Uporządkowanie, oznaczanie i przechowywanie dokumentów zgodnie z okresami przechowywania to zadanie, które częściowo można przejąć za pomocą AI, ale nie w całości. Rozpoznawanie i rozmieszczanie dokumentów da się dobrze zautomatyzować, gdy struktura jest już ustalona. Faktyczna weryfikacja, czy okres przechowywania został prawidłowo zastosowany, oraz decyzja o zniszczeniu lub zachowaniu dokumentu, pozostają pracą ludzką z nadzorem.
Trzy osie determinują tu wynik: compliance, koszty błędów i ustrukturyzowanie. Ta ostatnia działa na korzyść automatyzacji, pierwsze dwie nie.
Ustrukturyzowanie ocenia się wysoko, na 4. Dokumenty mają stałe cechy: typ, datę, nadawcę, dossier. To właśnie ten rodzaj danych wejściowych, na których oprogramowanie dobrze radzi sobie z indeksowaniem i klasyfikacją. Rozpoznanie faktury, przypisanie etykiety, wysłanie pliku do właściwego folderu w systemie zarządzania dokumentami: to powtarzalna praca z przewidywalnym wzorcem.
Ale compliance ocenia się na 1, co obniża ogólny obraz. Okresy przechowywania są ustalone prawnie i różnią się w zależności od typu dokumentu: dokumenty podatkowe, dossier pracownicze, dane medyczne i umowy mają wszystkie swój własny okres, a czasem własną podstawę do wyjątku. Błąd tutaj to nie tylko niedogodność. Zbyt wczesne zniszczenie dokumentu, który powinien być jeszcze przechowywany, może wpędzić organizację w problemy dowodowe przy sporze lub kontroli. Zbyt długie przechowywanie danych osobowych, które właściwie powinny zostać usunięte, dotyka RODO. To wyjaśnia również, czemu koszty błędów oceniane są niska, na 2: skutki błędu nie są trywialne i czasem widoczne dopiero po latach, gdy urząd skarbowy lub sąd zapyta o dokument, którego już nie ma.
Przykład to uczyni konkretnym. Pracownik administracyjny skanuje przychodzącą pocztę, rozpoznaje, że jest to faktura od dostawcy, i automatycznie umieszcza ją we właściwym folderze z właściwą etykietą i właściwym okresem przechowywania. Tę pierwszą część, rozpoznawanie i przechowywanie, da się dobrze zautomatyzować za pomocą rpa, gdy okresy przechowywania dla każdego typu dokumentu są wcześniej ustalone w systemie. Ale pytanie, czy konkretny dokument stanowi wyjątek — na przykład ponieważ jest częścią trwającego spornego postępowania i musi być dłużej przechowywany mimo upływu standardowego okresu — wymaga oceny. Tej oceny nie chcemy pozostawić algorytmowi bez zatwierdzenia lub odrzucenia wyniku przez człowieka, z podanym powodem.
W firmie z niewielką liczbą typów dokumentów, prostą strukturą okresów przechowywania i niską wrażliwością prawną — na przykład notatki wewnętrzne bez znaczenia podatkowego czy związanego z prywatnością — obraz się zmienia. Tam ryzyko błędnej klasyfikacji jest mniejsze, a większa część procesu może działać z mniejszym nadzorem. I odwrotnie: organizacja z wieloma typami dokumentów, przepisami międzynarodowymi lub historią kontroli ze strony organów nadzoru będzie chciała wbudować więcej weryfikacji ludzkiej, także w tej części, która gdzie indziej jest bezproblemowo automatyzowana. To właśnie dlaczego ogólne stwierdzenie na temat „archiwizowania” nie jest wystarczające i potrzebny jest skan skoncentrowany na zadaniach.
Rpa jest odpowiednim środkiem do rozpoznawalnej, powtarzalnej części: wczytywania dokumentów, wyodrębniania metadanych, przesyłania na podstawie wcześniej ustalonych reguł do właściwego miejsca w systemie zarządzania dokumentami i etykietowania z właściwym okresem przechowywania. To działa dobrze tylko wtedy, gdy spełnione są dwa warunki wstępne: okresy przechowywania dla każdego typu dokumentu muszą być wcześniej ustalone, a cyfrowa struktura przechowywania musi być zorganizowana. Bez tych dwóch elementów automatyzacja nie ma na czym się oprzeć i wszystko pozostaje pracą ręczną.
Tego, czego rpa nie robi, to merytoryczna ocena przypadków granicznych, kontrola końcowa przed definitywnym zniszczeniem oraz odpowiedzialność za poprawność całości. To pozostaje przy człowieku, który zatwierdza lub odrzuca, z powodem, który jest zapisany na wypadek, gdyby ktoś o niego później zapytał.
Niniejsza strona opisuje, którą część pracy archiwizacyjnej można technicznie przejąć, a którą nie. Nie jest to stwierdzenie dotyczące potrzeb kadrowych konkretnej organizacji ani uzasadnienie decyzji o zwolnieniu. Dla tego ostatniego obowiązują własne wymogi prawne, niezależne od tego, co tu ustalono na temat samego zadania.
To zadanie nie istnieje samodzielnie. Kto musi jeszcze samodzielnie przekształcić archiwum papierowe, powinien najpierw zajrzeć do digitalizacji i udostępniania archiwum papierowego, ponieważ jest to etap, który często poprzedza klasyfikację i przechowywanie. A kto zastanawia się, jak wygląda taka analiza zadań dla całego działu, znajdzie podobne podejście przy jaką pracę może przejąć AI w dziale IT, gdzie te same osie — compliance, koszty błędów, ustrukturyzowanie — każdorazowo mają decydujące znaczenie.
Sedno tej oceny: uporządkowanie i przechowywanie dokumentów da się dobrze zautomatyzować, gdy okresy przechowywania i struktura przechowywania są uporządkowane, ale weryfikacja zgodności z tymi okresami i decyzja o zniszczeniu pozostają przy człowieku. Jeśli chce Pan/Pani wiedzieć, jak to wypada dla Pana/Pani własnej kombinacji zadań i typów dokumentów, bezpłatny quickscan ftetoai — dwanaście pytań, bez konta — daje wskazanie, jaką część godzin w Pana/Pani profilu można dziś przejąć za pomocą AI. Pełny werkscan, który głębiej analizuje konkretne procesy, jest jeszcze w budowie.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.