Při dodávce nebo vratce je třeba vytvořit štítky, dodací listy a někdy i celní dokumenty. To se děje na základě údajů, které již někde v systému existují: adresa, hmotnost, obsah, destinace. Otázkou je, zda může AI tento proces převzít a jaká část hodin zpracovatele objednávek nebo logistického pracovníka se tím uvolní.
Odpověď je ano, s jednou výhradou. Jde o jeden z úkolů, u kterých nejsou potřeba ani nejnovější modely AI: postačí robotic process automation (RPA), a mnoho firem to tímto způsobem již dělá.
Rozhodující jsou tři osy: strukturovanost, objem a prostor pro úsudek.
Strukturovanost dosahuje hodnocení 5. Přepravní štítek má pevný formát, dodací list má pevný formát, celní dokument má pevný formát předepsaný přímo celní správou. Není potřeba žádná interpretace toho, co má na dokumentu být — to je pevně dané šablonou a vstupními údaji.
Objem také dosahuje hodnocení 5. Nejde o úkol, který se vyskytuje jen párkrát týdně; u firmy s určitou velikostí jde o desítky až tisíce zásilek denně. Čím vyšší objem, tím větší časová úspora na každém automatizovaném kroku a tím dříve se investice do integrací vrátí.
Prostor pro úsudek dosahuje hodnocení 5, což je zde výhodné: je málo co zvažovat. Systém znám hmotnost, destinaci a typ zásilky, a z toho mechanicky vyplývá, který dokument s jakým obsahem se vygeneruje. Neexistuje situace, kdy by pracovník musel odhadovat, jaký dokument je nejlepší — taková otázka neexistuje.
Kreativita dosahuje hodnocení 5, což v tomto případě znamená, že žádná kreativita není potřeba — zde je to výhoda, ne nevýhoda. Kontakt s klientem dosahuje hodnocení 4: při vytváření těchto dokumentů obvykle nedochází k přímému kontaktu, i když změna adresy může přijít prostřednictvím dotazu klienta, což tento úkol dotýká toho, co se odehrává i u kontroly a komunikace stavu objednávky.
Fyzická náročnost dosahuje hodnocení 3, a to je důvod, proč nejde zcela o kancelářský úkol: štítek musí být nakonec nalepen na krabici, a to zůstává lidskou prací, nebo prací pro jiný druh automatu než AI. Samo generování dokumentu je digitální; jejich nalepování nikoli.
Náklady na chyby a compliance dosahují obě hodnocení 3, a to si zaslouží pozornost. Nesprávná adresa na dodacím listu stojí vratku zásilky. Nesprávný celní dokument může způsobit, že zásilka uvízne na hranici, s pokutami nebo zdržením jako důsledkem. Nejde o katastrofické riziko jako u finančního výkaznictví — proto střední hodnocení — ale nejde ani o bezvýznamnou záležitost. Proto zde není okrajová podmínka nezávazná: generování dokumentů je totiž jen tak dobré, jak dobré jsou údaje, na kterých stojí.
Internetový obchod, který zasílá pouze v rámci domácího trhu s jedním pevným napojením na přepravního partnera, může toto dnes prakticky zcela plně generovat automaticky: adresa z objednávkového systému, hmotnost z WMS, štítek se automaticky vytvoří ve chvíli, kdy je objednávka zabalena. Pracovník kontroluje namátkově, ne řádek po řádku.
Firma, která zasílá mezinárodně, s proměnlivými celními pravidly podle země a produkty spadajícími pod různé HS kódy, má komplikovanější scénář. Základní dokumenty lze stále generovat automaticky, ale klasifikace produktů pro celní účely si někdy vyžaduje kontrolní krok, který nelze jen tak přenechat skriptu. Tam se úkol posouvá od „AI to může převzít“ k „částečně, s lidským dohledem, který schvaluje nebo zamítá s odůvodněním“ — přesně ta střední kategorie, která se u komplexnějších přepravních toků vyskytuje častěji než u jednoduchých.
Dvě okrajové podmínky nejsou volitelné. První je napojení na přepravního partnera: bez API spojení mezi vlastním systémem a systémem dopravce bude někdo stále přepisovat údaje, a pak je málo co získáno. Druhou je správnost adresních údajů na vstupu. Pokud objednávka vstoupí do systému již se špatnou adresou — což souvisí s tím, jak byla tato objednávka zadána, jak je vidět u zadávání objednávek do systému — pak generování dokumentů bezchybně vytvoří chybný dokument. Kvalita tohoto kroku tedy zčásti závisí na krocích, které mu předcházejí, stejně jako kvalita komunikace s klientem závisí na tom, jak aktuální jsou údaje o klientech v CRM.
Pro zpracovatele objednávek nebo logistického pracovníka, u kterého generování dokumentů tvoří podstatnou část pracovní náplně, jde o jeden z úkolů, u kterých lze již dnes uvolnit velkou část hodin — ne u každé firmy ve stejné míře a ne bez toho, aby zmíněné integrace byly v pořádku zajištěny. U firem s mezinárodními zásilkami je tento podíl nižší, protože kontrola compliance dokumentů zůstává lidskou prací.
Co to znamená pro funkci nebo personální obsazení, není otázka, na kterou tato stránka odpovídá: jaké zákonné požadavky platí při personálních rozhodnutích, je na zaměstnavateli, aby ověřil.
Chcete-li zjistit, jak to vyjde pro váš vlastní proces objednávek, je k dispozici bezplatný quickscan: dvanáct otázek, bez nutnosti účtu, s indikací, jakou část hodin v tomto profilu lze dnes převzít pomocí AI. Kompletní werkscan, který rozebírá práci celé firmy úkol po úkolu, se stále připravuje.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.