Urejanje, oznaČevanje in shranjevanje dokumentov skladno s hranilnimi dobami je naloga, ki jo AI lahko deloma prevzame, vendar ne v celoti. Prepoznavanje in shranjevanje dokumentov je dobro avtomatizirati, ko je struktura vzpostavljena. Dejansko preverjanje, ali je hranilna doba pravilno uporabljena, in odločitev o uničenju ali hrambi dokumenta, ostaja delo za ljudi z nadzorom.
Tri osi določajo tukaj izid: skladnost, stroški napak in strukturiranost. Zadnja deluje v prid avtomatizacije, prvi dve pa ne.
Strukturiranost dosega visoko oceno 4. Dokumenti imajo fiksne značilnosti: vrsto, datum, pošiljatelja, dosje. To je natanko vrsta vhodnih podatkov, na katerih se programska oprema dobro znajde pri indeksiranju in klasificiranju. Prepoznati račun, dodeliti oznako, poslati datoteko v pravo mapo v sistemu za upravljanje dokumentov: to je ponavljajoče se delo s predvidljivim vzorcem.
Vendar pa skladnost dosega oceno 1, kar potegne skupno oceno navzdol. Hranilne dobe so zakonsko določene in se razlikujejo glede na vrsto dokumenta: davčna dokazila, kadrovske dosjeje, medicinske podatke in pogodbe – vsi imajo svojo lastno dobo hrambe in včasih svojo lastno izjemo. Napaka tukaj ni zgolj nevšečnost. Prezgodnje uničenje dokumenta, ki bi ga bilo treba še hraniti, lahko organizacijo spravi v dokazno stisko ob sporu ali nadzoru. Prekomerno dolgo hranjenje osebnih podatkov, ki bi jih pravzaprav bilo treba izbrisati, se dotika GDPR. To pojasnjuje tudi, zakaj stroški napak dosegajo nizko oceno 2: posledice napake niso trivialne in so včasih vidne šele leta pozneje, ko davčna uprava ali sodišče zahteva dosje, ki ga ni več.
Primer to naredi konkretno. Administrativni sodelavec skenira prispelo pošto, prepozna, da gre za račun dobavitelja, in ga samodejno shrani v pravo mapo s pravo oznako in pravo hranilno dobo. Ta prvi del, prepoznavanje in shranjevanje, je z rpa dobro avtomatiziran, takoj ko so hranilne dobe za posamezne vrste dokumentov vnaprej določene v sistemu. Vendar pa vprašanje, ali je določen dokument izjema — na primer, ker je del tekočega spora in ga je zato treba hraniti dlje, kljub preteku standardne dobe — zahteva presojo. To presojo ne želite prepustiti algoritmu, brez da bi človek rezultat potrdil ali zavrnil, z navedenim razlogom.
Pri podjetju z malo vrstami dokumentov, preprosto strukturo hranilnih dob in nizko pravno občutljivostjo — na primer interne zapiske brez davčne ali zasebnostne relevantnosti — se slika spremeni. Tam je tveganje napačne klasifikacije manjše in lahko večji del procesa deluje z manj nadzora. Nasprotno pa velja: organizacija z veliko vrstami dokumentov, mednarodno zakonodajo ali zgodovino nadzorov s strani regulatorjev bo želela vgraditi več človeškega preverjanja, tudi na delu, ki je drugje brez težav avtomatiziran. To je natanko razlog, zakaj splošna izjava o »arhiviranju« ne zadošča in je potreben pregled po nalogah.
Rpa je primerno orodje za prepoznaven, ponavljajoč se del: branje dokumentov, izluščenje metapodatkov, pošiljanje na pravo mesto v sistemu za upravljanje dokumentov na podlagi vnaprej določenih pravil ter označevanje s pravo hranilno dobo. To deluje dobro le, če sta izpolnjeni dve predpostavki: hranilne dobe za posamezne vrste dokumentov morajo biti vnaprej določene, in digitalna struktura shranjevanja mora biti vzpostavljena. Brez teh dveh elementov avtomatizacija nima na čem graditi in vse ostane ročno delo.
Kar rpa ne počne, je vsebinska presoja mejnih primerov, končni nadzor pred dokončnim uničenjem in odgovornost za pravilnost celote. To ostaja pri človeku, ki potrdi ali zavrne, z razlogom, ki je zapisan za primer, da se vpraša pozneje.
Ta stran opisuje, kateri del arhivskega dela je tehnično mogoče prevzeti in kateri ne. To ni izjava o kadrovskih potrebah določene organizacije in ne utemeljitev za odpustitveno odločitev. Za to zadnje veljajo lastne zakonske zahteve, ločeno od tega, kar je tukaj ugotovljeno o samem opravilu.
Ta naloga ne stoji sama zase. Kdor mora fizični arhiv še sam digitalizirati, naj najprej pogleda digitalizacija in dostopnost papirnega arhiva, saj je to korak, ki pogosto sledi klasifikaciji in shranjevanju. In kdor se sprašuje, kako izgleda tovrstna analiza nalog za celoten oddelek, najde podoben pristop pri katero delo lahko AI prevzame na IT oddelku, kjer isti osi — skladnost, stroški napak, strukturiranost — vedno znova odločajo.
Bistvo te presoje: urejanje in shranjevanje dokumentov je dobro avtomatizirati, ko so hranilne dobe in struktura shranjevanja urejene, vendar preverjanje skladnosti s temi dobami in odločitev o uničenju ostajata pri človeku. Če želite izvedeti, kako se to izraža za vašo lastno kombinacijo nalog in vrst dokumentov, brezplačni hitri pregled ftetoai — dvanajst vprašanj, brez računa — ponuja indikacijo, kateri del ur v vašem profilu je danes mogoče prevzeti z AI. Celoten delovni pregled, ki se poglobi v specifične procese, je še v izdelavi.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.