Nabava se sastoji od dugog lanca zadataka: od signaliziranja da je nešto potrebno, do pregovaranja, naručivanja, primanja i fakturiranja. Neki od tih zadataka su uglavnom administrativni i slijede fiksan obrazac. Drugi zahtijevaju procjenu, osjećaj za odnose ili prosudbu koja se ne može uhvatiti u pravila. Naša taksonomija broji 62 zadatka u ovoj domeni, podijeljenih u tri kategorije. Ovaj članak prikazuje obrazac: koja vrsta posla spada gdje, i zašto.
Zadaci koje AI u praksi može samostalno izvršavati obično imaju dva svojstva: unos je strukturiran i postoji jasan, provjerljiv točan odgovor. Uzmite u obzir provjeru potvrde narudžbe. Cijena, količina i vrijeme dostave na potvrdi uspoređuju se s onim što je naručeno, a odstupanje se može objektivno utvrditi. Nije potreban prostor za tumačenje.
Isto vrijedi za postavljanje narudžbe kod dobavljača čim je zahtjev za nabavu odobren. Pretvaranje odobrenog zahtjeva u službenu narudžbu pitanje je pravilnog prenošenja podataka u ispravan sustav i format, a ne prosudbe.
Također obrada nabavnih računa uglavnom spada ovamo: usklađivanje računa, narudžbe i primke je usporedba u tri smjera s fiksnim kriterijima. Sve dok su dokumenti digitalni i čitljivi, ovo je zadatak u kojem sustav brže i dosljednije usklađuje nego čovjek to radi ručno. Što ovi zadaci imaju zajedničko je da izvor istine već postoji u drugim sustavima: narudžba, zahtjev, ugovor. AI uspoređuje i obrađuje, ne izmišlja ništa.
Najveća grupa zadataka na odjelu nabave kombinira AI-prijedlog s ljudskom procjenom koja odobrava ili odbija, s razlogom. To je drugačija podjela posla nego potpuno preuzimanje: sustav izvodi prvi udarac, čovjek nosi odgovornost za odluku.
Traženje i uspoređivanje ponuda ovdje je dobar primjer. Sustav bez problema može staviti ponude jednu pored druge po cijeni, uvjetima i vremenu dostave, i taj pregled je vrijedan. Ali koji dobavljač najbolje odgovara situaciji ovisi i o stvarima koje nisu uvijek navedene u ponudi: prethodna iskustva, strateška važnost, spremnost na rizik. Ta prosudba zahtijeva čovjeka koji može odobriti ili odbiti ishod.
Istraživanje odstupanja cijena također spada u ovu kategoriju. Sustav može signalizirati da se cijena na računu razlikuje od ugovorene cijene i čak ponuditi vjerojatan uzrok. Ali stvarno rješavanje s dobavljačem, i pitanje je li odstupanje prihvatljivo, ostaje prosudba koju mora donijeti osoba s poznavanjem odnosa i ugovora.
Također procjenjivanje učinka dobavljača spada ovamo. Podaci o vremenu dostave, kvaliteti i pritužbama lako se prikupljaju i sažimaju, ali prosudba o tome što to znači za nastavak odnosa je odluka s posljedicama koju čovjek mora moći obrazložiti. Ova kategorija je u praksi najveća, jer je nabava upravo područje u kojem brojke daju smjernicu, ali ne cijelu priču.
Treća grupa zadataka nije prikladna za preuzimanje, ni s nadzorom, jer se srž posla vrti oko uvjeravanja, izgradnje povjerenja ili donošenja odluke s dugoročnim posljedicama koja ne slijedi samo iz podataka.
Pregovaranje o nabavnim cijenama je najjasniji primjer. Pregovaranje je dinamičan, društveni proces u kojem su ton, vrijeme i uzajamno povjerenje najmanje toliko važni kao brojke. AI-sustav može dati podatke, ali vođenje samog razgovora je nešto drugo.
Odabir dobavljača za važan ili dugoročan ugovor također ostaje ljudski rad, posebno kada izbor ide dalje od cijene i vremena dostave. Strateška ovisnost, rizik za reputaciju i kvaliteta dugoročne suradnje faktori su koje je teško kvantificirati.
Osim toga, onboarding dobavljača ostaje zadatak gdje je potrebna ljudska kontrola nad podacima o usklađenosti i plaćanju, upravo zato što greške ovdje predstavljaju financijski rizik. To se povezuje sa širom temom: kada korištenje AI-a utječe na odluke o tome ko izvršava posao ili kako je organizacija strukturirana, vrijede posebni zakonski zahtjevi, kako se može pročitati i u uredbi o AI-u i vašim zaposlenicima.
Ono što razdvaja tri kategorije nije složenost zadatka po sebi, nego priroda odluke koja se u njemu krije. Uspoređivanje, usklađivanje i preuzimanje već zabilježenih podataka pogodno je za potpunu automatizaciju. Procjenjivanje na temelju više, dijelom mekih kriterija zahtijeva nadzor. Uvjeravanje, pregovaranje i strateško odlučivanje ostaju ljudski rad. Ovaj obrazac nije jedinstven za nabavu: kod koji posao na logistici može preuzeti AI i kod HR zadataka, kako je opisano u koji posao na HR odjelu može preuzeti AI, vraća se ista trodioba: strukturiran posao u kategoriju 1, posao procjenjivanja u kategoriju 2, posao odnosa i odlučivanja u kategoriju 3.
Koliko sati ovo konkretno oslobađa, uvelike ovisi o veličini odjela nabave, sustavima koji su već povezani i broju dobavljača i ugovora. Za to se ne može navesti opći postotak bez poznavanja vlastite situacije.
Podjela u ovom članku prikazuje obrazac, ne precizno stanje na vašem vlastitom odjelu nabave. Za prvu indikaciju postoji besplatni quickscan tvrtke ftetoai: dvanaest pitanja, bez računa, s indikacijom kojeg dijela sati u vašem profilu danas može preuzeti AI. Potpuni radni scan, koji dublje ulazi u specifične zadatke i procese, još je u izradi; to još ne možemo ponuditi ovdje, ali ćemo objaviti čim bude dostupan.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.