Dokumentide korrastamine, märgistamine ja säilitamine kooskõlas säilitustähtaegadega on ülesanne, mille AI võib osaliselt üle võtta, aga mitte täielikult. Dokumentide äratundmine ja paigutamine on hästi automatiseeritav niipea, kui struktuur on paigas. See, kas säilitustähtaega on tegelikult õigesti kohaldatud, ja otsus midagi hävitada või säilitada, jääb inimese tööks järelevalve all.
Siin määravad tulemuse kolm telge: vastavus, veakulud ja struktureeritus. Viimane töötab automatiseerimise kasuks, esimesed kaks mitte.
Struktureeritus saab hindeks 4, mis on kõrge. Dokumentidel on püsivad tunnused: tüüp, kuupäev, saatja, toimik. See on täpselt selline sisend, mida tarkvara suudab hästi indekseerida ja klassifitseerida. Arve äratundmine, märgise määramine, faili suunamine dokumendihaldussüsteemi õigesse kausta – see on korduv töö prognoositava mustriga.
Kuid vastavus saab hindeks 1, ja see tõmbab üldpildi alla. Säilitustähtajad on seadusega kindlaks määratud ja erinevad dokumendi tüübi kaupa: maksualased tõendusdokumendid, personalitoimikud, meditsiinilised andmed ja lepingud – kõigil on oma tähtaeg ja mõnikord oma erandi alus. Viga siin ei ole lihtsalt ebamugavus. Dokumendi enneaegne hävitamine, mida tuli veel säilitada, võib panna organisatsiooni tõendite puudumise olukorda vaidluse või kontrolli korral. Isikuandmete liiga kauaks säilitamine, mis tegelikult tuli kustutada, puudutab AVG-t (isikuandmete kaitse üldmäärust). See selgitab ka, miks veakulud saavad madala hindega 2: vea tagajärjed ei ole tühised ja need ilmnevad vahel alles aastate pärast, kui maksuhaldur või kohus küsib toimikut, mida enam ei ole.
Üks näide teeb selle konkreetseks. Haldustöötaja skannib sissetuleva posti, tuvastab, et see on tarnija arve, ja paigutab selle automaatselt õigesse kausta õige märgise ja õige säilitustähtajaga. See esimene osa, äratundmine ja säilitamine, on rpa abil hästi automatiseeritav niipea, kui säilitustähtajad dokumendi tüübi kaupa on süsteemis eelnevalt kindlaks määratud. Kuid küsimus, kas konkreetne dokument on erand — näiteks kuna see on osa käimasolevast vaidlusest ja seetõttu tuleb seda säilitada kauem, hoolimata standardtähtaja möödumisest — vajab hindamist. Seda hindamist ei soovi te jätta algoritmi hooleks, ilma et inimene tulemust heaks kiidaks või tagasi lükkaks, koos põhjendusega.
Ettevõttes, kus on vähe dokumendi tüüpe, lihtne säilitustähtaegade struktuur ja madal juriidiline tundlikkus — näiteks sisemärkmed, mis ei ole maksu- või privaatsusrelevantsed — nihkub pilt. Seal on väära klassifitseerimise risk väiksem ja suurem osa protsessist saab toimida väiksema järelevalvega. Vastupidi kehtib: organisatsioon, kus on palju dokumenditüüpe, rahvusvahelised regulatsioonid või varasem kontrollikogemus järelevalveasutustega, soovib just rohkem inimliku kontrolli sisse ehitada, isegi selles osas, mida mujal probleemideta automatiseeritakse. See on täpselt põhjus, miks üldine seisukoht "arhiveerimise" kohta ei piisa ja vajalik on ülesandekeskne analüüs.
Rpa on sobiv vahend äratuntava, korduva osa jaoks: dokumentide sisselugemine, metaandmete eraldamine, eelnevalt kindlaks määratud reeglite alusel õigesse kohta dokumendihaldussüsteemis suunamine ja õige säilitustähtajaga märgistamine. See toimib hästi ainult siis, kui kaks eeltingimust on täidetud: säilitustähtajad dokumenditüübi kaupa peavad olema eelnevalt kindlaks määratud, ja digitaalne säilitusstruktuur peab olema paigas. Ilma nende kahe elemendita ei ole automatiseerimisel millele toetuda ja kõik jääb käsitööks.
Mida rpa ei tee, on sisuline hinnang piiripealsetele juhtumitele, lõppkontroll enne midagi lõplikult hävitatakse, ja vastutus kogumi õigsuse eest. See jääb inimese kätte, kes kiidab heaks või lükkab tagasi, koos põhjendusega, mis on kirja pandud juhuks, kui seda hiljem küsitakse.
See leht kirjeldab, milline osa arhiveerimistööst on tehniliselt üle võetav ja milline osa ei ole. See ei ole seisukohavõtt konkreetse organisatsiooni personalivajaduse kohta ega põhjendus koondamisotsuse jaoks. Viimase suhtes kehtivad eraldi seaduslikud nõuded, sõltumata sellest, mis siin ülesande enda kohta kindlaks tehakse.
See ülesanne ei seisa eraldi. Kes peab veel paberarhiivi enda ümber muutma, vaatab esmalt paberarhiivi digitaliseerimist ja avamist, sest see on samm, mis eelneb sageli klassifitseerimisele ja säilitamisele. Ja kes küsib, kuidas selline ülesandeanalüüs näeb välja terve osakonna jaoks, leiab sarnase lähenemise juurest milline töö on AI-l võimalik IT-osakonnas üle võtta, kus samad teljed — vastavus, veakulud, struktureeritus — annavad iga kord otsustava sõna.
Selle hinnangu tuum: dokumentide korrastamine ja säilitamine on hästi automatiseeritav niipea, kui säilitustähtajad ja säilitusstruktuur on korras, kuid nende tähtaegade kontrollimine ja hävitamisotsus jäävad inimese kätte. Kui soovite teada, kuidas see teie enda ülesannete ja dokumenditüüpide segu jaoks välja kukub, annab ftetoai tasuta kiirtest — kaksteist küsimust, kontot vajamata — indikatsiooni, kui suure osa teie profiilis olevatest tundidest saab AI täna üle võtta. Täielik töö-skaneering, mis käsitleb konkreetseid protsesse põhjalikumalt, on veel valmimisel.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.