L-organizzazzjoni, it-tikkettar u l-ħażna ta' dokumenti skont il-perjodi ta' żamma huwa xogħol li parzjalment jista' jittieħed mill-AI, imma mhux għal kollox. Ir-rikonoxximent u l-ħżin tad-dokumenti jistgħu jiġu awtomatizzati tajjeb ladarba l-istruttura tkun stabbilita. Il-verifika effettiva jekk perjodu ta' żamma ġiex applikat korrettament, u d-deċiżjoni li tinqered jew tinżamm xi ħaġa, jibqgħu xogħol tal-bniedem b'superviżjoni.
Tliet assi jiddeterminaw ir-riżultat hawnhekk: konformità, kost tal-iżbalji u strutturar. Dan tal-aħħar jaħdem favur l-awtomatizzazzjoni, l-ewwel tnejn le.
L-istrutturar jiskorja għoli, 4. Id-dokumenti għandhom karatteristiċi fissi: tip, data, min bagħat, dossier. Dan huwa preċiżament it-tip ta' input li fuqu s-softwer jista' jindeksja u jikklassifika tajjeb. Ir-rikonoxximent ta' fattura, l-għoti ta' tikketta, il-bgħit ta' fajl lejn il-fowlder korrett fis-sistema ta' ġestjoni tad-dokumenti: dan huwa xogħol ripetittiv b'mudell predittibbli.
Imma l-konformità tiskorja 1, u dan inaqqas ir-riżultat globali. Il-perjodi ta' żamma huma stabbiliti bil-liġi u jvarjaw skont it-tip ta' dokument: dokumenti ta' evidenza fiskali, fajls tal-persunal, dejta medika u kuntratti kollha għandhom il-perjodu tagħhom stess u kultant l-eċċezzjoni tagħhom stess. Żball hawnhekk mhuwiex sempliċiment inkonvenjent. Il-qerda kmieni żżejjed ta' dokument li kellu jinżamm jista' jġib organizzazzjoni f'diffikultà ta' evidenza f'każ ta' tilwima jew kontroll. Il-żamma twila żżejjed ta' dejta personali li fil-fatt kellha titħassar, tolqot il-GDPR. Dan jispjega wkoll għaliex il-kost tal-iżbalji jiskorja baxx, 2: il-konsegwenzi ta' żball mhumiex trivjali u kultant jidhru biss wara snin, meta l-awtorità tat-taxxa jew imħallef jitolbu dossier li m'għadux jeżisti.
Eżempju jagħmilha konkreta. Impjegat amministrattiv jiskennja l-posta li tidħol, jirrikonoxxi li hija fattura minn fornitur u b'mod awtomatiku jżommha fil-fowlder korrett bit-tikketta korretta u l-perjodu ta' żamma korrett. Dik l-ewwel parti, ir-rikonoxximent u l-ħżin, tista' tiġi awtomatizzata tajjeb bl-rpa ladarba l-perjodi ta' żamma għal kull tip ta' dokument ikunu ġew stabbiliti minn qabel fis-sistema. Imma d-domanda jekk dokument speċifiku huwa eċċezzjoni — pereżempju minħabba li huwa parti minn tilwima pendenti u għalhekk irid jinżamm aktar minkejja perjodu standard skadut — teħtieġ valutazzjoni. Dik il-valutazzjoni ma tridx tħalliha f'idejn algoritmu mingħajr ma bniedem japprova jew jirrifjuta r-riżultat, bi raġuni magħha.
F'kumpanija b'ftit tipi ta' dokumenti, struttura sempliċi ta' perjodi ta' żamma u sensittività legali baxxa — aħseb f'noti interni mingħajr rilevanza fiskali jew ta' privatezza — l-istampa tinbidel. Hemmhekk ir-riskju ta' klassifikazzjoni żbaljata huwa iżgħar u parti akbar tal-proċess tista' taħdem b'inqas superviżjoni. Bil-kontra jgħodd: organizzazzjoni b'ħafna tipi ta' dokumenti, regolamentazzjoni internazzjonali jew storja ta' kontrolli mill-awtoritajiet superviżorji se trid tibni fiha aktar verifika umana, anki fuq il-parti li kullimkien ieħor tiġi awtomatizzata mingħajr problemi. Dan huwa eżattament għaliex dikjarazzjoni ġenerali dwar "arkivjar" mhux biżżejjed u skan orjentat lejn ix-xogħol huwa meħtieġ.
L-rpa hija l-mezz indikat għall-parti rikonoxxibbli u ripetittiva: il-qari tad-dokumenti, l-estrazzjoni tal-metadata, il-bgħit fil-post korrett fis-sistema ta' ġestjoni tad-dokumenti abbażi ta' regoli stabbiliti minn qabel u t-tikkettar bil-perjodu ta' żamma korrett. Dan jaħdem tajjeb biss meta jkunu ssodisfati żewġ kundizzjonijiet: il-perjodi ta' żamma għal kull tip ta' dokument iridu jkunu ġew stabbiliti minn qabel, u l-istruttura ta' ħażna diġitali trid tkun ġiet organizzata. Mingħajr dawn iż-żewġ elementi, l-awtomatizzazzjoni ma għandha xejn fuq xiex tibni u kollox jibqa' xogħol manwali.
Dak li l-rpa ma tagħmilx huwa l-ġudizzju sostanzjali dwar każijiet fil-limitu, il-kontroll finali qabel ma xi ħaġa tinqered b'mod definittiv, u r-responsabbiltà għall-korrettezza tal-kollox. Dak jibqa' f'idejn bniedem li japprova jew jirrifjuta, b'raġuni li tiġi rreġistrata f'każ li tintalab aktar tard.
Din il-paġna tiddeskrivi liema parti tax-xogħol tal-arkivjar tista' tinġibed teknikament u liema parti le. Din mhijiex dikjarazzjoni dwar il-bżonn ta' persunal ta' organizzazzjoni speċifika u lanqas ġustifikazzjoni għal deċiżjoni ta' tkeċċija. Għal dan tal-aħħar japplikaw rekwiżiti legali proprji, separati minn dak li hawn jiġi stabbilit dwar ix-xogħol innifsu.
Dan ix-xogħol ma jgħoddx waħdu. Min irid jikkonverti hu stess l-arkivju tal-karti, jħares l-ewwel lejn dijitalizzazzjoni u aċċessibbiltà tal-arkivju tal-karti, għax dak huwa l-pass li ħafna drabi jiġi qabel il-klassifikazzjoni u l-ħażna. U min jistaqsi kif tidher dan it-tip ta' analiżi tax-xogħol għal dipartiment sħiħ, isib approċċ simili f'liema xogħol tista' l-AI tieħu fuq id-dipartiment tal-IT, fejn l-istess assi — konformità, kost tal-iżbalji, strutturar — jiddeterminaw kull darba.
Il-qofol ta' din il-valutazzjoni: l-organizzazzjoni u l-ħżin ta' dokumenti huma faċilment awtomatizzabbli ladarba l-perjodi ta' żamma u l-istruttura ta' ħażna jkunu f'ordni, imma l-verifika ma' dawk il-perjodi u d-deċiżjoni dwar il-qerda jibqgħu f'idejn bniedem. Jekk tixtieq tkun taf kif dan jaħdem għat-taħlita tiegħek stess ta' xogħlijiet u tipi ta' dokumenti, il-quickscan bla ħlas ta' ftetoai — tnax-il mistoqsija, mingħajr kont — tagħti indikazzjoni ta' liema parti tas-sigħat fil-profil tiegħek illum tista' tittieħed mill-AI. Il-werkscan sħiħ, li jidħol aktar fil-fond f'proċessi speċifiċi, għadu qed jinbena.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.