Asiakirjojen järjestäminen, merkitseminen ja tallentaminen säilytysaikojen mukaisesti on tehtävä, jonka tekoäly voi osittain ottaa hoitaakseen, mutta ei kokonaan. Asiakirjojen tunnistaminen ja sijoittaminen on hyvin automatisoitavissa heti kun rakenne on kunnossa. Sen tosiasiallinen tarkistaminen, onko säilytysaikaa sovellettu oikein, sekä päätös jonkin hävittämisestä tai säilyttämisestä, jää ihmisen tehtäväksi valvonnan alaisena.
Kolme ulottuvuutta määrittää tässä lopputuloksen: compliance, virhekustannukset ja rakenteisuus. Viimeksi mainittu toimii automatisoinnin eduksi, kaksi ensimmäistä eivät.
Rakenteisuus saa arvosanan 4, mikä on korkea. Asiakirjoilla on kiinteät ominaisuudet: tyyppi, päivämäärä, lähettäjä, dossier. Tämä on juuri sellaista syötettä, jota ohjelmisto pystyy hyvin indeksoimaan ja luokittelemaan. Laskun tunnistaminen, merkinnän antaminen, tiedoston lähettäminen oikeaan kansioon dokumentinhallintajärjestelmässä: tämä on toistuvaa työtä, jolla on ennakoitava kaava.
Mutta compliance saa arvosanan 1, mikä vetää kokonaiskuvaa alaspäin. Säilytysajat on määrätty lailla ja ne vaihtelevat asiakirjatyypin mukaan: verotukselliset todistusasiakirjat, henkilöstödossierit, lääketieteelliset tiedot ja sopimukset — kaikilla on oma säilytysaikansa ja joskus oma poikkeusperusteensa. Virhe tässä ei ole vain hankaluus. Sellaisen asiakirjan liian aikainen hävittäminen, joka olisi vielä pitänyt säilyttää, voi saattaa organisaation todistusvaikeuksiin riita-asiassa tai tarkastuksessa. Henkilötietojen liian pitkä säilyttäminen, vaikka ne olisi pitänyt poistaa, koskettaa GDPR:ää. Tämä myös selittää, miksi virhekustannukset saavat matalan arvosanan 2: virheen seuraukset eivät ole vähäpätöisiä ja ne tulevat joskus näkyviin vasta vuosien kuluttua, kun verohallinto tai tuomioistuin kysyy dossieria, jota ei enää ole.
Esimerkki tekee asian konkreettiseksi. Hallinnollinen työntekijä skannaa saapuvan postin, tunnistaa sen toimittajan laskuksi ja sijoittaa sen automaattisesti oikeaan kansioon oikealla merkinnällä ja oikealla säilytysajalla. Tuo ensimmäinen osa, tunnistaminen ja tallentaminen, on hyvin automatisoitavissa rpa:lla heti kun säilytysajat asiakirjatyypeittäin on ennalta tallennettu järjestelmään. Mutta kysymys siitä, onko tietty asiakirja poikkeustapaus — esimerkiksi siksi, että se on osa vireillä olevaa riita-asiaa ja sitä on siksi säilytettävä pidempään huolimatta umpeutuneesta vakiosäilytysajasta — vaatii arviointia. Tuota arviointia ei haluta jättää algoritmin varaan ilman, että ihminen hyväksyy tai hylkää lopputuloksen, perusteluineen.
Yrityksessä, jossa on vähän asiakirjatyyppejä, yksinkertainen säilytysaikarakenne ja matala oikeudellinen herkkyys — ajatelkaa sisäisiä muistioita, joilla ei ole verotuksellista tai tietosuojaan liittyvää merkitystä — kuva muuttuu. Siellä virheellisen luokittelun riski on pienempi ja suurempi osa prosessista voi toimia vähemmällä valvonnalla. Toisin päin: organisaatio, jolla on paljon asiakirjatyyppejä, kansainvälistä sääntelyä tai valvontaviranomaisten tarkastusten historiaa, haluaa juuri rakentaa enemmän inhimillistä tarkistusta, myös siihen osaan, joka muualla automatisoituu ongelmitta. Juuri tästä syystä yleinen väite "arkistoinnista" ei riitä, vaan tarvitaan tehtäväkohtainen kartoitus.
Rpa on osoitettu keino tunnistettavaan, toistuvaan osaan: asiakirjojen sisäänluku, metatietojen poiminta, ennalta määriteltyjen sääntöjen perusteella oikeaan paikkaan lähettäminen dokumentinhallintajärjestelmässä ja merkitseminen oikealla säilytysajalla. Tämä toimii kunnolla vasta, kun kaksi ennakkoehtoa täyttyy: säilytysajat asiakirjatyypeittäin on ennalta tallennettu, ja digitaalinen tallennusrakenne on rakennettu. Ilman näitä kahta elementtiä automatisoinnilla ei ole mitään, mille rakentaa, ja kaikki jää käsityöksi.
Mitä rpa ei tee, on sisällöllinen arvio rajatapauksista, loppytarkastus ennen kuin jotain hävitetään lopullisesti, ja vastuu kokonaisuuden oikeellisuudesta. Se jää ihmiselle, joka hyväksyy tai hylkää, perusteella, joka on kirjattu siltä varalta, että sitä kysytään myöhemmin.
Tämä sivu kuvaa, mikä osa arkistointityöstä on teknisesti otettavissa tekoälyn hoidettavaksi ja mikä ei. Tämä ei ole kannanotto tietyn organisaation henkilöstötarpeeseen eikä perustelu irtisanomispäätökselle. Jälkimmäiseen sovelletaan omia lakisääteisiä vaatimuksia, riippumatta siitä, mitä tässä todetaan itse tehtävästä.
Tämä tehtävä ei ole erillinen. Kenen on vielä muutettava paperiarkisto itse, kannattaa katsoa ensin paperiarkiston digitointi ja saataville saattaminen, sillä se on askel, joka usein edeltää luokittelua ja tallentamista. Ja kenen mieltä askarruttaa, miltä tällainen tehtäväanalyysi näyttää kokonaisen osaston kohdalla, löytää vastaavan lähestymistavan sivulta mitä työtä tekoäly voi ottaa hoitaakseen IT-osastolla, jossa samat ulottuvuudet — compliance, virhekustannukset, rakenteisuus — ratkaisevat aina.
Tämän arvion ydin: asiakirjojen järjestäminen ja tallentaminen on hyvin automatisoitavissa heti kun säilytysajat ja tallennusrakenne ovat kunnossa, mutta säilytysaikojen noudattamisen tarkistaminen ja hävittämispäätös jäävät ihmiselle. Jos haluatte tietää, miten tämä toteutuu oman tehtävä- ja asiakirjatyyppiyhdistelmänne kohdalla, ftetoai:n ilmainen pikakartoitus — kaksitoista kysymystä, ilman tiliä — antaa suuntaa siitä, mikä osa profiilinne tunneista on jo tänään tekoälyn otettavissa. Täysimittainen työkartoitus, joka syventyy tarkemmin tiettyihin prosesseihin, on vielä rakenteilla.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.