Finanční oddělení tvoří kombinace silně strukturovaných zpracovatelských úkolů a rozhovorů, ve kterých hraje roli úsudek a vztah. To dělá z tohoto oddělení dobrý příklad toho, že nasazení AI nikdy není otázkou všechno nebo nic. V naší taxonomii je 84 úkolů, které se na finančním oddělení vyskytují, od zpracování faktur po mzdovou administrativu. Níže je rozdělujeme podle vzorce: jakou práci může AI dnes převzít, jaká práce bude i nadále vyžadovat dohled a jaká práce zůstává prací pro lidi.
Úkoly, které vyplývají z pevných pravidel a kde je vstup strukturovaný, se nejlépe hodí k úplnému převzetí ze strany AI. Vezměte si zaúčtování přijatých faktur: částku, DPH a účet hlavní knihy lze odvodit přímo z dokumentu a pravidla pro zpracování jsou pevně dána v účetním systému. Do této kategorie patří i načítání a párování bankovních výpisů: propojení bankovních transakcí s otevřenými položkami je otázkou rozpoznávání vzorů na základě částky, data a reference, v čem je software už dlouho dobrý.
Stejný vzorec platí pro vystavování a odesílání vydaných faktur. Jakmile je jasné, jaká služba nebo produkt byl dodán, za jakou cenu a kterému zákazníkovi, je vygenerování a odeslání faktury opakovatelným krokem bez prostoru pro posouzení. Společné pro tyto úkoly je, že výsledek je objektivně ověřitelný: řádek faktury buď sedí, nebo nesedí, bankovní párování je buď správné, nebo není. Právě tato ověřitelnost je důvodem, proč zde může AI pracovat bez lidského zásahu, s namátkovou kontrolou jako záchrannou sítí namísto předběžného posouzení.
Větší skupina úkolů má sice AI komponentu, ale vyžaduje člověka, který schvaluje nebo zamítá s odůvodněním. Dobrým příkladem je příprava a zpracování odchozích plateb: AI dokáže bezchybně sestavit platební dávku z otevřených závazkových položek, ale autorizace, aby peníze skutečně opustily účet, zůstává kontrolním bodem, za který někdo nese odpovědnost. Totéž platí pro zpracování výdajových nároků a cestovních nákladů: vyčtení účtenky a její kontrola oproti politice může provést systém, ale hraniční případy — pochybný výdaj, nejasná účtenka — vyžadují člověka, který dokáže zdůvodnit zamítnutí.
Do této střední kategorie patří i sestavení a podání přiznání k DPH. AI dokáže sestavit čísla z účetnictví a zkontrolovat jejich konzistenci, ale konečné podání finanční správě je okamžikem, kdy někdo přebírá odpovědnost za správnost, mimo jiné proto, že chyby zde mají přímé finanční a právní důsledky. Patří sem i sesouhlasení účtů hlavní knihy: sesouhlasení zůstatků se specifikacemi lze do značné míry automatizovat, ale odchylky, které se samy nevysvětlí, vyžadují účetního, který zjistí příčinu předtím, než je zůstatek stanoven. Vzorec v této kategorii je stále stejný: AI dělá opakovatelnou část, člověk zůstává posledním krokem s rozhodující pravomocí a odůvodněním.
Některé úkoly na finančním oddělení se primárně netýkají zpracování, ale vztahu, vyjednávání nebo kontextu, který v systému není. Nejjasnějším příkladem je vymáhání otevřených pohledávek: kontaktování zákazníka ohledně opožděné platby a domluva platebního plánu vyžaduje posouzení situace daného konkrétního zákazníka, což se automatizované zprávě nedaří. Upomínku může odeslat systém, ale rozhovor, který následuje poté, vyžaduje člověka.
Také měsíční mzdová administrativa má jádro, které zůstává prací pro lidi, přestože části vstupu lze automatizovat. Mzdové změny se týkají individuálních pracovních podmínek, správného uplatnění kolektivních smluv a někdy citlivých osobních okolností, jako při evidenci dovolené a nemocí. Je na organizaci samotné, aby určila, kdo tuto odpovědnost nese a jak je uspořádána; na případná personální rozhodnutí, která se toho týkají, se vztahují vlastní zákonné požadavky, kterými se tato stránka nezabývá. Společné pro tyto úkoly je, že výsledek nemusí být pouze věcně správný, ale také vysvětlitelný a přijatelný pro osobu na druhé straně stolu — což vyžaduje úsudek, který nelze vydestilovat z historických dat.
Toto rozdělení se v hrubých rysech řídí třemi otázkami: je vstup strukturovaný, je výsledek objektivně ověřitelný a je na druhé straně osoba, s níž je ve hře vztah nebo dohoda? Faktury a bankovní mutace mají u všech tří otázek jednoduché „ano“. Platby a přiznání mají smíšené skóre, odtud dohled. Správa pohledávek a mzdové záležitosti se přímo dotýkají lidí, proto zůstávají prací pro lidi. Tento vzorec není jedinečný pro finanční oddělení: i u toho, co může AI převzít v podnikatelských službách a u toho, jakou práci může AI převzít v nákupu se stále ukazuje, že strukturované zpracování přechází jako první a že práce s lidským protějškem zůstává prací pro lidi nejdéle.
Kolik hodin to konkrétně ušetří, silně závisí na velikosti oddělení, použitém účetním systému a na tom, nakolik je administrativa již standardizovaná. Bez znalosti tohoto kontextu nelze uvést obecná procenta.
Chcete-li vědět, která část vaší vlastní náplně práce na finančním oddělení spadá do které kategorie, poskytne vám první indikaci bezplatný rychlý test od ftetoai: dvanáct otázek, bez účtu, s indikací, jakou část hodin ve vašem profilu lze dnes převzít pomocí AI. Kompletní pracovní analýza, která se hlouběji zabývá jednotlivými úkoly a procesy, se ještě připravuje — raději to zde uvádíme na rovinu, než abychom ji nabízeli již teď.
Vraag maar. Ik ken de kennisbank van deze site; wat ik niet weet, zeg ik erbij.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.