Η ταξινόμηση, η επισήμανση και η αποθήκευση εγγράφων σύμφωνα με τις προθεσμίες τήρησης είναι μια εργασία που μπορεί εν μέρει να αναλάβει η AI, αλλά όχι πλήρως. Η αναγνώριση και η τοποθέτηση εγγράφων μπορεί να αυτοματοποιηθεί καλά από τη στιγμή που υπάρχει η δομή. Ο πραγματικός έλεγχος του αν μια προθεσμία τήρησης εφαρμόστηκε ορθά, καθώς και η απόφαση να καταστραφεί ή να διατηρηθεί κάτι, παραμένουν ανθρώπινη εργασία με εποπτεία.
Τρεις άξονες καθορίζουν εδώ το αποτέλεσμα: συμμόρφωση, κόστος σφαλμάτων και δομημένος χαρακτήρας. Ο τελευταίος λειτουργεί προς όφελος της αυτοματοποίησης, οι δύο πρώτοι όχι.
Ο δομημένος χαρακτήρας βαθμολογείται με 4, υψηλά. Τα έγγραφα έχουν σταθερά χαρακτηριστικά: τύπο, ημερομηνία, αποστολέα, φάκελο. Αυτό είναι ακριβώς το είδος εισόδου στο οποίο το λογισμικό μπορεί να δείκτεσε και να ταξινομεί καλά. Η αναγνώριση ενός τιμολογίου, η απόδοση μιας ετικέτας, η αποστολή ενός αρχείου στον σωστό φάκελο στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων: αυτό είναι επαναλαμβανόμενη εργασία με προβλέψιμο μοτίβο.
Όμως η συμμόρφωση βαθμολογείται με 1, και αυτό τραβάει προς τα κάτω τη συνολική εικόνα. Οι προθεσμίες τήρησης καθορίζονται νομοθετικά και διαφέρουν ανά τύπο εγγράφου: τα φορολογικά αποδεικτικά, οι φάκελοι προσωπικού, τα ιατρικά δεδομένα και τα συμβόλαια έχουν όλα τη δική τους προθεσμία και μερικές φορές τη δική τους αιτία εξαίρεσης. Ένα σφάλμα εδώ δεν είναι απλώς μια ενόχληση. Η πρόωρη καταστροφή ενός εγγράφου που έπρεπε ακόμη να διατηρηθεί μπορεί να φέρει έναν οργανισμό σε δυσχέρεια απόδειξης σε περίπτωση διαφοράς ή ελέγχου. Η υπερβολικά μακρά διατήρηση προσωπικών δεδομένων που έπρεπε να διαγραφούν άπτεται του ΓΚΠΔ. Αυτό εξηγεί επίσης γιατί το κόστος σφαλμάτων βαθμολογείται χαμηλά με 2: οι συνέπειες ενός λάθους δεν είναι ασήμαντες και μερικές φορές γίνονται ορατές μόνο χρόνια αργότερα, όταν η εφορία ή ένας δικαστής ζητά έναν φάκελο που δεν υπάρχει πλέον.
Ένα παράδειγμα το κάνει συγκεκριμένο. Ένας διοικητικός υπάλληλος σκανάρει την εισερχόμενη αλληλογραφία, αναγνωρίζει ότι πρόκειται για τιμολόγιο προμηθευτή και το τοποθετεί αυτόματα στον σωστό φάκελο με τη σωστή ετικέτα και την κατάλληλη προθεσμία τήρησης. Αυτό το πρώτο μέρος, η αναγνώριση και η αποθήκευση, μπορεί να αυτοματοποιηθεί καλά με rpa από τη στιγμή που οι προθεσμίες τήρησης ανά τύπο εγγράφου έχουν καθοριστεί εκ των προτέρων στο σύστημα. Όμως το ερώτημα αν ένα συγκεκριμένο έγγραφο αποτελεί εξαίρεση — για παράδειγμα επειδή αποτελεί μέρος μιας εκκρεμούς διαφοράς και άρα πρέπει να διατηρηθεί περισσότερο παρά τη λήξη μιας τυπικής προθεσμίας — απαιτεί κρίση. Αυτή την κρίση δεν θα θέλατε να την αφήσετε σε έναν αλγόριθμο χωρίς έναν άνθρωπο να εγκρίνει ή να απορρίπτει το αποτέλεσμα, με αιτιολόγηση.
Σε μια επιχείρηση με λίγους τύπους εγγράφων, μια απλή δομή προθεσμιών τήρησης και χαμηλή νομική ευαισθησία — σκεφτείτε εσωτερικές σημειώσεις χωρίς φορολογική ή σχετική με την ιδιωτικότητα σημασία — η εικόνα μετατοπίζεται. Εκεί ο κίνδυνος μιας λανθασμένης ταξινόμησης είναι μικρότερος και ένα μεγαλύτερο μέρος της διαδικασίας μπορεί να λειτουργήσει με λιγότερη εποπτεία. Αντιστρόφως: ένας οργανισμός με πολλούς τύπους εγγράφων, διεθνή νομοθεσία ή ιστορικό ελέγχων από ρυθμιστικές αρχές θα θέλει να ενσωματώσει περισσότερο ανθρώπινο έλεγχο, ακόμη και στο μέρος που αλλού αυτοματοποιείται χωρίς προβλήματα. Αυτό είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο μια γενική δήλωση για την «αρχειοθέτηση» δεν αρκεί και απαιτείται μια σκόπιμη ανάλυση ανά εργασία.
Η rpa είναι το ενδεδειγμένο μέσο για το αναγνωρίσιμο, επαναλαμβανόμενο μέρος: ανάγνωση εγγράφων, εξαγωγή μεταδεδομένων, αποστολή στο σωστό σημείο του συστήματος διαχείρισης εγγράφων βάσει προκαθορισμένων κανόνων και επισήμανση με τη σωστή προθεσμία τήρησης. Αυτό λειτουργεί καλά μόνο όταν πληρούνται δύο προαπαιτούμενα: οι προθεσμίες τήρησης ανά τύπο εγγράφου πρέπει να έχουν καθοριστεί εκ των προτέρων, και η ψηφιακή δομή αποθήκευσης πρέπει να είναι διαμορφωμένη. Χωρίς αυτά τα δύο στοιχεία η αυτοματοποίηση δεν έχει τίποτα να χτίσει πάνω και όλα παραμένουν χειρωνακτική εργασία.
Ό,τι δεν κάνει η rpa είναι η ουσιαστική κρίση για τις οριακές περιπτώσεις, ο τελικός έλεγχος πριν κάτι καταστραφεί οριστικά, και η ευθύνη για την ορθότητα του συνόλου. Αυτό παραμένει σε έναν άνθρωπο που εγκρίνει ή απορρίπτει, με μια αιτιολόγηση που καταγράφεται σε περίπτωση που ζητηθεί αργότερα.
Αυτή η σελίδα περιγράφει ποιο μέρος της εργασίας αρχειοθέτησης μπορεί τεχνικά να αναληφθεί και ποιο όχι. Αυτό δεν αποτελεί δήλωση σχετικά με τις ανάγκες προσωπικού ενός συγκεκριμένου οργανισμού ούτε τεκμηρίωση για απόφαση απόλυσης. Για το τελευταίο ισχύουν δικές τους νομικές απαιτήσεις, ανεξάρτητα από ό,τι διαπιστώνεται εδώ σχετικά με την ίδια την εργασία.
Αυτή η εργασία δεν στέκεται μόνη της. Όποιος πρέπει ακόμη να μετατρέψει το χάρτινο αρχείο, κοιτάζει πρώτα το ψηφιοποίηση και προσβασιμότητα χάρτινου αρχείου, γιατί αυτό είναι το βήμα που συχνά προηγείται της ταξινόμησης και αποθήκευσης. Και όποιος αναρωτιέται πώς φαίνεται αυτού του είδους η ανάλυση εργασιών για ένα ολόκληρο τμήμα, βρίσκει μια συγκρίσιμη προσέγγιση στο ποια εργασία μπορεί να αναλάβει η AI στο τμήμα IT, όπου οι ίδιοι άξονες — συμμόρφωση, κόστος σφαλμάτων, δομημένος χαρακτήρας — δίνουν κάθε φορά τη λύση.
Ο πυρήνας αυτής της κρίσης: η ταξινόμηση και αποθήκευση εγγράφων μπορεί να αυτοματοποιηθεί καλά από τη στιγμή που οι προθεσμίες τήρησης και η δομή αποθήκευσης είναι τακτοποιημένες, αλλά ο έλεγχος αυτών των προθεσμιών και η απόφαση για καταστροφή παραμένουν σε έναν άνθρωπο. Θέλετε να μάθετε πώς αυτό εξελίσσεται για τον δικό σας συνδυασμό εργασιών και τύπων εγγράφων, το δωρεάν quickscan της ftetoai — δώδεκα ερωτήσεις, χωρίς λογαριασμό — δίνει μια ένδειξη για ποιο μέρος των ωρών στο προφίλ σας μπορεί σήμερα να αναλάβει η AI. Η πλήρης εργασιακή σάρωση, που εμβαθύνει σε συγκεκριμένες διαδικασίες, βρίσκεται ακόμη υπό κατασκευή.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.