Dokumentų rūšiavimas, ženklinimas ir saugojimas laikantis saugojimo terminų yra užduotis, kurią iš dalies gali perimti DI, tačiau ne visiškai. Dokumentų atpažinimą ir sudėjimą į tinkamą vietą galima gerai automatizuoti, kai jau yra sukurta struktūra. Tačiau faktinis tikrinimas, ar saugojimo terminas taikytas teisingai, ir sprendimas dokumentą sunaikinti ar saugoti toliau, išlieka žmonių darbu su priežiūra.
Tris ašys nulemia rezultatą: atitiktis, klaidų kaina ir struktūrizuotumas. Pastarasis veikia automatizavimo naudai, pirmieji du – ne.
Struktūrizuotumas įvertintas aukštai – 4. Dokumentai turi fiksuotus požymius: tipą, datą, siuntėją, bylą. Tai tiksliai tokio pobūdžio duomenys, kuriuos programinė įranga gali gerai indeksuoti ir klasifikuoti. Sąskaitos faktūros atpažinimas, žymos priskyrimas, failo nukreipimas į tinkamą aplanką dokumentų valdymo sistemoje – tai pasikartojantis darbas su nuspėjamu modeliu.
Bet atitiktis įvertinta žemai – 1, ir tai traukia bendrą vaizdą žemyn. Saugojimo terminus nustato įstatymai, ir jie skiriasi pagal dokumento tipą: mokestiniai dokumentai, personalo bylos, medicininiai duomenys ir sutartys – visi turi savo terminą, o kartais ir savo išimties pagrindą. Klaida čia nėra vien nepatogumas. Per anksti sunaikintas dokumentas, kurį reikėjo saugoti ilgiau, gali įstumti organizaciją į įrodymų trūkumą kilus ginčui ar patikrinimui. Per ilgai saugomi asmens duomenys, kuriuos reikėjo pašalinti, susiję su BDAR. Tai paaiškina, kodėl klaidų kaina įvertinta žemai – 2: klaidos padariniai nėra menki ir kartais pastebimi tik po kelerių metų, kai mokesčių administratorius ar teismas paprašo bylos, kurios jau nebėra.
Pavyzdys tai paaiškina konkrečiau. Administracijos darbuotojas skenuoja gaunamą paštą, atpažįsta, kad tai tiekėjo sąskaita faktūra, ir automatiškai sudeda ją į tinkamą aplanką su tinkama žyma ir tinkamu saugojimo terminu. Ta pirmoji dalis – atpažinimas ir saugojimas – gerai automatizuojama naudojant rpa, kai saugojimo terminai pagal dokumento tipą sistemoje iš anksto nustatyti. Bet klausimas, ar konkretus dokumentas yra išimtis – pavyzdžiui, nes jis susijęs su vykstančiu ginču ir todėl turi būti saugomas ilgiau nepaisant pasibaigusio standartinio termino – reikalauja įvertinimo. To įvertinimo nenorėsite palikti algoritmui, kol žmogus nepatvirtina ar nepaneigia rezultato, nurodydamas priežastį.
Įmonėje su nedaug dokumentų tipų, paprasta saugojimo terminų struktūra ir žemu teisiniu jautrumu – pavyzdžiui, vidiniai užrašai, neturintys mokestinės ar privatumo reikšmės – vaizdas keičiasi. Tada klaidingos klasifikacijos rizika mažesnė, ir didesnę proceso dalį galima vykdyti su mažesne priežiūra. Ir atvirkščiai: organizacija su daug dokumentų tipų, tarptautiniu reguliavimu ar priežiūros institucijų patikrinimų istorija norės įtraukti daugiau žmogaus atliekamo tikrinimo, net ir toje dalyje, kuri kitur automatizuojama be problemų. Tai tiksliai paaiškina, kodėl bendras teiginys apie „archyvavimą“ nepakankamas ir reikalinga užduotimis pagrįsta analizė.
Rpa yra tinkama priemonė atpažįstamai, pasikartojančiai daliai: dokumentų nuskaitymui, metaduomenų išgavimui, siuntimui pagal iš anksto nustatytas taisykles į tinkamą vietą dokumentų valdymo sistemoje ir žymėjimui su tinkamu saugojimo terminu. Tai veikia gerai tik tada, kai įvykdytos dvi sąlygos: saugojimo terminai pagal dokumento tipą turi būti iš anksto nustatyti, ir skaitmeninė saugojimo struktūra turi būti sutvarkyta. Be šių dviejų elementų automatizavimas neturi ant ko statyti ir viskas išlieka rankų darbu.
Ko rpa nedaro – tai turinio vertinimo ribinių atvejų, galutinės kontrolės prieš galutinį sunaikinimą ir atsakomybės už visumos teisingumą. Tai išlieka žmogui, kuris patvirtina ar atmeta, nurodydamas priežastį, kuri fiksuojama tam atvejui, jei vėliau apie tai paklaustų.
Šis puslapis aprašo, kurią archyvavimo darbo dalį technologiškai galima perimti, o kurios ne. Tai nėra teiginys apie konkrečios organizacijos personalo poreikį ir nėra pagrindas atleidimo iš darbo sprendimui. Pastarajam taikomi savi teisiniai reikalavimai, nepriklausomai nuo to, kas čia nustatyta apie pačią užduotį.
Ši užduotis nėra atskira. Kas pats dar turi konvertuoti popierinį archyvą, pirmiausia pažiūri į popierinio archyvo skaitmeninimą ir prieigos suteikimą, nes tai žingsnis, kuris dažnai vyksta prieš klasifikavimą ir saugojimą. O kas domisi, kaip tokio pobūdžio užduočių analizė atrodo visam padaliniui, panašų metodą ras kokį darbą DI gali perimti IT skyriuje, kur tos pačios ašys – atitiktis, klaidų kaina, struktūrizuotumas – kaskart nulemia rezultatą.
Šios išvados esmė: dokumentų rūšiavimą ir saugojimą gerai galima automatizuoti, kai saugojimo terminai ir saugojimo struktūra sutvarkyti, tačiau tų terminų tikrinimas ir sprendimas dėl sunaikinimo išlieka žmogui. Jei norite žinoti, kaip tai atsispindi jūsų konkrečiam užduočių ir dokumentų tipų derinio profiliui, nemokamas ftetoai greitasis testas – dvylika klausimų, be registracijos – suteikia orientacinį įvertinimą, kurią valandų dalį jūsų profilyje šiandien galima perduoti DI. Visas darbo testas, kuris giliau analizuoja konkrečius procesus, dar kuriamas.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.