podstawowe dokumenty mogą jeszcze powstawać automatycznie, ale klasyfikacja produktów do celów celnych czasem wymaga kontroli, której nie można po prostu przekazać skryptowi. W tym miejscu zadanie przesuwa się z „AI może to przejąć” do „częściowo, z ludzkim nadzorem, który zatwierdza lub odrzuca z uzasadnieniem” — dokładnie ta środkowa kategoria, która przy bardziej złożonych strumieniach wysyłkowych pojawia się częściej niż przy prostych.
Dwa warunki brzegowe nie są opcjonalne. Pierwszy to integracja z partnerem wysyłkowym: bez połączenia API między własnym systemem a systemem przewoźnika ktoś nadal będzie przepisywał dane ręcznie, i wtedy niewiele się zyskuje. Drugi to poprawne dane adresowe na wejściu. Jeśli zamówienie trafia do systemu już z błędnym adresem — co wiąże się z tym, jak to zamówienie zostało wprowadzone, jak widać przy wprowadzaniu zamówień do systemu — generowanie dokumentów bezbłędnie wyprodukuje błędny dokument. Jakość tego kroku zależy więc częściowo od kroków, które go poprzedzają, tak samo jak jakość komunikacji z klientem zależy od tego, jak aktualne są dane klienta w CRM.
Dla pracownika obsługi zamówień lub pracownika logistycznego, u którego generowanie dokumentów stanowi istotną część zakresu obowiązków, jest to jedno z zadań, przy których już dziś można uwolnić dużą część godzin — nie w każdej firmie w tym samym stopniu i nie bez uporządkowania wspomnianych integracji. W firmach z przesyłkami międzynarodowymi udział ten jest niższy, ponieważ kontrola zgodności dokumentów pozostaje pracą ludzką.
Co to oznacza dla stanowiska lub struktury zatrudnienia, nie jest pytaniem, na które odpowiada ta strona: jakie wymogi prawne obowiązują przy decyzjach personalnych, musi zweryfikować pracodawca.
Aby zobaczyć, jak to wygląda w przypadku własnego procesu zamówień, dostępny jest bezpłatny quickscan: dwanaście pytań, bez konta, ze wskazaniem, jaka część godzin w tym profilu może dziś zostać przejęta przez AI. Pełny werkscan, który rozkłada pracę całej firmy zadanie po zadaniu, jest jeszcze w budowie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.