Toimituksen tai palautuksen yhteydessä on luotava tarroja, pakkauslistoja ja joskus tulliasiakirjoja. Se tapahtuu tietojen perusteella, jotka ovat jo jossain järjestelmässä: osoite, paino, sisältö, määränpää. Kysymys on, voiko AI ottaa tämän prosessin hoitaakseen, ja kuinka suuri osa tilauksenkäsittelijän tai logistiikkatyöntekijän tunneista siten vapautuu.
Vastaus on kyllä, tietyllä varauksella. Tämä on yksi niistä tehtävistä, joissa uusimpia AI-malleja ei edes tarvita: robottiprosessiautomaatio (RPA) riittää, ja monet yritykset ajavat tätä jo tällä tavalla.
Kolme akselia on ratkaisevaa: jäsentyneisyys, volyymi ja harkintavara.
Jäsentyneisyys saa arvosanan 5. Lähetystarra noudattaa kiinteää muotoa, pakkauslista noudattaa kiinteää muotoa, tulliasiakirja noudattaa kiinteää muotoa, jonka tulli itse on määrännyt. Tulkintaa ei tarvita siitä, mitä asiakirjassa pitää olla — se on kiinteästi määritelty mallipohjassa ja syöttötiedoissa.
Myös volyymi saa arvosanan 5. Tämä ei ole tehtävä, joka esiintyy vain muutaman kerran viikossa; jonkin verran kokoa omaavassa yrityksessä kyse on kymmenistä tuhansiin lähetyksiin päivässä. Mitä suurempi volyymi, sitä suurempi aikasäästö per automatisoitu vaihe, ja sitä nopeammin liitäntöihin tehty investointi maksaa itsensä takaisin.
Harkintavara saa arvosanan 5, mikä on tässä edullista: punnittavaa on vähän. Järjestelmä tietää painon, määränpään ja lähetystyypin, ja niistä seuraa mekaanisesti, mikä asiakirja millä sisällöllä luodaan. Ei ole tilannetta, jossa työntekijän täytyisi arvioida, mikä on parhain asiakirja — sitä kysymystä ei ole.
Luovuus saa arvosanan 5, mikä tässä tapauksessa tarkoittaa, että luovuutta ei tarvita — tässä se on etu, ei haitta. Asiakaskontakti saa arvosanan 4: suoraa kontaktia ei näiden asiakirjojen luomisen yhteydessä yleensä ole, vaikkakin osoitteenmuutos voi tulla sisään asiakaskysymyksen kautta, mikä sivuaa sitä, mitä tapahtuu myös kohdassa tilaustilanteen tarkistaminen ja viestintä.
Fyysisyys saa arvosanan 3, ja se on syy siihen, miksi tämä ei ole täysin toimistotehtävä: tarra on lopulta liimattava laatikkoon, ja se pysyy ihmistyönä tai muunlaisen automaatin kuin AI:n työnä. Itse asiakirjojen luonti on digitaalista; kiinnittäminen ei.
Virhekustannukset ja vaatimustenmukaisuus saavat molemmat arvosanan 3, ja se ansaitsee huomiota. Väärä osoite pakkauslistassa maksaa palautuslähetyksen. Virheellinen tulliasiakirja voi jättää lähetyksen jumiin rajalle, mistä seuraa sakkoja tai viivästyksiä. Se ei ole niin katastrofaalinen riski kuin talousraportoinnissa — siksi keskiarvosana — mutta se ei ole myöskään täysin vapaaehtoista. Tämän vuoksi tämän tehtävän reunaehto ei ole vapaaehtoinen: asiakirjojen luonti on vain niin hyvä kuin tiedot, joihin se tukeutuu.
Verkkokauppa, joka lähettää vain kotimaahan yhdellä kiinteällä lähetyskumppaniliitännällä, voi antaa tämän tänään käytännössä kokonaan luoda automaattisesti: osoite tilausjärjestelmästä, paino WMS:stä, tarra luodaan automaattisesti kun tilaus on pakattu. Työntekijä tarkistaa pistokokein, ei rivi riviltä.
Yritys, joka lähettää kansainvälisesti, vaihtelevin tullisäännöin maittain ja tuotteilla, jotka kuuluvat erilaisiin HS-koodeihin, kohtaa vaikeamman tilanteen. Peruasiakirjat voidaan yhä luoda automaattisesti, mutta tuotteiden luokittelu tullia varten vaatii joskus tarkistuskierroksen, jota ei voi yksinkertaisesti jättää skriptin varaan. Siinä tehtävä siirtyy "AI voi ottaa sen hoitaakseen" -kategoriasta "osittain, ihmisen valvonnalla, joka hyväksyy tai hylkää perustellusti" -kategoriaan — juuri siihen keskikategoriaan, joka monimutkaisemmissa lähetysvirroissa esiintyy useammin kuin yksinkertaisissa.
Kaksi reunaehtoa eivät ole valinnaisia. Ensimmäinen on liitäntä lähetyskumppanin kanssa: ilman API-yhteyttä oman järjestelmän ja kuljetusyhtiön järjestelmän välillä joku joutuu kirjoittamaan tietoja uudelleen käsin, ja siinä ei voiteta paljoa. Toinen on oikeat osoitetiedot alkupäässä. Jos tilaus tulee järjestelmään jo väärällä osoitteella — mikä liittyy siihen, miten tilaus on syötetty, kuten näkyy kohdassa tilausten syöttäminen järjestelmään — asiakirjojen luonti tuottaa virheettömästi väärän asiakirjan. Tämän vaiheen laatu riippuu siis osittain sitä edeltävistä vaiheista, aivan kuten asiakaspalveluviestinnän laatu riippuu siitä, kuinka ajantasaisia CRM:n asiakastiedot ovat.
Tilauksenkäsittelijälle tai logistiikkatyöntekijälle, jolle asiakirjojen luonti muodostaa merkittävän osan työtehtävistä, tämä on yksi niistä tehtävistä, joissa suuri osa tunneista on tänään jo vapautettavissa — ei kaikissa yrityksissä samassa määrin, ja ei ilman mainittujen liitäntöjen kuntoon saattamista. Yrityksissä, joilla on kansainvälisiä lähetyksiä, osuus on pienempi, koska asiakirjojen vaatimustenmukaisuuden tarkistus pysyy ihmistyönä.
Mitä tämä tarkoittaa toiminnon tai henkilöstömäärän kannalta, ei ole kysymys, jonka tämä sivu vastaa: mitä lakisääteisiä vaatimuksia sovelletaan henkilöstöpäätöksiin, on työnantajan itse selvitettävä.
Jotta näkisitte, miten tämä vaikuttaisi omaan tilausprosessiinne, käytettävissä on ilmainen pikatesti: kaksitoista kysymystä, ei tiliä tarvita, ja arvio siitä, kuinka suuri osa tämän profiilin tunneista on tänään AI:n hoidettavissa. Täydellinen työanalyysi, joka erittelee koko yrityksen työn tehtävä tehtävältä, on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.