Controllerien ja talouden järjestelmänvalvojien on pystyttävä osoittamaan, kuka teki minkä muutoksen tärkeisiin taloustietoihin ja milloin. Tämä auditointiloki on valvonnan ja vastuunalaisuuden perusta, sekä sisäisesti että tilintarkastajaan tai valvojaan päin. Kysymys on, voiko AI ottaa tämän kirjaamisen hoitaakseen, vai on tämän työn pysyttävä ihmisen tehtävänä.
Tämä tehtävä saa korkeat pisteet kolmella akselilla, jotka ratkaisevat asian, mutta ei tavalla jota odottaisi. Se ei ole tehtävä generatiiviselle AI:lle tai älykkäälle automaatiolle, jossa tarvitaan arviointikykyä. Se on tehtävä RPA:lle: sääntöohjatulle, deterministiselle ohjelmistolle, joka kirjaa mitä tapahtuu, tulkitsematta sitä.
Muutos kirjanpito- tai ERP-järjestelmässä on rakenteinen tapahtuma: käyttäjä muuttaa summaa, tiliä tai vastapuolta, tiettynä hetkenä, tiettyyn kenttään. Siinä ei ole mitään tulkittavaa. Kuka teki muutoksen, mikä oli vanha arvo ja mikä on uusi arvo, ovat kovaa tietoa, jonka järjestelmä tietää jo muutoshetkellä.
Volyymi on lisäksi suuri: keskisuuressa ERP-järjestelmässä kulkee päivittäin kymmeniä tai satoja muutoksia, laskurivistä pääkirjan korjauksiin. Manuaalinen kirjaaminen ei ole tällaisella volyymilla realistista, eikä sitä myöskään tarvita, sillä järjestelmä rekisteröi muutoksen jo sen tapahtuessa. Tämä on juuri sellainen tehtävä, jota varten RPA on suunniteltu: suuri volyymi, täysin rakenteinen, ei tarvetta harkinnalle.
Vaatimustenmukaisuusakseli saa arvon 1, joka on juuri epäedullinen kevyelle automatisoinnille, ja se on tärkeä signaali. Kyse ei ole tässä vaatimustenmukaisuudesta, joka tekee AI:sta vaikeaa, vaan vaatimustenmukaisuudesta, joka edellyttää, että kirjaaminen on vesitiivistä, muuttamatonta ja todistettavasti luotettavaa. Auditointilokilla, jota voidaan itse manipuloida, ei ole arvoa tilintarkastajalle tai valvojalle. Tämä tarkoittaa, että tekniikalla ei ole väliä, jos reunaehdot eivät ole kunnossa: järjestelmän on kirjattava automaattisesti, ja lokitiedostot on säilytettävä muuttamattomina, sen käyttäjän ulottumattomissa, joka teki muutoksen.
Harkintavara saa arvon 4: tulkintaa tarvitaan tuskin lainkaan siitä, mitä kirjataan, korkeintaan yksittäinen sopimus siitä, mitkä kentät ovat riittävän relevantteja kirjattaviksi. Virhekustannukset saavat arvon 3, keskitasoa: puuttuva lokirivi on ikävä tarkastuksessa, mutta useimmiten korjattavissa, jos järjestelmä kirjaa johdonmukaisesti. Asiakaskontakti, fyysinen työ ja luovuus eivät ole tässä kyseessä ja saavat siksi kaikki maksimaalisen edulliset pisteet automatisoinnille, yksinkertaisesti koska niillä ei ole roolia tässä tehtävässä.
Jos kirjanpito- tai ERP-järjestelmässänne on jo audit trail -toiminto, joka kirjaa muutokset automaattisesti ja muuttamattomasti, tämä tehtävä on tosiasiassa jo otettu hoidettavaksi. Controllerin tai järjestelmänvalvojan rooli siirtyy tällöin itse kirjaamisesta sen tarkastamiseen, että kirjaaminen on täydellistä ja koskematonta, sekä sisällön arvioimiseen otannan tai tutkinnan yhteydessä. Viimeksi mainittu, epäilyttävän muutoksen tulkinta, pysyy ihmistyönä ja jää tämän tehtävän ulkopuolelle.
Toisessa yrityksessä tilanne voi olla erilainen. Jos käytössä on vanhentunut tai räätälöity järjestelmä, jossa ei ole sisäänrakennettua audit trailia, kirjaaminen on vielä otettava käyttöön tai täydennettävä erillisellä työkalulla, ja se on toteutusprojekti, ei valmiiksi käyttöönotettava ratkaisu. Jos painopiste ei ole itse kirjaamisessa vaan poikkeamien arvioinnissa — esimerkiksi epätavallisten muutoskuvioiden havaitsemisessa, jotka voivat viitata petokseen — tehtävä siirtyy toiseen luokkaan: AI tai ohjelmisto voi merkitä poikkeamia, mutta ihminen arvioi ja päättää perustellusti. Se on eri tehtävä kuin itse kirjaaminen ja ansaitsee oman arvioinnin.
Lokitiedoston muuttumattomuus ei ole tekninen yksityiskohta, vaan sen arvon ydin. Kun lokitiedostoja voivat muokata samat henkilöt, jotka tekevät niitä koskevat taustalla olevat muutokset, valvontafunktio on käytännössä arvoton, olipa kirjaaminen muuten kuinka kehittynyttä tahansa. Tämä liittyy sisäiseen valvontaan ja mahdollisesti lakisääteisiin säilytysvelvollisuuksiin taloushallinnossa; niihin sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia, jotka vaihtelevat tilanteen ja toimialan mukaan, ja joita tämä sivu ei määrittele.
Tämä tehtävä ei muuten ole erillinen laajemmasta valvontaan ja riskienhallintaan liittyvästä automatisoinnista. Kun tarkastellaan Asiakkaiden ja kumppaneiden seulonta pakotelistoja vastaan, näkee vastaavan kuvion: rakenteiset, suurivolyymiset valvontatehtävät soveltuvat hyvin automatisointiin, kunhan tulos pysyy todistettavasti luotettavana. Myös IT-osastolla kirjaamisella ja auditoinnilla on suuri rooli, ja siellä tehtävät punninnat kulkevat usein rinnakkain taloushallinnon kanssa.
Tämä sivu kuvaa yhden tehtävän yleisen arvion perusteella. Se, miten tämä toteutuu omassa tiimissänne, riippuu käytössä olevasta järjestelmästä, siitä missä määrin audit trail -toiminnallisuus on jo käytössä, ja siitä millainen rooli kirjaamisella on poikkeamien arvioinnin rinnalla. Jos haluatte tietää, kuinka suuri osa oman profiilinne tunneista on tällä hetkellä AI:n hoidettavissa, voitte täyttää ftetoain ilmaisen pikatestin: kaksitoista kysymystä, ei tiliä, tulos välittömästi. Täydellinen työanalyysi, joka käsittelee yksittäisiä tehtäviä ja tiimejä syvemmin, on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.