Ordonarea, etichetarea și stocarea documentelor conform termenelor de păstrare este o sarcină care poate fi parțial preluată de AI, dar nu complet. Recunoașterea și plasarea documentelor este bine automatizabilă de îndată ce structura este stabilită. Verificarea efectivă a corectitudinii aplicării unui termen de păstrare, precum și decizia de a distruge sau păstra un document, rămân muncă umană cu supraveghere.
Trei axe determină aici rezultatul: conformitate, costurile erorilor și gradul de structurare. Ultima lucrează în favoarea automatizării, primele două nu.
Gradul de structurare obține un scor ridicat de 4. Documentele au caracteristici fixe: tip, dată, expeditor, dosar. Este exact tipul de input pe care software-ul poate indexa și clasifica bine. Recunoașterea unei facturi, atribuirea unei etichete, trimiterea unui fișier către folderul corect din sistemul de gestionare a documentelor: este muncă repetitivă cu un tipar previzibil.
Dar conformitatea obține un scor de 1, ceea ce trage imaginea de ansamblu în jos. Termenele de păstrare sunt stabilite prin lege și diferă în funcție de tipul de document: documente justificative fiscale, dosare de personal, date medicale și contracte au fiecare propriul termen și, uneori, propriul motiv de excepție. O eroare aici nu este pur și simplu un inconvenient. Distrugerea prematură a unui document care trebuia încă păstrat poate pune o organizație în dificultate de a face dovada într-un litigiu sau un control. Păstrarea prea îndelungată a datelor cu caracter personal care de fapt trebuiau șterse afectează AVG (RGPD). Aceasta explică și de ce costurile erorilor obțin un scor scăzut de 2: consecințele unei erori nu sunt triviale și, uneori, devin vizibile abia după ani, când administrația fiscală sau un judecător solicită un dosar care nu mai există.
Un exemplu clarifică situația. Un angajat administrativ scanează corespondența primită, recunoaște că este o factură de furnizor și o plasează automat în folderul corect, cu eticheta și termenul de păstrare corecte. Această primă parte, recunoașterea și stocarea, este bine automatizabilă cu rpa de îndată ce termenele de păstrare per tip de document sunt stabilite în avans în sistem. Dar întrebarea dacă un document specific reprezintă o excepție — de exemplu pentru că face parte dintr-un litigiu în curs și, prin urmare, trebuie păstrat mai mult, în ciuda expirării termenului standard — necesită evaluare. Această evaluare nu vreți să o lăsați unui algoritm fără ca un om să aprobe sau să respingă rezultatul, cu motivul aferent.
Într-o companie cu puține tipuri de documente, o structură simplă a termenelor de păstrare și o sensibilitate juridică scăzută — gândiți-vă la note interne fără relevanță fiscală sau privind confidențialitatea — imaginea se schimbă. Aici riscul unei clasificări greșite este mai mic și o parte mai mare a procesului poate funcționa cu mai puțină supraveghere. Invers: o organizație cu multe tipuri de documente, reglementări internaționale sau un istoric de controale din partea autorităților de supraveghere va dori să integreze mai multă verificare umană, inclusiv pe partea care în alte contexte este automatizată fără probleme. Acesta este exact motivul pentru care o afirmație generală despre „arhivare” nu este suficientă și este necesară o analiză orientată pe sarcini specifice.
Rpa este mijlocul indicat pentru partea recognoscibilă, repetitivă: citirea documentelor, extragerea metadatelor, trimiterea către locul corect din sistemul de gestionare a documentelor pe baza unor reguli stabilite în avans și etichetarea cu termenul de păstrare corect. Acest lucru funcționează bine doar dacă sunt îndeplinite două condiții preliminare: termenele de păstrare per tip de document trebuie să fie stabilite în avans, iar structura de stocare digitală trebuie să fie configurată. Fără aceste două elemente, automatizarea nu are pe ce să se bazeze și tot rămâne muncă manuală.
Ce nu face rpa este evaluarea de fond a cazurilor limită, controlul final înainte ca ceva să fie distrus definitiv, și responsabilitatea pentru corectitudinea întregului proces. Aceasta rămâne în sarcina unui om care aprobă sau respinge, cu un motiv care este documentat pentru cazul în care se pune întrebarea mai târziu.
Această pagină descrie ce parte din munca de arhivare poate fi preluată tehnic și ce parte nu. Nu este o afirmație despre necesarul de personal al unei organizații specifice și nici o justificare pentru o decizie de concediere. Pentru aceasta din urmă se aplică cerințe legale proprii, independente de ceea ce se stabilește aici despre sarcina în sine.
Această sarcină nu este izolată. Cei care încă trebuie să transforme ei înșiși arhiva pe hârtie ar trebui să consulte mai întâi digitalizarea și accesibilizarea arhivei pe hârtie, deoarece este pasul care de obicei precede clasificarea și stocarea. Iar cei care se întreabă cum se prezintă acest tip de analiză a sarcinilor pentru un întreg departament găsesc o abordare similară la ce muncă poate prelua AI la departamentul IT, unde aceleași axe — conformitate, costurile erorilor, gradul de structurare — sunt de fiecare dată decisive.
Esența acestei aprecieri: ordonarea și stocarea documentelor este bine automatizabilă de îndată ce termenele de păstrare și structura de stocare sunt în ordine, dar verificarea conformității cu aceste termene și decizia privind distrugerea rămân în sarcina unui om. Dacă doriți să știți cum se aplică acest lucru pentru propriul dumneavoastră mix de sarcini și tipuri de documente, quickscan-ul gratuit de la ftetoai — douăsprezece întrebări, fără cont — oferă o indicație privind ce parte din orele din profilul dumneavoastră poate fi preluată astăzi de AI. Scanul complet de lucru, care aprofundează procese specifice, este încă în construcție.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.