Is tasc é eagrú, lipéadú agus stóráil doiciméad de réir tréimhsí coimeádta atá le glacadh ar láimh go páirteach ag AI, ach ní go hiomlán. Tá aithint agus cur i dtaisce doiciméad in-uathoibrithe go maith a luaithe atá an struchtúr ann. Fanann an tástáil iarbhír féachaint an bhfuil tréimhse coimeádta curtha i bhfeidhm i gceart, agus an cinneadh rud a scriosadh nó a choinneáil, ina obair dhaonna le maoirseacht.
Cinneann trí ais an toradh anseo: comhlíonadh, costais earráide agus struchtúrthacht. Oibríonn an ceann deireanach sin i bhfabhar an uathoibrithe, ní hionann agus an chéad dá cheann.
Faigheann struchtúrthacht scór ard, 4. Tá saintréithe seasta ag doiciméid: cineál, dáta, seoltóir, comhad. Sin go díreach an cineál ionchuir a bhfuil bogearraí in ann innéacsú agus rangú a dhéanamh air go maith. Sonrasc a aithint, lipéad a shannadh, comhad a sheoladh chuig an fillteán ceart sa chóras bainisteoireachta doiciméad: is obair athdhéanta é sin le patrún intuartha.
Ach faigheann comhlíonadh scór 1, agus tarraingíonn sé sin an pictiúr foriomlán anuas. Socraítear tréimhsí coimeádta de réir dlí agus athraíonn siad de réir cineál doiciméid: tá tréimhse féin agus uaireanta bunús eisceachta féin ag doiciméid chánachais, comhaid pearsanra, sonraí míochaine agus conarthaí. Ní gnó gan tábhacht a bheidh in earráid anseo. Is féidir le scriosadh doiciméid roimh am, doiciméad a bhí le coinneáil fós, eagraíocht a chur i gcruachás fianaise i gcás díospóide nó iniúchta. Is féidir le sonraí pearsanta a choinneáil níos faide ná mar is gá, sonraí a raibh siad le scriosadh, dul i bhfeidhm ar an GDPR (RGCS). Míníonn sé sin freisin cén fáth a bhfaigheann costais earráide scór íseal, 2: níl iarmhairtí botúin fánach agus uaireanta ní bhíonn siad le feiceáil ach blianta ina dhiaidh sin, nuair a iarrann na Coimisinéirí Ioncaim nó breitheamh comhad nach bhfuil ann a thuilleadh.
Déanann sampla é a chur i bhfoirm choincréiteach. Scanann fostaí riarthóireachta post isteach, aithníonn sé gur sonrasc soláthróra é agus cuireann sé é go huathoibríoch sa fhillteán ceart leis an lipéad ceart agus an tréimhse choimeádta cheart. Is féidir an chéad chuid sin, an aithint agus an stóráil, a uathoibriú go maith le rpa a luaithe atá tréimhsí coimeádta de réir cineál doiciméid socraithe roimh ré sa chóras. Ach éilíonn an cheist an eisceacht é doiciméad ar leith — mar shampla, mar go bhfuil sé mar chuid de dhíospóid atá ar siúl agus mar sin le coinneáil níos faide in ainneoin tréimhse chaighdeánach a bheith caite — breithiúnas. Ní theastaíonn uait an breithiúnas sin a fhágáil ag algartam gan duine an toradh a cheadú nó a dhiúltú, le cúis leis.
I gcás cuideachta le beagán cineálacha doiciméid, struchtúr simplí tréimhse coimeádta agus íogaireacht dhlíthiúil íseal — cuir i gcás nótaí inmheánacha gan ábharthacht chánachais nó phríobháideachais — athraíonn an pictiúr. Ansin tá riosca rangú mícheart níos lú agus is féidir cuid níos mó den phróiseas a reáchtáil le níos lú maoirseachta. Os a choinne sin: beidh eagraíocht a bhfuil go leor cineálacha doiciméid aici, rialachán idirnáisiúnta nó stair iniúchtaí ó mhaoirseoirí ag iarraidh níos mó tástála daonna a chur san áireamh, fiú ar an chuid a uathoibrítear gan aon fhadhb in áiteanna eile. Sin go díreach an fáth nach leor ráiteas ginearálta faoi "chartlannú" agus go bhfuil gá le scanadh dírithe ar thascanna.
Is é rpa an modh oiriúnach don chuid inaitheanta, athdhéanta: doiciméid a léamh isteach, meiteashonraí a bhaint amach, iad a sheoladh chuig an áit cheart sa chóras bainisteoireachta doiciméad bunaithe ar rialacha socraithe roimh ré, agus iad a lipéadú leis an tréimhse choimeádta cheart. Ní oibríonn sé i gceart ach nuair a chomhlíontar dhá réamhchoinníoll: ní mór na tréimhsí coimeádta de réir cineál doiciméid a bheith socraithe roimh ré, agus ní mór an struchtúr stórála digiteach a bheith curtha ar bun. Gan an dá eilimint sin, níl aon rud ag an uathoibriú le tógáil air agus fanann gach rud mar obair láimhe.
An rud nach ndéanann rpa is ea an breithiúnas substaintiúil faoi chásanna teorannaí, an seiceáil chríochnaitheach sula ndéantar rud a scriosadh go deimhneach, agus an fhreagracht as ceartas an iomláin. Fanann sé sin le duine a cheadaíonn nó a dhiúltaíonn, le cúis a bhíonn taifeadta i gcás go n-iarrfar í níos déanaí.
Déanann an leathanach seo cur síos ar cén chuid den obair chartlannaithe is féidir a ghlacadh ar láimh go teicniúil agus cén chuid nach féidir. Ní ráiteas é sin faoi riachtanas foirne eagraíochta ar leith agus ní bonn é le haghaidh cinneadh dífhostaithe. Baineann ceanglais dlí féin le sin, ar leithligh ó cad a shocraítear anseo faoin tasc féin.
Ní sheasann an tasc seo leis féin. An té a chaithfidh an chartlann pháipéir féin a thiontú fós, ba chóir dó féachaint ar dtús ar chartlann pháipéir a dhigitiú agus a oscailt, mar sin an chéim a thagann roimh rangú agus stóráil go minic. Agus an té a bhíonn ag fiafraí conas a bhíonn an cineál seo anailíse ar thascanna le feiceáil do rannóg iomlán, gheobhaidh sé cur chuige comhchosúil ag cén obair is féidir le AI a ghlacadh ar láimh sa roinn TF, áit a bhfuil na haiseanna céanna — comhlíonadh, costais earráide, struchtúrthacht — i gceannas i ngach cás.
Croí an bhreithiúnais seo: is féidir eagrú agus stóráil doiciméad a uathoibriú go maith a luaithe atá tréimhsí coimeádta agus struchtúr stórála i gceart, ach fanann an tástáil i gcoinne na dtréimhsí sin agus an cinneadh faoi scriosadh le duine. Más mian leat a fháil amach conas a oibríonn sé seo do do mheascán féin de thascanna agus cineálacha doiciméid, tugann an scanadh tapa saor in aisce ó ftetoai — dhá cheist déag, gan chuntas — léargas ar cén chuid de na huaireanta i do phróifíl is féidir a ghlacadh ar láimh le AI inniu. Tá an scanadh oibre iomlán, a théann níos doimhne isteach i bpróisis ar leith, á fhorbairt fós.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.