Logistiikka ja hankinta muodostuvat pitkästä tehtävien ketjusta: tarpeen havaitsemisesta toimittajien kanssa neuvottelemiseen ja lopulta saapuvan laskun käsittelyyn. Taksonomiassamme tähän toimialueeseen kuuluu 62 tehtävää. Kaikki tehtävät eivät sovi yhtä hyvin automatisointiin. Kaava käy selväksi, kun tarkastellaan, mitä tehtävä vaatii: kiinteitä sääntöjä ja jäsenneltyä tietoa, vai arviointia, neuvottelua ja vastuunkantoa.
Tehtävillä, joilla on suurimmat mahdollisuudet täydelliseen siirtoon, on yksi yhteinen piirre: ne perustuvat vertailukelpoiseen, jäsenneltyyn tietoon ja noudattavat kiinteää menettelyä, jossa on vähän poikkeuksia.
Tilausvahvistuksen tarkistaminen on tästä hyvä esimerkki. Tilausvahvistuksen vertaaminen alkuperäiseen tilaukseen hinnan, määrän ja toimitusajan osalta on kysymys tietojen rinnastamisesta. Siihen ei liity neuvottelua eikä riskinarviointia, ainoastaan poikkeamien tarkistus.
Myös tilausstatuksen valvonta ja seuranta kuuluu tähän kategoriaan. Avoimien tilausten järjestelmällinen seuranta ja automaattinen tiedustelu toimittajille, kun toimitusaika vaarantuu, on toistuvaa työtä, joka perustuu tietoon ja kiinteisiin laukaisimiin.
Ostolaskujen käsittely, ytimeltään laskun, tilauksen ja vastaanottotositteen täsmäytys, on samoin hyvin automatisoitavissa, kunhan kolme asiakirjaa täsmäävät. Syy siihen, että näitä tehtäviä voidaan siirtää, on aina sama: päätösvalta on pieni ja syöte on jäsennelty.
Suurempi joukko tehtäviä yhdistää osan, jonka AI voi hyvin valmistella, osaan, jossa ihmisen on punnittava, hyväksyttävä tai hylättävä. Tämä ei johdu siitä, että teknologia olisi puutteellinen, vaan siitä, että lopputulos vaatii arviointia, joka ulottuu tiedon ulkopuolelle.
Tarjousten pyytäminen ja vertailu on tästä havainnollinen esimerkki. AI voi vaivattomasti asettaa rinnakkain hinnat, ehdot ja toimitusajat ja tehdä ehdotuksen. Mutta lopullisessa valinnassa painavat usein myös pehmeämmät tekijät, kuten suhde toimittajaan tai strategiset näkökohdat, ja se vaatii ihmisen, joka hyväksyy tai hylkää suosituksen perustellusti.
Toimittajien suoritusten arviointi kuuluu samaan kategoriaan. Toimitusaikaa, laatua ja valituksia koskevien lukujen kerääminen ja tiivistäminen on hyvin automatisoitavissa. Arvio siitä, mitä se merkitsee suhteelle ja onko toimenpiteitä tarpeen, jää ihmisen tehtäväksi.
Hintapoikkeamien tutkiminen voidaan suurelta osin havaita ja esikäsitellä automaattisesti, mutta varsinainen ratkaisu toimittajan kanssa vaatii usein keskustelun ja punninnan, jota AI ei voi itsenäisesti viedä loppuun.
Tähän kategoriaan kuuluvissa tehtävissä on erityisen tärkeää sopia etukäteen, kuka antaa hyväksynnän ja millä perusteilla, varsinkin kun kyse on toimittajien tai suoritusten automatisoidusta arvioinnista. Tämä liittyy tapaan, jolla korkean riskin AI:ta työpaikalla käytetään, ja on hyvä tietää, että siihen sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia.
Kolmas joukko tehtäviä pysyy nykyisen teknologian tasolla ihmistyönä. Näissä tehtävissä keskeisellä sijalla ovat neuvottelu, suhteiden hoito ja vastuu pitkäaikaisesta yhteistyöstä.
Toimittajan valinta on tästä selvin esimerkki. Toimittajan valinta suuremman toimeksiannon tai pitkäaikaisen sopimuksen yhteydessä ottaa huomioon hinnan ja laadun, mutta myös luottamuksen, strategisen riippuvuuden ja halukkuuden mukautua tulevaisuuden ongelmiin. Tämä on päätös, jonka seuraukset ulottuvat pidemmälle kuin mitä tietoon voidaan tallentaa.
Ostohintojen neuvottelu pysyy yhtä lailla ihmistyönä. Neuvottelu on dynaaminen prosessi, jossa sävyllä, ajoituksella ja molemminpuolisella intressien ymmärtämisellä on merkitystä. Sitä ei voi vangita kiinteään käsikirjoitukseen.
Myös ostosopimuksen laatiminen vaatii, vaikka osaa siitä voidaan tukea vakiolausekkeilla, viime kädessä juristin tai ostajan, joka hallitsee organisaation omat riskit ja kantaa vastuun paperille tulevista sopimuksista.
Tämän 62 tehtävän kokonaiskuva osoittaa, että logistiikkaketjun hallinnollinen ja valvova osa on todennäköisin AI:n siirrettäväksi, että arviointityö vaatii usein välimuotoa valvonnan kanssa, ja että kaikki, mikä tarkoittaa neuvottelua, valintaa tai vastuunkantoa, jää ihmiselle. Tämä ei ole kiinteä prosenttiosuus osastoa kohden; se riippuu siitä, miten hankintaprosessinne on järjestetty, kuinka monta toimittajaa teillä on ja kuinka standardoituja sopimuksenne ovat jo.
Kun harkitsette tehtävien jakamista uudelleen ihmisen ja AI:n välillä, on olennaista selvittää milloin yritysneuvosto on asiassa toimivaltainen, varsinkin jos muutoksella on vaikutuksia toimiin tai työtapoihin osastolla. Myös tapa, jolla toimittajatietoja ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja käsitellään, liittyy GDPR:ään tehtävien automatisoinnissa. Tämä artikkeli kuvaa, mikä työ soveltuu automatisointiin; se ei ole perustelu henkilöstöpäätöksille, eikä se korvaa omaa oikeudellista tarkastelua.
Logistiikka ja hankinta eivät muuten ole erillään muista osastoista: varastotasoja ja toimitusaikoja valvova tekee usein tiivistä yhteistyötä suunnittelun kanssa, ja siksi voi olla valaisevaa lukea myös mitä työtä AI voi ottaa hoitaakseen suunnittelussa.
Tämä yhteenveto näyttää kaavan, mutta jokaisella organisaatiolla on oma yhdistelmänsä tehtäviä, järjestelmiä ja toimittajia. Jos haluatte tietää, miten tämä toteutuu omassa tilanteessanne, voitte täyttää ftetoai:n ilmaisen pikatestin: kaksitoista kysymystä, ei tiliä, jotka antavat viitteen siitä, kuinka suuri osa profiilinne tunneista on tänä päivänä AI:n hoidettavissa. Laajempi työskannaus, joka syventyy tarkemmin tehtävätasolle, on vielä kehitteillä; sitä ei ole tällä hetkellä olemassa, ja kerromme sen mieluummin rehellisesti kuin tarjoaisimme sitä valmiina.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.