Dokumentu sakārtošana, marķēšana un glabāšana atbilstoši glabāšanas termiņiem ir uzdevums, ko daļēji var pārņemt AI, taču ne pilnībā. Dokumentu atpazīšanu un novietošanu ir labi automatizēt, tiklīdz struktūra ir izveidota. Faktiskā pārbaude, vai glabāšanas termiņš ir pareizi piemērots, un lēmums kaut ko iznīcināt vai saglabāt, paliek cilvēku darbs ar uzraudzību.
Trīs asis šeit nosaka rezultātu: atbilstība, kļūdu izmaksas un strukturētība. Pēdējā strādā automatizācijas labā, pirmās divas — nē.
Strukturētība ar 4 punktiem novērtēta augstu. Dokumentiem ir fiksētas pazīmes: veids, datums, sūtītājs, lieta. Tas ir tieši tāda veida ievade, ko programmatūra labi spēj indeksēt un klasificēt. Rēķina atpazīšana, marķējuma piešķiršana, faila nosūtīšana uz pareizo mapi dokumentu pārvaldības sistēmā — tas ir atkārtojošs darbs ar paredzamu modeli.
Taču atbilstība saņem 1 punktu, un tas velk kopējo ainu uz leju. Glabāšanas termiņi ir noteikti likumā un atšķiras pēc dokumenta veida: nodokļu apliecinošie dokumenti, personāla lietas, medicīniskie dati un līgumi — visiem ir savs termiņš un dažkārt sava izņēmuma pamatojums. Kļūda šeit nav vienkārši neērtība. Pārāk agra tāda dokumenta iznīcināšana, kas vēl bija jāglabā, var organizāciju nostādīt pierādījumu trūkuma situācijā strīda vai pārbaudes gadījumā. Pārāk ilga tādu personas datu glabāšana, kuriem īstenībā bija jābūt izdzēstiem, skar VDAR. Tas arī izskaidro, kāpēc kļūdu izmaksas saņem zemu — 2 punktu — vērtējumu: kļūdas sekas nav triviālas un dažkārt kļūst redzamas tikai gadus vēlāk, kad nodokļu iestāde vai tiesa pieprasa lietu, kuras vairs nav.
Piemērs to padara konkrētu. Administratīvais darbinieks skenē ienākošo pastu, atpazīst, ka tas ir piegādātāja rēķins, un automātiski novieto to pareizajā mapē ar pareizo marķējumu un pareizo glabāšanas termiņu. Šo pirmo daļu — atpazīšanu un glabāšanu — ir labi automatizēt ar rpa, tiklīdz glabāšanas termiņi pēc dokumenta veida sistēmā ir iepriekš noteikti. Taču jautājums, vai konkrēts dokuments ir izņēmums — piemēram, tāpēc, ka tas ir daļa no notiekoša strīda un tāpēc jāglabā ilgāk, neraugoties uz standarta termiņa notecēšanu — prasa izvērtējumu. Šo izvērtējumu nevēlas atstāt algoritmam bez tā, ka rezultātu apstiprina vai noraida cilvēks, pievienojot pamatojumu.
Uzņēmumā ar nedaudziem dokumentu veidiem, vienkāršu glabāšanas termiņu struktūru un zemu juridisko jutīgumu — piemēram, iekšēji paziņojumi bez nodokļu vai privātuma nozīmes — aina mainās. Tur nepareizas klasifikācijas risks ir mazāks, un lielāku procesa daļu var darbināt ar mazāku uzraudzību. Un otrādi: organizācija ar daudziem dokumentu veidiem, starptautisku regulējumu vai iepriekšēju uzraudzības iestāžu pārbaužu vēsturi vēlēsies iebūvēt vairāk cilvēka veiktas pārbaudes, arī tajā daļā, kas citur tiek automatizēta bez problēmām. Tieši tāpēc vispārīgs apgalvojums par "arhivēšanu" nav pietiekams un ir nepieciešams uz uzdevumu vērsts izvērtējums.
Rpa ir piemērotākais līdzeklis atpazīstamajai, atkārtojošajai daļai: dokumentu ielasīšanai, metadatu iegūšanai, nosūtīšanai uz pareizo vietu dokumentu pārvaldības sistēmā, pamatojoties uz iepriekš noteiktiem noteikumiem, un marķēšanai ar pareizo glabāšanas termiņu. Tas labi darbojas tikai tad, ja izpildīti divi priekšnosacījumi: glabāšanas termiņi pēc dokumenta veida ir iepriekš noteikti, un digitālā glabāšanas struktūra ir izveidota. Bez šiem diviem elementiem automatizācijai nav uz ko balstīties, un viss paliek rokas darbs.
To, ko rpa nedara, ir satura ziņā vērtējums par robežgadījumiem, gala pārbaude pirms kaut kā galīgas iznīcināšanas un atbildība par visa kopuma pareizību. Tas paliek cilvēkam, kurš apstiprina vai noraida, ar pamatojumu, kas ir fiksēts gadījumam, ja pēc tam par to tiek jautāts.
Šī lapa apraksta, kuru arhivēšanas darba daļu tehniski ir iespējams pārņemt un kuru nē. Tas nav apgalvojums par konkrētas organizācijas personāla vajadzībām un nav pamatojums atlaišanas lēmumam. Uz to attiecas savas likumīgas prasības, neatkarīgi no tā, kas šeit noteikts par pašu uzdevumu.
Šis uzdevums nepastāv atsevišķi. Kam vēl pašam jāpārvērš papīra arhīvs, tam vispirms jāpaskatās uz papīra arhīva digitalizēšana un pieejamības nodrošināšana, jo tas bieži ir solis, kas notiek pirms klasifikācijas un glabāšanas. Un kam interesē, kā šāda veida uzdevumu analīze izskatās veselai nodaļai, līdzīgu pieeju var atrast lapā kādu darbu AI var pārņemt IT nodaļā, kur tās pašas asis — atbilstība, kļūdu izmaksas, strukturētība — vienmēr ir izšķirošas.
Šī vērtējuma kodols: dokumentu sakārtošanu un glabāšanu ir labi automatizēt, tiklīdz glabāšanas termiņi un glabāšanas struktūra ir sakārtoti, taču šo termiņu pārbaude un lēmums par iznīcināšanu paliek pie cilvēka. Ja vēlaties uzzināt, kā tas izpaužas jūsu pašu uzdevumu un dokumentu veidu kopumam, ftetoai bezmaksas ātrā pārbaude — divpadsmit jautājumi, bez konta — sniedz norādi par to, kuru stundu daļu jūsu profilā šodien var pārņemt AI. Pilnā darba pārbaude, kas dziļāk aplūko konkrētus procesus, vēl tiek izstrādāta.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.