Bij een bedrijf van 100 tot 250 medewerkers is het werk verdeeld over afdelingen, maar binnen die afdelingen ligt veel taken bij één persoon. Er is een klantenservicemedewerker die de lastige dossiers kent. Een controller die de rapportage-eigenaardigheden van drie systemen uit haar hoofd kent. Een HR-medewerker die precies weet welke contractclausule bij welke functiegroep hoort. Dat is een andere situatie dan bij een team van tien, waar iedereen een beetje van alles doet, en ook anders dan bij een organisatie van duizend medewerkers, waar processen meestal al zijn vastgelegd omdat de omvang dat afdwingt. Bij 100 tot 250 medewerkers is de organisatie groot genoeg om taken te specialiseren, maar vaak nog niet groot genoeg om die taken ook te documenteren. Het werk bestaat, de kennis erover zit in één hoofd.
Dat heeft directe gevolgen voor wat AI kan overnemen. Een taak die in een procedure staat, met vaste stappen en vaste criteria, is relatief eenvoudig over te dragen: het patroon is al expliciet gemaakt. Een taak die alleen in het hoofd van één medewerker zit, moet eerst worden uitgesproken voordat een systeem, of een collega, hem kan overnemen. Dat uitspreken is precies waar een werkscan mee begint: niet raden wat er gebeurt, maar het werk per taak beschrijven zodat duidelijk wordt wat een routine is en wat improvisatie.
Bij deze bedrijfsomvang is een terugkerend patroon dat er meerdere systemen naast elkaar zijn ontstaan. Een CRM voor verkoop, een los pakket voor facturatie, een Excel-bestand voor personeelsplanning dat niemand durft te vervangen. Elk systeem werkt op zichzelf, maar de koppeling tussen systemen is er niet of is met de hand gelegd. Dat is een andere drempel dan bij een klein bedrijf, waar vaak één systeem alles doet, en anders dan bij een grote organisatie, die meestal al in een integratietraject zit. Wat dat concreet betekent voor overdraagbaarheid staat beschreven op de pagina over taken die vastlopen doordat systemen niet aan elkaar zijn gekoppeld: een taak kan inhoudelijk eenvoudig zijn en toch mensenwerk blijven, puur omdat iemand nu handmatig gegevens overtypt van het één naar het ander.
Binnen deze bedrijfsomvang zit vaak ook een verschuiving tussen afdelingen die met vaste producten werken en afdelingen die op maat leveren. Een backoffice die dezelfde vijf soorten aanvragen verwerkt, leent zich beter voor overname dan een team dat voor elke klant een andere oplossing samenstelt. Hoe die grens precies loopt, hangt af van hoeveel variatie er werkelijk in het maatwerk zit, en dat wordt toegelicht op de pagina over wat er verandert als een groot deel van het werk bestaat uit maatwerk per klant. Hetzelfde geldt voor klantcontact: een team dat vooral herhalende vragen beantwoordt, ziet een groot deel van dat werk verschuiven naar een systeem met menselijk toezicht, terwijl een team dat onderhandelt of adviseert die verschuiving veel minder ziet. Dat onderscheid staat uitgewerkt op de pagina over het werk dat verandert als klantcontact een groot deel van de dag vult.
Een taak die bij deze bedrijfsomvang vaak nog bij een enkele medewerker ligt, is het versturen van welkomstberichten aan nieuwe klanten. Het voelt als klein werk, maar het gebeurt dagelijks, volgt bijna altijd hetzelfde patroon en hangt zelden af van uitzonderingen. Of dat patroon sterk genoeg is om zonder voortdurend toezicht te laten lopen, of dat er reden is om een mens te laten goedkeuren, staat beschreven op de pagina over het versturen van welkomstberichten aan nieuwe klanten. Het is een klein voorbeeld van een groter patroon: veel losse taken bij deze bedrijfsomvang zijn stuk voor stuk klein, maar tellen samen op tot een substantieel deel van de kantooruren.
Omdat bedrijven van deze omvang regelmatig nieuwe systemen invoeren, nieuwe teams samenstellen of processen herzien, is een meting op één moment nooit het eindpunt. Een taak die vandaag nog bij één persoon ligt, kan over een kwartaal zijn vastgelegd in een procedure, en daarmee verschuift ook wat AI ervan kan overnemen. Wat een tweede meting concreet laat zien ten opzichte van de eerste, staat toegelicht op de pagina over wat een hermeting van de werkverdeling oplevert.
De indeling van werk bij een bedrijf van 100 tot 250 medewerkers, met specialisatie per persoon en systemen die niet altijd op elkaar aansluiten, vraagt om een beeld per taak in plaats van een algemene inschatting. De gratis quickscan geeft een eerste richting: twaalf vragen, zonder account, met een indicatie welk deel van de uren in uw profiel vandaag door AI over te nemen is. De volledige werkscan, die het werk taak voor taak uiteenlegt op acht assen, is nog in aanbouw. Wij bieden hem daarom nog niet aan, maar melden hier wanneer hij beschikbaar is.
Besluiten over de inzet van personeel vallen niet onder deze scan en niet onder AI TO FTE. Daarvoor gelden eigen wettelijke vereisten, en die worden hier niet behandeld.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.